DEVENIR MÉCÈNE

ASSISTANT ADMINISTRATIF – VACATIONS HORAIRES (COMPTABILITE)

Emploi - 16 juin 2022

Référence du site « place de l’emploi public » :
Date de rédaction de l’offre d’emploi : 16 juin 2022
Poste : ASSISTANT ADMINISTRATIF – VACATIONS HORAIRES (COMPTABILITÉ)
Recruteur : INSTITUT DE FRANCE
Affectation : AGENCE COMPTABLE DE L’INSTITUT ET DES ACADÉMIES
Date limite de candidature : 10 juillet 2022
Date de prise de poste : dès que possible
Domaine fonctionnel du poste : COMPTABILITÉ
Catégorie du poste : C ou B
Localisation : Institut de France – 23 quai Conti
Contrat de vacations en renfort ponctuel, compatible avec un autre emploi à temps partiel


À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE
Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.

À PROPOS DU SERVICE
L’agence comptable est un groupement comptable depuis plus d’un siècle : elle est commune à l’Institut et à chacune des cinq académies et exerce les fonctions fixées par le règlement financier, conformément aux  articles 18 à 21 et 28 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable
publique. L’agence comptable, dirigée par un « agent comptable, receveur des fondations », est chargée de la tenue de la comptabilité générale de chacune des 6 entités, du recouvrement des droits, contributions et recettes, du paiement des dépenses et du maniement des fonds et mouvement des comptes de disponibilités. L’agence comptable compte une dizaine d’agents.

Missions générales de l’Agence comptable de l’Institut de France et des 5 Académies
✓ Visa et prise en charge de l’ensemble des recettes émises par les ordonnateurs.
✓ Pré-liquidation des recettes se rapportant aux dons, aux produits des loyers versés par les
administrateurs de biens et aux régies de recettes et d’avance
✓ Comptabilisation des écritures se rapportant aux produits financiers et aux opérations internes.
✓ Comptabilisation des écritures se rapportant aux recettes dont celles des administrateurs de biens.
✓ Suivi des comptes à caractère financier (comptes de placement et de trésorerie).
✓ Paiement des fournisseurs, des prestataires de service et des bénéficiaires des activités
philanthropiques.
✓ Paiement du personnel de l’Institut de France et des Académies ainsi que des organismes sociaux et
fiscaux.
✓ Gestion des ordres de paiement.
✓ Encaissement des chèques et des opérations initiées par les financeurs.
✓ Gestion des régies.
✓ Suivi et apurement des comptes de classe 4 se rapportant aux recettes.
✓ Arrêtés des comptes quotidiens et enregistrement des opérations bancaires.

DESCRIPTION DU POSTE

Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de l’Agent comptable de l’Institut et des 5 Académies, receveuse
des fondations, l’assistant administratif travaille en étroite collaboration avec l’adjointe à l’agent comptable,
fondée de pouvoir, et avec la responsable du département des dépenses et du service facturier.

Il (elle) travaille régulièrement avec les gestionnaires (services ordonnateurs) de l’Institut de France et des 5 Académies, personnes morales de droit public à statut particulier. Il/elle est plus particulièrement chargé(e) des missions suivantes : 

– traitement du courrier reçu, enregistrement des factures
– travaux de recherches et de saisie sur logiciel comptable
– assistance à l’équipe selon les besoins : traitements de mails, archivages, recensement de données

La liste des missions est non exhaustive et appelée à évoluer en fonction des besoins de l’équipe et des
capacités du candidat.

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances
Connaissance des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
Des connaissances en matière comptable serait un atout mais ne sont pas indispensables.
Un étudiant post bac ponctuel, rigoureux et autonome peut tout à fait convenir à cet emploi en renfort
ponctuel.

Savoir-faire
Aimer manier les chiffres, et les tableurs excel
Savoir analyser un document écrit (facture, courrier, …)
Savoir s’adapter à un logiciel comptable peu intuitif au départ
Savoir rendre compte
Savoir travailler en équipe
Savoir maîtriser le calendrier et les délais impartis

Savoir-être
Être ponctuel, autonome, rigoureux, organisé ;
Avoir le sens des relations humaines et être à l’écoute ;
Bonne tenue et présentation exigées et sens de la discrétion et savoir respecter le protocole ;
Savoir être discret ;
Niveau de diplôme minimum requis : un diplôme de niveau Bac est suffisant.

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Contrat de vacations payé à l’heure : les horaires peuvent être modulés pour tenir compte de l’agenda d’un étudiant ou d’un salarié à temps incomplet. 15 euros brut de l’heure. Paiement des vacations horaires après service fait. Télétravail possible en fonction de l’accord du supérieur hiérarchique

DOSSIER DE CANDIDATURE
Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site
« place de l’emploi public » ni sur aucune plate-forme de recrutement. Votre candidature ne
sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme sur internet.
Adresser votre dossier de candidature à Marie GERARDIN par voie électronique à l’adresse
marie.gerardin@institutdefrance.fr
Copie DRH : estelle.chicouard@institutdefrance.fr
En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE/ AGENCE COMPTABLE / ASSISTANT
ADMINISTRATIF / VACATIONS HORAIRES
Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :
✓ CV
✓ Lettre de motivation,
✓ Diplôme détenu le plus élevé,
✓ Dernier compte-rendu d’évaluation, le cas échéant

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