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ADJOINT DE SECRÉTARIAT(H/F) À L’ACADÉMIE FRANÇAISE

Emploi - 29 novembre 2022

Poste : ADJOINT DE SECRÉTARIAT (H/F) À L’ACADÉMIE FRANÇAISE

Recruteur : Académie française

Affectation : Secrétariat de l’Académie française

 

Date limite de candidature : 31 janvier 2023

Date de prise de poste : 1er février 2023 au plus tard

 

Domaine fonctionnel du poste : AFFAIRES GÉNÉRALES – GESTION ADMINISTRATIVE

Catégorie du poste : C

Localisation : 23 quai Conti – 75 006 PARIS

 

À PROPOS DE L’ACADÉMIE FRANÇAISE

Le poste est situé au secrétariat de l’Académie française.

L’Académie française est composée de 40 membres (académiciens), dont le Secrétaire perpétuel, élu par ses confrères pour les représenter officiellement et diriger les services (secrétariat de l’Académie et service du Dictionnaire). Sa forme juridique est celle d’une personne morale de droit public à statut particulier placée sous la protection du Président de la République. L’Académie s’administre librement et bénéficie d’une autonomie financière sous le seul contrôle de la Cour des comptes.

Le secrétariat de l’Académie française est composé de 10 collaborateurs : le directeur de cabinet, la conseillère juridique chargée de la gestion du patrimoine, la chargée du secrétariat général, la secrétaire particulière du Secrétaire perpétuel, la responsable du service des œuvres sociales et des réceptions, le gestionnaire financier et la chargée de communication, un adjoint de secrétariat, une intendante et un agent d’entretien.

Le service du Dictionnaire comprend 14 collaborateurs : 7 professeurs agrégés de l’enseignement secondaire (PRAG) en poste dans l’enseignement supérieur, 4 professeurs agrégés en détachement, 1 lectrice-correctrice et 2 secrétaires administratives.

 

DESCRIPTION DU POSTE
Placé sous l’autorité du directeur de cabinet du Secrétaire perpétuel de l’Académie française, le titulaire du poste sera principalement en charge du traitement du courrier et de la réception des appels téléphoniques du secrétariat général.

À ce titre, il exercera les tâches qui lui seront confiées en collaboration avec les agents de l’Académie ainsi qu’avec les services de l’Institut de France et des autres académies. Ses fonctions le mettront en relation avec le public, les académiciens, la presse et les médias, divers organismes publics et des institutions culturelles françaises et étrangères.

 

L’adjoint de secrétariat (H/F) est principalement chargé des missions suivantes :

  • Réception des appels téléphoniques (réponses aux questions posées par le public, les journalistes et les académiciens), filtrage et orientation des appels vers les personnes concernées ;
  • Réception et expédition du courrier (principalement le courrier destiné aux académiciens) ;
  • Traitement du courrier électronique (réponse aux questions, transfert aux services concernés) ;
  • Organisation de réunion (réservation de salles, notification aux participants) ;
  • Accueil des invités lors des réceptions organisées par l’Académie et des séances sous la Coupole ;
  • Archivage des procès-verbaux, comptes rendus de réunions, etc.
  • Travaux de reproduction, de classement et d’archivage.

 

Compétences requises :

Connaissances

  • Excellente maîtrise de la langue française et des usages de correspondance
  • Excellente maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
  • Maîtrise de l’agenda électronique
  • Maîtrise des publipostages

 

Savoir-faire

  • Savoir rédiger des courriers simples et les mettre en forme
  • Savoir faire des publipostages
  • Savoir utiliser l’agenda électronique
  • Savoir utiliser les applications informatiques mises en place (exemple : réservations de salle)
  • Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Savoir rendre compte à sa hiérarchie
  • Savoir s’adapter aux procédures et aux méthodes de travail de l’Académie française
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les échéances fixées ;
  • Savoir gérer les priorités s’il y a plusieurs instructions en même temps
  • Savoir travailler au sein d’une équipe et partager les informations.

Savoir-être

  • Rigueur, disponibilité, réactivité et polyvalence
  • Sens de la discrétion et respect de la confidentialité des courriers confiés
  • Sens de la hiérarchie et du protocole
  • Aisance relationnelle et bonne expression orale.

 

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Ce poste s’adresse en priorité à un titulaire de la fonction publique (fonctionnaire) issu des corps des adjoints administratifs ou des adjoints techniques (catégorie C).

Les agents non titulaires (contractuels) peuvent toutefois faire part de leur candidature.

 

Conditions de recrutement :

Si fonctionnaire :

  • Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;
  • Soit contrat de détachement d’un an, renouvelable par période de trois ans (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

Si agent non titulaire (contractuel) : CDD d’un an avec une période d’essai d’un mois.

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Place de l’emploi public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.

 

Adresser votre dossier de candidature à l’attention du directeur de cabinet de l’Académie française, M. Jean-Mathieu PASQUALINI, par voie électronique à l’adresse : jm.pasqualini@academie-francaise.fr

 

Copie : Mme Marie-Hélène BOUSSANGE : mh.boussange@academie-francaise.fr

 

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE / ADJOINT DE SECRÉTARIAT

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

  • un CV
  • une lettre de motivation,
  • le diplôme détenu le plus élevé
  • le dernier compte-rendu d’évaluation professionnel, le cas échéant.

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