DEVENIR MÉCÈNE

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Emploi - 20 mai 2021

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Offre d’emploi : Assistant(e) de direction

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq Académies (française, inscriptions et belles-lettres, sciences, beaux-arts, sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour travailler au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr

À propos du service :

Le service communication a pour mission de valoriser l’image et les missions de l’Institut de France et de fédérer les différentes parties prenantes autour d’objectifs clairs et mobilisateurs.
Le service communication intervient dans plusieurs domaines :
– la communication externe (relations presse, relations publiques, événementiel),
– la communication institutionnelle (auprès des médias et d’acteurs publics et privés sur les activités et les missions de l’Institut),
– la communication interne (en direction du personnel et des membres de l’Institut),
– la communication on-line (site web, réseaux sociaux, etc.).

Ces différents domaines demandent :
– de définir la stratégie de communication en lien avec la hiérarchie,
– d’élaborer le plan de communication et de réaliser différents supports « on » et « off» line et organiser des événements, – d’aider à la mise en œuvre de projets de communication sur intranet, site web, etc.
– d’accompagner le changement dans le cadre de projets transversaux (réorganisation).

Le service de communication de l’Institut de France s’appuie sur une directrice, un assistant de direction, une chargée de communication, un responsable de projet digital, une responsable événementiel, un chargé de projet digital, un graphiste et des prestataires extérieurs éventuellement et des stagiaires.

Description du poste :

I. Assistance au responsable de service

Placé sous l’autorité directe de la directrice du service de la communication, l’assistant de direction du service communication est chargé d’assurer les missions et activités suivantes :
˗ Gérer les activités quotidiennes de secrétariat : gestion, traitement des appels téléphoniques et des dossiers (courriers entrants et sortants, notes, archives…) ;
˗ Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous du responsable de service ;
˗ Tenir à jour des listes de diffusion et de contacts ;
˗ Apporter un appui dans l’organisation des déplacements du responsable,
˗ Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers ;
˗ Savoir rédiger un courrier simple et le mettre en forme ;
˗ Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers et la composition de
dossiers ;
˗ Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
˗ Recevoir, filtrer, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques, les courriers
électroniques du responsable de service ;
˗ Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;

II. Assistante et soutien logistique aux deux chargés de communication
L’assistant communication participe à l’organisation des grands rendez-vous de l’Institut et des Académies et des évènements des fondations abritées par l’Institut en soutien aux deux chargés de communication du service. Il assure tant que de besoin le suivi administratif du service et une circulation fiable de l’information ainsi que le bon classement et archivage des documents.

✓ Soutien à l’organisation des deux séances solennelles annuelles : remise des Grands prix des fondations et rentrée solennelle des cinq Académies.
✓ Soutien à l’organisation d’autres événements tels que les Journées du Patrimoine, les Journées de la Rose, la Nuit Blanche, les Prix et événements des fondations abritées par l’Institut ; 
✓ Actualisation des fichiers de contacts pour chaque événement

III. Assistante communication sur les dossiers transverses portés par le service
✓ Participe à la création et au suivi de la fabrication de divers supports de communication internes et externes (cartes de vœux, dépliants, livrets, brochures, affiches) ;
✓ Diffuse des communiqués de presse et assure l’interface à cet égard ;
✓ Actualise et intègre du contenu relatif aux services et aux événements de l’Institut, des académies et des fondations-musées sur les différents sites de l’Institut et les pages réseaux sociaux.
✓ Organise les visites guidées aux expositions temporaires pour les personnels de l’Institut
de France, des académies et des fondations-musées ;
✓ Suivi du planning du service, préparation des réunions
✓ Gestion des fournitures et besoins du service en relation avec les services
correspondants ;
✓ Gestion de devis et factures, établissement de bons de commande et de services faits,
suivi budgétaire ;
✓ Gestion des abonnements presse ;
✓ Suivi des dépôts légaux auprès de la Bibliothèque nationale de France.

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances
Maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook – Gestion de l’agenda électronique
Maîtrise de la langue française (écrite et orale)
Une formation en communication, édition, secrétariat de rédaction serait un atout supplémentaire
Expérience préférable dans un service de communication et/ou plusieurs années en assistanat
polyvalent avec la connaissance et des aptitudes pour le domaine de la communication

Savoir-faire
Goût pour la saisie des données dans le logiciel comptable (CONTI), les logiciels de veille presse et
logiciels de gestion de contacts (EUDONET)
Goût pour la mise à jour de tableaux de bord, de données chiffrées, de publipostage, de listing
d’adresse ou de coordonnées
Polyvalence indispensable
Savoir rendre compte
Savoir travailler en équipe
Savoir maîtriser le calendrier et les délais impartis
Savoir-être
Être ponctuel, autonome, rigoureux, organisé ;
Savoir être discret ;
Avoir le sens des relations humaines ;
Avoir le sens du contact et de l’accueil ;institutdefrance.fr
Avoir le sens des relations humaines et être à l’écoute ;
Bonne tenue et présentation exigées et sens de la discrétion et savoir respecter le protocole ;

Niveau de diplôme minimum requis : poste de catégorie C ne nécessitant pas de qualifications particulières – Niveau bac au minimum

Informations complémentaires :

Durée du contrat : CDD d’un an, renouvelable

Sujétions
Fortes sujétions en fonction des événements.
Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements.

ENVOI DU DOSSIER DE CANDIDATURE
Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme de la BIEP — Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur la plate-forme.

Adresser le dossier de candidature à Madame Sybille de GASTINES, directrice de la communication : sybille.degastines@institutdefrance.fr
En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE / ASSISTANT DE DIRECTION
Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces
jointes) :
– un CV
– une lettre de motivation
– le diplôme détenu le plus élevé
– ainsi que le dernier compte-rendu d’évaluation, le cas échéant

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