DEVENIR MÉCÈNE

DOMAINE DE CHANTILLY – ASSISTANT DE DIRECTION GENERALE (H/F)

Emploi - 30 mai 2022

POSTE :  Assistant de Direction Générale (H/F)

RECRUTEUR : INSTITUT DE France – FONDATION D’AUMALE

 

AFFECTATION :  DOMAINE DE CHANTILLY (OISE)

 

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 12 juin 2022

 

DATE DE PRISE DE POSTE SOUHAITÉE : dès que possible

 

DOMAINE FONCTIONNEL DU POSTE : SECRETARIAT / ASSISTANCE DE DIRECTION

 

CATEGORIE DU POSTE :  B ou C confirmé

LOCALISATION : 17 rue du Connétable – 60 500 Chantilly

 

A PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Depuis 1795, l’Institut de France propose aux cinq académies (française, inscriptions et belles-lettres, sciences, beaux-arts, sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour travailler au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions. Il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques, et de nombreuses demeures et collections (le château de Chantilly, le musée Jacquemart-André, la villa Kérylos …)

L’Institut de France et les cinq académies accueillent de nombreuses personnalités comme le Président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’état et personnalités étrangères et enfin les membres de l’Institut pour leur séance hebdomadaire.

L’Institut de France reçoit également des libéralités (dons et legs) et dans ce cadre, abrite de nombreuses fondations et fondations-musées.

Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

 

 

A PROPOS DU DOMAINE DE CHANTILLY

Le domaine de Chantilly est situé dans l’Oise, au nord de Paris, à 30 mn en train de la gare du Nord.

Il s’agit d’une des fondations abritées de l’Institut de France.

Par donation du 25 octobre 1886, le duc d’Aumale a confié le domaine de Chantilly à l’Institut de France.  Le Domaine de Chantilly – Fondation d’Aumale, composée du Château de Chantilly (château, musée, Grandes Écuries, parc et domaine forestier), matérialise la donation faite par le duc d’Aumale à l’Institut de France : tous les biens, droits ou ressources sont gérés par l’Institut de France, personne morale de droit public à statut particulier.

 En quelques phrases, le château de Chantilly, c’est :

  • Le château et son mobilier d’époque, souvenirs intacts du duc d’Aumale depuis le XIXe siècle
  • Le musée Condé : la 2e collection de peintures anciennes après le Louvre
  • La prestigieuse collection de livres renfermant les célèbres « Très Riches Heures du duc de Berry »
  • Un parc de 115 hectares dont les parterres dessinés par Le Nôtre
  • Les plus grandes écuries princières d’Europe qui abritent le seul Musée du Cheval aussi complet en France
  • Des spectacles équestres poétiques adaptés à tous les publics
  • Des événements toute l’année, dont les Journées des Plantes de Chantilly, la première exposition-vente de fleurs en Europe continentale

Pour de plus amples informations : https://chateaudechantilly.fr/

 

 

 

 

DESCRIPTION DU POSTE

Placé sous l’autorité hiérarchique directe de l’Administratrice générale du Domaine de Chantilly-Fondation d’Aumale, l’agent est chargé d’assurer les missions et activités suivantes :

  • Gérer les activités quotidiennes du secrétariat de l’Administratrice générale : gestion, traitement des appels téléphoniques et des dossiers (courriers entrants et sortants, notes, archives…) ;
  • Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous de l’Administratrice générale ;
  • S’assurer que l’Administratrice générale dispose bien des informations pratiques et de fond en amont de ses rendez-vous ;
  • Tenir à jour des listes de diffusion et de contacts ;
  • Apporter un appui dans l’organisation des déplacements de l’Administratrice générale ;
  • Gérer les aspects administratifs du budget de l’administration générale, notamment les notes de frais de l’Administratrice générale ;
  • Accueillir les visiteurs de l’Administratrice générale ; 
  •  
  • Prendre des notes en réunion ;
  • Mettre en forme tous types de courriers ;
  • Savoir rédiger un courrier simple ;
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers et la composition de dossiers ;
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
  • Recevoir, filtrer, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques, les courriers électroniques de l’Administratrice générale ;
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;

ü  Appréhender le caractère d’urgence et de confidentialité des informations à transmettre ;

ü  Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent ;

ü  Gérer et réorienter le courrier arrivant au 17, rue du Connétable ;

ü   

ü  Effectuer en tant que de besoins des recherches d’information pour l’Administratrice générale ;

ü  Assurer la diffusion de l’information au sein du comité de direction ;

ü  Assurer des missions de communication interne, en lien avec le service des ressources humaines ;

ü   

ü  En tant que de besoin, soutenir le service Mécénat dans l’organisation de soirées de prestige impliquant la présence de l’Administratrice générale.

 

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances

  • Excellente maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, Power Point, Outlook, internet) ;
  • Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance ;
  • Notions d’anglais professionnel

 

Savoir-faire

  • Comprendre rapidement l’environnement du Domaine de Chantilly-Fondation d’Aumale et les relations avec l’Institut de France ;
  • Organiser ses tâches en tenant compte des contraintes et des échéances ;
  • Savoir initier, suivre et mener à bien une mission déléguée par l’Administratrice générale
  • Appréhender le caractère d’urgence et de confidentialité des informations à transmettre ;
  • Autonomie, initiative et sens des responsabilités ;
  • Réactivité, rapidité d’exécution, grande disponibilité ;
  • Goût pour la communication interne, le travail en équipe et l’entraide ;
  • Grand sens de la discrétion (connaissance de sujets sensibles) ;
  • Excellent sens du relationnel ;
  • Gestion des priorités.

Savoir-être

  • Rigueur ;
  • Réactivité et prise d’initiatives
  • Capacité à mener plusieurs tâches de front et à travailler sous pression ;
  • Très grand sens de la discrétion et de la confidentialité ;
  • Excellentes qualités relationnelles ;
  • Aptitude à rendre compte ;
  • Disponibilité ;
  •  

 

Une connaissance du monde de la culture et de l’art ainsi qu’une expérience dans le secteur public seraient un plus.

 

Conditions particulières (spécificités du poste, contraintes, sujétions) :

Durée du contrat : CDD de 3 ans, renouvelable.
Si fonctionnaire : contrat de détachement d’un an, renouvelable (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)
Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée de trois ans (avec une période d’essai de trois mois).

 

Sujétions
Sujétions en fonction des événements.

Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements. Horaires tenant compte des contraintes de l’agenda de l’Administratrice générale.

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « place de l’emploi public ». Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur la plate-forme.

 

 

Informations complémentaires :

Adresser le dossier de candidature par voie électronique à :

 

beatrice.pichon@chateaudechantilly.fr

Copie à oumnia.abdellatif@chateaudechantilly.fr

 

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE / ASSISTANT DE DIRECTION GENERALE

 

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

–       un CV

–       le dernier diplôme obtenu

–       une lettre de motivation

–       les deux derniers compte-rendu d’évaluation, le cas échéant

–       deux références immédiatement joignables

 

 

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