DEVENIR MÉCÈNE

INSTITUT DE FRANCE – ADJOINT (E) AU CHEF DU SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES

Emploi - 24 octobre 2022

Poste : ADJOINT (E) AU CHEF DU SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES

Recruteur : Institut de France

Affectation : Direction des services administratifs

 

Date limite de candidature : 31 décembre 2022

 Date de prise de poste : 1er janvier 2023

 

Domaine fonctionnel du poste : RESSOURCES HUMAINES (REMUNERATIONS)

 Catégorie du poste : A

Localisation : 23 quai Conti – 75 006 PARIS

 

 

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.

 

Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

 

À PROPOS DU SERVICE

Pour assurer ses missions, l’Institut de France s’appuie sur environ 130 personnes.

La direction des services administratifs (DSA) assure le bon fonctionnement général du Palais (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de Seine) où cohabitent l’Institut et les 5 académies. Pour cela, la DSA s’appuie sur 4 services de fonctions-support : Service des affaires juridiques et des archives, Service des ressources humaines, Service des systèmes d’information, Service intérieur (affaires générales et poste central de sécurité).

La DSA est également chargée des grandes missions de l’Institut, au service des 5 académies : « perpétuer, soutenir et éclairer » et s’appuie sur 6 services : Service du Monuments et collections ; Service Mécénat et développement ; Service des fondations ; Service culturel ; Service de la communication et des relations publiques ; Service de la valorisation patrimoniale

 

Le service des ressources humaines propose, définit et met en œuvre la politique de ressources humaines adaptée à la stratégie et aux projets de l’Institut de France et des 5 académies, personnes morales de droit public à statut particulier, sous protection du Président de la République. Le service des ressources humaines apporte assistance et conseil au directeur des services administratifs de l’Institut de France et aux secrétaires généraux des cinq académies.

 

Il assure la mise en œuvre de l’ensemble des procédures de gestion collective des RH : recrutements, suivi des mobilités, mise en œuvre de la paye, formations, action sociale et culturelle, dialogue social allocations de retour à l’emploi…

 

Il prend en charge l’ensemble des actes administratifs de gestion individuelle (contrats, documents de liaison de paye, gestion et suivi des carrières), pour environ 500 agents affectés au sein de l’Institut de France, des 5 académies et de leurs fondations. Le service contribue à l’élaboration du budget en relation avec la direction des services financiers. Il contribue au dialogue social et organise la concertation avec les représentants des personnels (comités techniques, commission consultative paritaire, …). Il prépare la tenue des élections (listes électorales, campagnes d’information.)  Il dirige la réalisation d’enquêtes, d’études et de statistiques (bilan social, rapport d’activité, enquêtes ministérielles …). Il accompagne les personnes et les services dans le règlement de situations difficiles.

 

Le service RH comprend la cheffe du service RH, 1 adjoint, 1 assistant de direction, quatre gestionnaires, 2 chargés de mission (politiques RH transversales : formation, action sociale, dialogue social ..) et également une RH de proximité avec 3 agents affectés au domaine de Chantilly (fondation de l’Institut de France).

 

La particularité du service RH est de centraliser la paye et la gestion de tous les agents publics de l’Institut de France et des 5 académies (sauf Chantilly) en mettant en œuvre les rémunérations sur différents supports budgétaires et plusieurs logiciels de paye. 75 % des agents sont des contractuels de droit public. Les fonctionnaires relèvent de statuts variés : fonctionnaires affectés par le ministère de l’enseignement supérieur relevant de plusieurs filières (techniques, administratifs, enseignants, bibliothèques) et fonctionnaires en contrat de détachement issus des 3 fonctions publiques. Les agents non titulaires relèvent de deux régimes complémentaires de retraite différents (IRCANTEC et AGIRC-ARCO).

 

DESCRIPTION DU POSTE
Placé sous l’autorité du chancelier de l’Institut de France, et , par délégation, du directeur des services administratifs, l’adjoint (e) relève de la responsabilité hiérarchique directe de la cheffe du service.

L’adjoint (e) assure le suivi et contrôle de la paye, ainsi que la gestion administrative de l’ensemble des agents de l’Institut et des 5 académies. Il coordonne l’activité des quatre gestionnaires RH et apporte conseil et soutien à la responsable du service des ressources humaines de proximité de Chantilly et à ses deux gestionnaires.

 

Il travaille en étroite collaboration avec l’Agent comptable de l’Institut et des 5 académies, le directeur des services financiers, le chef du service des systèmes d’information, ainsi que les gestionnaires de proximité.

L’adjoint (e) apporte son assistance à la cheffe du service,  en collaboration avec les quatre gestionnaires RH du service, et prend plus particulièrement à sa charge les missions suivantes :

 

  • Coordination et contrôle de la paye et de la gestion

Il est plus particulièrement chargé du contrôle des payes et de la politique des rémunérations et du suivi de la masse salariale de l’Institut de France et des 5 académies. Il a un rôle stratégique en terme de prise d’initiatives, de rédaction et amélioration des procédures, d’établissement de tableaux de bord et de fichiers de contrôles afin d’assurer la cohérence de l’ensemble des rémunérations.

 

Il assure notamment, en assurant la coordination du travail des 4 gestionnaires  :

  • Un contrôle d’une centaine de paye par mois sur le logiciel SAGE (agents AGIRC-ARCO)
  • Un contrôle de la pré-liquidation de la paye sur le logiciel WINPAIE en relation avec la DRFIP
  • Suivi de la planification du calendrier des paies ;
  • Vérification et contrôle des bulletins pour tout le périmètre de l’Institut et des 5 Académies
  • Etablissement des fiches financières et comparaison des situations salariales ;
  • Contrôle régulier des modèles de fiche financière ;
  • Préparation des éléments permettant d’établir les mesures de politiques salariales ;
  • Le contrôle du versement des Allocations de Retour à l’Emploi, en relation avec la société Info-décisions et Pôle Emploi ;
  • La déclaration RAFP en fin d’année auprès de la caisse des dépôts et consignations
  • Le contrôles des déclarations, régularisations et paiements des charges patronales (déclaration sociale nominative, relations avec la DRFIP)
  • L’extraction régulière de requêtes sur les logiciels WIN-PAIE et SAGE ;
  • L’extraction de requêtes du logiciel de gestion du temps (TIMMI Absences de la société LUCAS) ;
  • Suivi de l’évolution de la réglementation relative à la paye ;
  • Mise en place de procédures de contrôles
  • Mise à jour des procédures de paie et de gestion du personnel.

 

  • Suivi et contrôle des dépenses de personnel
  • Extraction des logiciels de paye pour préparer les budgets des dépenses de personnel
  • Assurer le fonctionnement, la maintenance, la mise à jour des deux logiciels de paye
  • Assurer la liquidation et le suivi comptable des éléments de paye
  • Mettre en œuvre des outils de contrôle de paye
  • Assurer le suivi des dépenses de personnel
  • Présenter des tableaux de bord de l’évolution des dépenses de personnel, mois par mois

 

  • Politiques nouvelles en matière de paye à suivre et mettre en œuvre:
  • Suivre les conséquences techniques de la mise en place de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), qui repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie ;
  • Réflexion sur une solution d’un outil unique de gestion (SIRH)
  • Campagne pour faire adhérer les agents AGIRC-ARCO à l’IRCANTEC
  • Réflexion sur la mise en œuvre de la taxe sur les salaires
  • Réflexion sur les relations avec Pôle Emploi et le suivi des allocations chômages
  • Suppléance de la cheffe de service

En tant que de besoin, l’adjoint (e)  assure l’intérim du service en l’absence de la cheffe de service pour la continuité du service. L’adjoint(e) peut être amené également à suppléer les gestionnaires RH, en tant que de besoin.

 

Compétences requises :

Connaissances :

  •   Avoir une excellente connaissance des techniques de paye, de la mise en œuvre des rémunérations et du contrôle de la paye
  •   Avoir pratiqué le contrôle de la paye dans un organisme public
  •   Connaître les règles statutaires et réglementaires des fonctionnaires et agents publics non titulaires ;
  •   Maîtriser l’utilisation quotidienne des logiciels de paye : la pratique du logiciel WINPAYE et la connaissance du logiciel SAGE sont des atouts supplémentaires ( ou avoir envie de se former pour le maîtriser)
  •   Intérêt pour les outils RH dématérialisé (logiciels de paye, SIRH)
  •   Avoir une expérience professionnelle dans la GRH de la fonction publique ;

 

Savoir-faire

  •   Savoir encadrer des gestionnaires RH
  •   Disposer d’une forte capacité de travail et d’une adaptabilité à un environnement professionnel atypique ;
  •   Savoir contrôler les rémunérations
  •   Maîtriser les tableaux de bords et savoir présenter des données statistiques
  •   Savoir rechercher des solutions adaptées aux besoins des services
  •   Savoir rédiger des procédures et les faire appliquer
  •   Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement du service

Savoir-être

  •   Excellentes qualités relationnelles avec l’équipe des gestionnaires et avec les interlocuteurs (direction des services financiers, secrétaires généraux des académies)
  •   Aptitude à rendre compte
  •   Etre force de proposition et être capable de prendre une décision en l’absence de la cheffe de service
  •   Travailler de manière autonome
  •   Rigueur, disponibilité, esprit d’équipe
  •   Sens de la discrétion et de la confidentialité

Formation et expérience nécessaires :

Un expérience dans la gestion et le pilotage des dépenses de personnel dans le secteur public et des politiques de rémunération dans un établissement public serait un atout supplémentaire.

 

 

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Durée du contrat :

Si fonctionnaire : contrat de détachement d’un an, renouvelable (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

Si agent non titulaire (contractuel) : contrat de trois ans, période d’essai de trois mois, renouvelable une fois.

 

Ce poste convient à un cadre A, actuellement responsable de la paye d’un ministère, établissement public ou d’une collectivité territoriale, prêt à s’investir dans un environnement professionnel a-typique

 

Niveau d’études : bac + 4 minimum ou expérience professionnelle dans le secteur de la paye pendant au moins 5 ans en qualité de responsable de la paye.

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Place de l’emploi public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.

Adresser votre dossier de candidature à Madame Estelle CHICOUARD par voie électronique à l’adresse : estelle.chicouard@institutdefrance.fr

Copie : recrutement@institutdefrance.fr

 

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE / ADJOINT RH

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

  • un CV
  • une lettre de motivation,
  • le diplôme détenu le plus élevé

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