DEVENIR MÉCÈNE

INSTITUT DE FRANCE – ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F) DU DIRECTEUR DES BIBLIOTHEQUES

Emploi - 2 février 2022

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Offre d’emploi : Assistant administratif (H/F) au Directeur des bibliothèques

POSTE : Assistant administratif (H/F) du directeur des bibliothèques

 ETABLISSEMENT RECRUTEUR : INSTITUT DE FRANCE

 SERVICE : DIRECTION DES BIBLIOTHÈQUES

Référence du site « place de l’emploi public » : publication en cours

Date de rédaction de l’offre d’emploi : janvier 2022

Date limite de candidature : 

Date de prise de poste : 1er septembre 2022

Statut de poste : Fonction publique d’Etat (Corps des ADJAENES).

Domaine fonctionnel : ADMINISTRATION GENERALE (Secrétaire-assistant.e), en contexte BIBLIOTHEQUES (Culture et patrimoine, Information scientifique et technique, documentation)

Catégorie du poste : C

Groupe RIFSEEP : 2

Localisation : Institut de France, Bibliothèque Mazarine, 23 quai de Conti, 75006 Paris

 

L’INSTITUT DE FRANCE

Depuis 1795, l’Institut de France propose aux cinq académies (française, inscriptions et belles-lettres, sciences, beaux-arts, sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour travailler au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions. Il est le gardien d’un important patrimoine, constitué de domaines historiques, de musées, de bibliothèques et de services d’archives. Dans le palais de l’Institut (Paris 6e) sont notamment implantées la Bibliothèque Mazarine (fondée en 1661, installée quai Conti en 1668) et la Bibliothèque de l’Institut (fondée en 1795, installée quai Conti en 1806).

L’une et l’autre appartiennent au groupe des « bibliothèques de grand établissement scientifique et littéraire ». Bibliothèques patrimoniales et de recherche, elles participent au réseau documentaire de l’Enseignement supérieur et de la Recherche.

 

Les Bibliothèques

La Direction des Bibliothèques Mazarine et de l’Institut de France regroupe :

La Bibliothèque de l’Institut (BIF). Créée dès la fondation de l’Institut (1795), elle comprend aujourd’hui 18 agents titulaires (filières ATSS, ITRF, Bibliothèques). Couvrant l’essentiel des disciplines relevant des cinq Académies, elle conserve 600 000 ouvrages, 9 500 titres de périodiques dont 300 en cours, 8 500 cotes de manuscrits et papiers savants, plusieurs dizaines de milliers de documents iconographiques (estampes, dessins, cartes et plans, photographies), environ 1 500 objets.

Elle s’enrichit dans trois directions : recueil de la production des académies et des membres de l’Institut ; collecte d’une documentation savante française et internationale conforme aux besoins et aux orientations des travaux académiques ; intégration des fonds qui lui sont confiés par donation. Ses usagers sont les membres de l’Institut, et les lecteurs et chercheurs recommandés par ceux-ci.

La Bibliothèque Thiers (Paris 9e) lui est rattachée. Constituée à partir de 1905 autour des archives de travail et de la bibliothèque personnelle d’Adolphe Thiers (1797-1877), enrichie de plusieurs donations, elle rassemble aujourd’hui des fonds diversifiés (livres, manuscrits, estampes, dessins, œuvres et objets d’art populaire) spécialisés dans l’histoire politique et sociale de la France, de la Révolution à la Première Guerre mondiale.

La Bibliothèque Mazarine. Ouverte en 1689 (mais perpétuant une tradition de publicité inaugurée en 1643), la Mazarine est une bibliothèque publique, une bibliothèque patrimoniale (environ 180 000 imprimés antérieurs à 1800, dont 2400 incunables, 4600 manuscrits, une collection d’œuvres d’art), et une bibliothèque de recherche dont la politique documentaire est orientée dans les disciplines historiques (sciences auxiliaires de l’histoire, histoire médiévale et moderne (XIVe-XVIIIe siècles), histoire locale et régionale de la France). Elle conserve 600 000 documents, et comprend aujourd’hui 30 agents, dont 26 titulaires (filières ATSS, ITRF, Bibliothèques, Métiers d’Art). Ses principales missions sont la conservation et la restauration, le développement de services documentaires, la recherche et la production de données de référence, la valorisation des collections, la médiation culturelle.

Plus d’information :  https://www.institutdefrance.fr

https://www.bibliotheque-institutdefrance.fr/

La Bibliothèque Thiers

https://www.bibliotheque-mazarine.fr/fr/

 

 

DESCRIPTION DU POSTE

Implantation : direction des bibliothèques.

 

Activités principales

 

Secrétariat du directeur

– suivi et mise à jour des différents agendas : agenda personnel du directeur, agendas institutionnels des bibliothèques ;

– service courrier (réception, diffusion, enregistrement et suivi de la traçabilité) ;

– établissement et enregistrement des actes (conventions, correspondance institutionnelle, préparation matérielle et documentaire des dossiers, organigramme, etc.) ;

– organisation, préparation et suivi des réunions.

 

Communication

– actualisation des carnets d’adresses et listes de diffusion ;

– accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des interlocuteurs internes et externes.

 

Gestion des plannings et des espaces

– gestion des plannings de service public (tableaux hebdomadaires et quotidiens) ;

– contribution à l’organisation des événements scientifiques, culturels ou de médiation (plannings d’occupation des espaces, inscriptions…).

 

Contribution au service public bibliothécaire

– Permanence en salles de lecture : accueil des lecteurs et des visiteurs, orientation et renseignement sur les procédures, contrôle.

CONNAISSANCES, EXPERTISES ET COMPÉTENCES REQUISES :

Compétences :

– techniques de documentation ;

– techniques de communication ;

– fonctionnement des administrations publiques ;

– capacités rédactionnelles ;

– aisance informatique (outils bureautiques et applications de communication et de planning) ;

– pratique d’une langue étrangère appréciée.

Savoir-être

– capacité d’adaptation ;

– disponibilité ;

– rigueur et sens de l’organisation ;

– sens du service public et de l’intérêt général ;

– sens de la confidentialité.

 

POSITIONNEMENT

– Sous l’autorité du directeur des bibliothèques.

– Référents fonctionnels : responsable du service administratif des bibliothèques ; directrice de la bibliothèque de l’Institut de France ; directeur adjoint de la Bibliothèque Mazarine ; secrétariat du directeur général des services de l’Institut de France.

CANDIDATURE

Le dossier de candidature, composé des documents suivants :

– curriculum vitae ;

– lettre de motivation ;

– dernier compte-rendu d’entretien professionnel ;

sera adressé par voie électronique à Monsieur Yann SORDET, Directeur des bibliothèques de l’Institut de France (yann.sordet@bibliotheque-mazarine.fr). En copie : Florence.monnatte@bibliotheque-mazarine.fr.

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