DEVENIR MÉCÈNE

INSTITUT DE FRANCE – ASSISTANT DE DIRECTION AU DIRECTEUR DES SERVICES FINANCIERS (H/F)

Emploi - 1 septembre 2022

POSTE :  ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

RECRUTEUR : INSTITUT DE FRANCE

SERVICE :  DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS

 

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 31 octobre  2022

DATE DE PRISE DE POSTE SOUHAITÉE 1er décembre 2022

 

DOMAINE FONCTIONNEL DU POSTE : AFFAIRES FINANCIERES ET BUDGETAIRES

CATEGORIE DU POSTE : C ou B

LOCALISATION : 23 quai de Conti, 75006 Paris

 

 

A PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Depuis 1795, l’Institut de France propose aux cinq académies (française, inscriptions et belles-lettres, sciences, beaux-arts, sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour travailler au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions. Il est le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques, et de nombreuses demeures et collections (le château de Chantilly, le musée Jacquemart-André, la villa Kérylos, etc.). L’Institut de France et les académies reçoivent des libéralités (dons et legs) et dans ce cadre, abritent de nombreuses fondations et fondations-musées.

L’Institut de France et les cinq académies accueillent, enfin, de nombreuses personnalités comme le Président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’état et personnalités étrangères et enfin les membres de l’Institut pour leur séance hebdomadaire.

Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

 

A PROPOS DU SERVICE

En concertation avec les services de l’Institut et chacune des académies, la direction des services financiers assure une mission générale de pilotage budgétaire, de contrôle de la dépense et des titres de perception de recettes, et de gestion financière des disponibilités et des actifs financiers de chaque entité, selon les modalités fixées par le règlement financier de l’Institut et des académies et sous réserve des compétences propres exercées par l’agent comptable, receveur des fondations.

 

Pour exercer ses missions, elle s’appuie sur une douzaine d’agents : le directeur des services, le directeur-adjoint, une assistante de direction, des contrôleurs budgétaires et des gestionnaires budgétaires.

 

A ce stade, la Direction des services financiers de l’Institut et des académies, placée sous la responsabilité de son directeur, est organisée en trois pôles :

  • Un pôle « Budget Institut » ;
  • Un pôle « Budgets Académies » ;
  • Un pôle « Portefeuilles ».

 

3 bonnes raisons de rejoindre la DSF :

  • Le contexte: une direction qui travaille au service de 6 entités historiques partageant des valeurs d’excellence (Institut et cinq académies, personnes morales à statut particulier) et ayant la responsabilité financière de fondations abritées toujours plus nombreuses ;
  • Les enjeux: une direction qui participe à une réforme financière d’ampleur en cours de déploiement destinée à renforcer la sécurité de la chaîne financière de l’Institut et des académies ;
  • Le lieu: poste situé au Palais du 23 quai Conti, dans le 6ème arrondissement de Paris.

 

DESCRIPTION DU POSTE

Placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur des services financiers, l’assistant de direction exerce les principales missions suivantes :

 

Secrétariat de direction :

  • Organisation et tenue de l’agenda du directeur des services financiers ;
  • Gestion des appels, transmission des informations au directeur ; suivi des parapheurs ; gestion du courrier ; organisation des réunions du service ;
  • Frappe, mise en forme des notes et dossiers de la direction ; rédaction de comptes-rendus ;
  • Organisation des déplacements des agents du service ;
  • Classement, mise en place d’une politique d’archivage.

 

Appui aux gestionnaires budgétaires :

  • Création des tiers fournisseurs et clients dans l’outil budgétaire et comptable ;
  • Saisie des contrats et marchés ;
  • Rédaction de la note mensuelle interne du service ;
  • Mise à jour hebdomadaire du tableau de suivi du budget de l’Institut ;
  • Soutien à l’activité générale du service.

La direction des services financiers étant au cœur de la réforme financière de l’Institut et des académies, ces missions pourraient être enrichies à court-moyen termes.

 

COMPETENCES REQUISES :

 

Connaissances :

  • Excellente maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet) ;
  • Excellente maîtrise de la gestion de multiples agendas et des appels ;
  • Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance ;
  • La connaissance du fonctionnement d’une direction financière dans le secteur public serait un atout.

Savoir-faire :

  • Compréhension rapide du fonctionnement de l’Institut et des académies ;
  • Organisation de l’activité en tenant compte des contraintes de service, des priorités et des échéances ;
  • Bonne appréciation du caractère d’urgence et de confidentialité des informations à transmettre ;
  • Capacité à rendre compte ;
  • Réactivité, rapidité d’exécution.

 

Savoir-être :

  • Rigueur ;
  • Disponibilité ;
  • Très grand sens de la discrétion et de la confidentialité ;
  • Excellentes qualités relationnelles.

 

Niveau de diplôme minimum requis : BTS Assistante de direction ou équivalent

Une expérience professionnelle dans un poste similaire, notamment au sein d’une direction financière, serait un atout supplémentaire.

 

CONDITIONS PARTICULIERES

 (Durée du contrat, spécificités du poste, contraintes, sujétions) 

 

Durée du contrat :

Si fonctionnaire :

–          Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;

–          Soit contrat de détachement d’un an, renouvelable (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

 

Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée de trois ans, CDI sable ensuite.

 

Sujétions

Fortes sujétions en fonction du calendrier et des échéances budgétaires.

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « place de l’emploi public » ni sur aucune plate-forme de recrutement. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme sur internet.

 

Adresser votre dossier de candidature à Madame Delphine LEBRUN, directrice des services financiers, par voie électronique à l’adresse delphine.lebrun@institutdefrance.fr

Copie : cecile.roig@institutdefrance.fr

Copie : recrutement@institutdefrance.fr

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE/ DSF/ ASSISTANT DE DIRECTION

 

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

–      Curriculum Vitae ;

–      Lettre de motivation ;

–      Diplôme détenu le plus élevé ;

–      Dernier compte-rendu d’évaluation, le cas échéant.

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