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ACADEMIE DES SCIENCES – ASSISTANT ADMINISTRATIF DU SECRETARIAT GENERAL

Emploi - 11 mars 2022

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 ASSISTANT ADMINISTRATIF

POSTE : ASSISTANT ADMINISTRATIF DU SECRETARIAT GENERAL

 

RECRUTEUR : ACADEMIE DES SCIENCES

 

SERVICE / FONDATION : SECRETARIAT GENERAL

 

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 31 mai 2022

 

DATE DE PRISE DE POSTE SOUHAITÉE : dès que possible

 

DOMAINE FONCTIONNEL DU POSTE : gestion administrative, secrétariat

 

CATEGORIE DU POSTE :  C confirmé ou B

 

LOCALISATION : Palais de l’Institut de France, 23 Quai de Conti, 75006, Paris 

 

 

A PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Depuis 1795, l’Institut de France propose aux cinq académies (française, inscriptions et belles-lettres, sciences, beaux-arts, sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour travailler au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions. Il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques, et de nombreuses demeures et collections (le château de Chantilly, le musée Jacquemart-André, la villa Kérylos …)

L’Institut de France et les cinq académies accueillent de nombreuses personnalités comme le Président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’état et personnalités étrangères et enfin les membres de l’Institut pour leur séance hebdomadaire.

L’Institut de France reçoit également des libéralités (dons et legs) et dans ce cadre, abrite de nombreuses fondations et fondations-musées.

Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

 

A PROPOS DE L’ACADEMIE DES SCIENCES

Créée par Colbert en 1666, l’Académie des sciences conduit des réflexions relatives aux enjeux politiques, éthiques et sociétaux que posent les grandes questions scientifiques, actuelles et futures. Elle réfléchit, anticipe, explique et se prononce, notamment à travers des avis et des recommandations, marquant quand cela est nécessaire des prises de position. Ses travaux visent à fournir un cadre d’expertise, de conseil et d’alerte, sur lequel peuvent s’appuyer les politiques publiques, et plus largement à éclairer les débats et les choix de notre société. L’Académie des sciences soutient en outre la recherche, s’engage pour la qualité de l’enseignement des sciences et encourage la vie scientifique sur le plan international.

 

L’Académie des sciences, située au Palais de l’Institut de France 23 quai Conti à Paris est une personne morale de droit public placée sous la protection du Président de la République, qui exerce ses missions dans le cadre de la loi de programme pour la recherche du 18 avril 2006 au sein de l’Institut de France.

L’équipe administrative de l’Académie des sciences (une quarantaine de personnes) est répartie dans cinq directions. Pour en savoir plus : http://www.academie-sciences.fr

 

Descriptif du service :

Le secrétariat général (direction des services administratifs et financiers) de l’Académie des sciences a en charge la gestion financière, administrative et ressources humaines de l’Académie des sciences et de ses fondations. Il est en charge de la cohérence de l’action de l’administration.

 

Le secrétariat général est composé de la secrétaire générale et de trois gestionnaires (marchés publics, ressources humaines et finances et budget)

 

DESCRIPTION DU POSTE     

 

Placé sous l’autorité des secrétaires perpétuels de l’Académie des sciences, et sous la responsabilité directe du secrétaire général (directeur des services administratifs et financiers), l’assistant administratif participe au fonctionnement du secrétariat général. Il coordonne et facilite la circulation de l’information entre les différentes directions.

 

  • Missions principales :
  • Gestion du planning, courrier et agenda du secrétaire général et des agents
  • Gestion des appels téléphoniques
  • Rédaction de certains courriers
  • Préparation et le suivi de certains dossiers
  • Organisation des déplacements
  • Prise de rendez vous
  • Organisation des réunions du secrétariat général : envoi des convocations, préparation des documents nécessaires aux réunions, réservations des salles
  • Rédaction de tableaux de bord

 

  • Prise en charge du suivi complet de certains dossiers ou d’évènements spécifiques:

 

En soutien au gestionnaire marchés publics :

  • Prise en charge administrative des marchés publics, de la publicité à la notification : ouverture des plis, vérification des pièces administratives, rédaction du procès-verbal d’ouverture des plis, préparation et envoi des courriers de notification
  • Organisation et convocation des réunions de travail et des commissions des marchés
  • Secrétariat : courrier, téléphone, accueil, réception des plis des offres
  • Conception de tableaux de bord de suivi des marchés (calendrier des appels d’offres, listes des marchés, dates de reconduction, dates de fin de marché, etc.
  •  

En soutien au responsable du pôle finance et budget :

  • Rédaction de rapports
  • Réalisation de fichiers Excel
  • Organisation de réunions

 -En soutien au responsable RH et affaires générales :

  • Organisation des CA et des CT
  • Relecture et mise en page des comptes rendus
  • Participation à divers dossiers RH.

Profil souhaité :

Au moins une première expérience réussie d’assistanat de direction auprès d’un organisme public serait appréciée.

 

Connaissances

  • Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance
  • Excellente maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
  • Maîtrise de l’agenda électronique
  • Maîtrise d’EXCEL ;
  • Maîtrise des publipostages

 

Savoir-faire

  • savoir prendre des notes,
  • maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale,
  • être capable de rédiger,
  • savoir hiérarchiser et classer des documents,
  • Savoir suivre des informations sur des tableaux de bord
  • Savoir faire des publipostages
  • Savoir rédiger des courriers simples et les mettre en forme
  • Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
  • Savoir gérer les priorités s’il y a plusieurs instructions en même temps
  • Savoir travailler au sein d’une équipe
  • Goût pour la communication interne et externe (sens relationnel) ;

 

Savoir-être

  • savoir communiquer rapidement et efficacement,
  • être organisé et polyvalent, savoir être rigoureux
  • Savoir se rendre disponible et gérer les priorités en fonction des demandes
  • Savoir s’adapter à son interlocuteur ; avoir le sens de la hiérarchie
  • Sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Qualités relationnelles
  • Aptitude à rendre compte

 

Niveau de diplôme minimum :

Bac +2 et/ou expérience professionnelle dans ces fonctions.

 

CONDITIONS PARTICULIERES

 (durée du contrat, spécificités du poste, contraintes, sujétions) 

 

Durée du contrat :

Si fonctionnaire :

–          Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;

–          Soit contrat de détachement de trois ans, renouvelable (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

 

Sujétions

Fortes sujétions en fonction des événements. Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements.

 

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

Adresser votre candidature par voie électronique au secrétaire général de l’Académie des sciences :  rh-as@academie-sciences.fr

 

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE ASSISTANT SG / ACADEMIE DES SCIENCES

 

 

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

–      CV

–      Lettre de motivation,

–      Diplôme détenu le plus élevé,

–      Dernier compte-rendu d’évaluation, le cas échéant.

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