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ACADEMIE DES INSCRIPTIONS ET BELLES-LETTRES – ASSISTANT ADMINISTRATIF

Emploi - 14 juin 2022

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Offre d’emploi : Assistant administratif (H/F)

POSTE :  ASSISTANT ADMINISTRATIF

 

RECRUTEUR : ACADEMIE DES INSCRIPTIONS ET BELLES-LETTRES

 

SERVICE :  SECRÉTARIAT GÉNÉRAL

 

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 7 juillet 2022

 

DATE DE PRISE DE POSTE SOUHAITÉE : 1er septembre 2022

 

DOMAINE FONCTIONNEL DU POSTE :

 

CATÉGORIE DU POSTE :  C

 

LOCALISATION : 23 quai de Conti, 75006 Paris

 

À PROPOS DE L’ACADEMIE

Fondée en 1663, sous le règne de Louis XIV et à l’initiative de Colbert, l’Académie des Inscriptions et Belles-Lettres est l’une des cinq Académies de l’Institut de France. Installée depuis 1805 dans le Palais de l’Institut, elle était à l’origine chargée de trouver les devises latines et françaises destinées à être inscrites sur les édifices, les médailles et les monnaies du roi. Dès 1701, une réforme lui donna la mission qui est restée la sienne et que consignent ses derniers statuts en lui enjoignant de favoriser les progrès et la diffusion des connaissances dans les domaines suivants : histoire et étude des monuments et documents de l’Antiquité, du Moyen Âge, de la Renaissance et de l’Âge classique ; Orientalisme ; sciences humaines appliquées aux langues et civilisations.

Instance nationale, l’Académie exerce une fonction de conseil et d’expertise auprès des autorités publiques pour les questions relevant de sa compétence. Elle peut leur présenter des recommandations, éventuellement avec d’autres Compagnies de l’Institut de France. Elle suit les études, dresse des bilans, évalue l’état de la recherche en France dans le contexte international. Elle participe au contrôle d’établissements de recherche à l’étranger et donne un avis sur la nomination à des postes de grandes institutions françaises d’enseignement et de recherche.

 

L’Académie des Inscriptions et Belles-Lettres mène une action de promotion et de valorisation de la recherche dans les domaines de son ressort notamment en distribuant prix et récompenses diverses. Elle publie ses travaux et les grandes collections dont elle assume la charge. Personne morale de droit public à statut particulier, détentrice d’une longue tradition et d’un grand prestige international, l’Académie des inscriptions et Belles-Lettres est un « conservatoire » (un lieu où l’on « sauve » et où l’on maintient vivante la mémoire humaine) mais aussi un « laboratoire » (un lieu vivant et foisonnant où s’élabore la recherche sur l’homme, ses sociétés et ses cultures).

L’Académie des Inscriptions et Belles-Lettres est l’une des cinq Académies constitutives de l’Institut de France dont l’une des missions consiste à fournir à ces dernières un cadre harmonieux pour qu’elles puissent œuvrer au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif.

 

À PROPOS DU SERVICE

Le secrétariat général de l’Académie des Inscriptions et Belles-Lettres assure le fonctionnement de l’Académie. Il est composé d’une dizaine de collaborateurs placés sous la responsabilité de son secrétaire général : chargés de mission, chargés d’édition, assistant de direction, infographiste, reprographe et assistant administratif (création de poste).

 

DESCRIPTION DU POSTE
Placé sous l’autorité du Secrétaire perpétuel de l’Académie des inscriptions et belles-lettres, et par délégation, sous la responsabilité hiérarchique du secrétaire général de l’Académie, l’assistant administratif travaille sous l’autorité fonctionnelle de l’assistante de direction (catégorie B).  Il exerce des missions d’accueil physique et téléphonique, de gestion du courrier, de traitement des dossiers, de traitement des informations, de prise de notes et de rédaction de documents.

            Ses principales activités sont les suivantes :

  • Accueil 
  • Accueillir et orienter les visiteurs, personnels et usagers de l’Académie, en particulier lors des manifestations qu’elle organise et ses séances ; aide aux huissiers le cas échéant
  • Gérer les appels téléphoniques et orienter vers le bon interlocuteur
  • Assurer les prises de rendez-vous
  • Distinguer l’urgence, l’importance, la difficulté d’une demande
  • Gestion du courrier 
  • Réceptionner, enregistrer, trier, classer et suivre le courrier
  • Saisir, reproduire et transmettre le courrier
  • Traitement de dossiers
  • Recueillir et consigner les pièces et leurs compléments nécessaires au traitement de dossiers.
  • Assurer les relances auprès des interlocuteurs concernés
  • Gérer les invitations et les fichiers des réponses aux différents colloques, manifestations, visites, … etc.
  • Traitement des informations 
  • Élaboration de documents à partir des informations recueillies
  • Classer et archiver des dossiers et ouvrages
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative
  • Mettre à jour des bases de données correspondantes, dont un fichier Access (échanges de publications)
  • Participer à la logistique du service : documentations, fournitures…
  • Traiter et diffuser l’ordre du jour, les convocations, et autres documents assurant le bon fonctionnement du service.
  • Prise de notes et rédaction de documents.
  • Courses et reprographie
  • Porter des courriers ou de petits colis aux académiciens et à des destinataires divers
  • Aider le reprographe de l’Académie

 

 

 

COMPÉTENCES REQUISES :

Formation initiale / Connaissances

  • Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance – anglais souhaité
  • Maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
  • Sens de l’accueil (physique et téléphonique) et du service
  • Le candidat doit être titulaire du bac au minimum. L’obtention d’un BTS assistant de direction ou assistant de gestion serait l’idéal.

 

Savoir-faire

  • Savoir classer, ordonner et archiver la documentation
  • Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Capacité d’autonomie et d’adaptation aux outils
  • Être réactif et disponible
  • Être organisé et méthodique
  • Apprécier travailler au sein d’une équipe

Savoir être

  • Savoir se présenter et communiquer poliment et efficacement
  • Aptitude à rendre compte
  • Bonne présentation, rigueur, disponibilité
  • Sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Excellentes qualités relationnelles

 

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Durée du contrat :

 

Si fonctionnaire :

  • Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;
  • Soit contrat de détachement d’un an, renouvelable par période de trois ans (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

Si agent non titulaire (contractuel) : CDD de trois ans, avec période d’essai de trois mois renouvelables une fois

 

Sujétions : sujétions en fonction des événements. Le poste implique parfois des horaires décalés en fonction des évènements et des manifestations organisés par l’Académie.

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Place de l’emploi public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme sur un site de recrutement.

 

Adresser le dossier de candidature à Monsieur le secrétaire général de l’Académie des inscriptions et belles-lettres par voie électronique à l’adresse : secretariat2@aibl.fr

 

Indiquer dans l’objet du message : CANDIDATURE / AIBL – ASSISTANT ADMINISTRATIF

 

Joindre les documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

–        CV

–        Lettre de motivation,

–        Diplôme détenu le plus élevé

–        Dernier compte rendu d’évaluation, le cas échéant.

 

 

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