DEVENIR MÉCÈNE

ASSISTANTE DE DIRECTION RH

Emploi - 15 mars 2021

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Offre d’emploi : ASSISTANTE DE DIRECTION

Depuis 1795, l’Institut de France propose aux cinq académies (française, inscriptions et belles-lettres, sciences, beaux-arts, sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour travailler au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions. Il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques, et de nombreuses demeures et collections (le château de Chantilly, le musée Jacquemart-André, la villa Kérylos …)
L’Institut de France et les cinq académies accueillent de nombreuses personnalités comme le Président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères et enfin les membres de l’Institut pour leur séance hebdomadaire.

À propos du service :
Le service des ressources humaines propose, définit et met en œuvre la politique de ressources humaines adaptée à la stratégie et au projet de l’établissement. Il apporte assistance et conseil au directeur des services administratifs de l’Institut de France et aux secrétaires généraux des cinq académies.  Le service RH assure la mise en œuvre de l’ensemble des procédures de gestion collective des RH : campagnes de recrutement, de mobilité et de promotion, plan de formation, retraite et prend en charge l’ensemble des actes administratifs de gestion individuelle (contrats, documents de liaison de paye, gestion et suivi des carrières), pour environ 400 agents. Le service contribue à l’élaboration du budget en relation avec la direction des services financiers. Il contribue au dialogue social et organise la concertation avec les représentants des personnels (comités techniques, CCP, …). Il prépare la tenue des élections (listes électorales, campagnes d’information.) Il dirige la réalisation d’enquêtes, d’études et de statistiques (bilan social, rapport d’activité, schéma directeur des RH, enquêtes ministérielles …). Il accompagne les personnes et les services dans le règlement de situations difficiles.

Le service RH comprend actuellement la directrice des ressources humaines, 1 assistant de direction (poste vacant), 1 adjoint, trois gestionnaires et 1 chargée de mission, ainsi qu’une équipe de 3 personnes à Chantilly.

Description du poste  :

Placé sous l’autorité directe de la directrice des ressources humaines, l’assistant de direction est chargé d’assurer les missions et activités suivantes :

Assistance à l’équipe du service des ressources humaines / à la DRH

  • Accueillir toutes les personnes se présentant au service des ressources humaines
  • De façon générale, gérer les activités quotidiennes de secrétariat : gestion, traitement des appels téléphoniques et des dossiers (courriers entrants et sortants, notes, archives…) ;
  • Recevoir, filtrer, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques, éventuellement les courriers électroniques du responsable de service ;
  • Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous de la directrice des ressources humaines ;
  • Tenir à jour des listes de diffusion et de contacts ;
  • Apporter un appui dans l’organisation des déplacements de la directrice des ressources humaines, le cas échéant ;
  • Mettre en forme tous types de courriers ;
  • Savoir rédiger un courrier simple et le mettre en forme ;
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
  • Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre ;
  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire auprès de la personne compétente ;
  • Assurer la mise en ligne de documents sur l’intranet
  • Assurer les commandes de fournitures pour le service RH, évaluer les besoins du service ;
  • Organigramme : suivi et mise à jour trimestriel
  • Base SIRH : suivi et mise à jour

 

Assistance et soutien logistique du service RH

  • Assurer le classement et l’archivage des dossiers papiers et des dossiers numériques ;
  • Veiller à la bonne tenue des dossiers individuels des agents (papier et numérique)
  • Assurer la diffusion d’information (notes de service, message collectif …)
  • Préparer des tableaux de suivis, assurer des publipostages
    Suivi administratif des recrutements :
  • Mise en ligne des offres d’emploi sur le site « place de l’emploi public » et sur l’internet, et sur d’autres sites ;
  • Suivi des candidatures,
  • Préparation des dossiers, réponse aux candidats ;

Une fois le recrutement validé :

  • Remettre le kit d’accueil (tenir à jour la liste de remise du kit d’accueil)
  • Vérifier que l’attestation de remise du règlement intérieur et de la charte informatique a été signée ;
  • Rédiger la fiche de poste (à partir de l’offre d’emploi) : document envoyé avec le contrat
  • Vérifier toutes les pièces dans le dossier
  • Préparer le dossier papier de l’agent (chemise et sous-chemises)
  • Enregistrer l’agent dans FIGGO
  • Assurer la déclaration préalable à l’embauche
  • Gérer la déclaration et récupération du TOPAZE (prélèvement à la source)
  • Rechercher du bulletin n°2 (casier judiciaire)
  • Etablir la carte de service (tenir à jour la liste de remise des cartes de service)
  • Tenir le dossier numérique et le dossier papier de l’agent et le mettre à jour

 

Suivi administratif de fin de contrat (départ de l’agent)

Dès que le départ d’un agent est connu et validé :

  • Rédiger le certificat de cessation de paiement des agents contractuels
  • Récupérer carte de service, badge, ordinateur ..
  • Classer le dossier numérique dans « AGENTS PARTIS »
  • Faire du tri (supprimer doublons et documents inutiles) et archiver le dossier papier dans l’armoire des agents partis
  • Pour les fonctionnaires : préparer l’envoi du dossier à l’administration d’origine (en collaboration avec le gestionnaire chargé des fonctionnaires).
  • Suppression dans la base SIRH
  • Mise à jour de l’organigramme (rythme trimestriel)


Suivi des arrêts maladie et des autorisations d’absence ;

En collaboration avec les gestionnaires :

  • Saisir les arrêts maladie dans FIGGO ;
  • Saisir les autorisations d’absence dans FIGGO ;
  • Suivre les arrêts maladie des contractuels (tenue du tableau général)
  • Déclarations de salaire : Saisies sur l’espace CPAM ou MSA

 

Suivi et enregistrement budgétaire :

En collaboration avec la chargée de mission chargée des politiques RH transversales :

  • Établir les bons de commande du service RH ;
  • Valider les services faits dans CONTI ;
  • Mise en paiement des factures dans CONTI.

Assistance sur certains dossiers RH en particulier :

En collaboration avec les gestionnaires et la chargée de mission chargée des politiques RH transversales :

  • Gestion du temps : campagne CET
  • Suivi de l’action sociale : remise de chèques-cadeaux, suivi de la fréquentation de la restauration collective, remise des cartes-cadeaux ou des cartes de réduction … etc.
  • Dialogue social : préparation des dossiers des instances de consultation (comité technique, commission consultative paritaire …)
  • Formation/ Evaluation : suivi du retour des comptes-rendus d’évaluation professionnels (CREP), enregistrement dans les dossiers papiers et dématérialisés, enregistrement dans les dossiers des attestations de formation

 

En appui ponctuel et en renfort des gestionnaires de paye, le cas échéant

  • Apporter une aide sur les dossiers suivants :
  • – la saisie des attestations de fin de contrat sur le site de Pôle Emploi ;
  • – adhésions à la mutuelle sur l’espace dédié /radiation /changement de situation
  • – déclaration des charges et autres tableaux de bord (sous la responsabilité de l’adjoint à la DRH) ;
  • – suivi de l’actualisation des ARE en fonction de la reprise d’activité des agents (sous la responsabilité de l’adjoint à la DRH) 

 COMPÉTENCES REQUISES :

Profil souhaité :

Au moins une première expérience réussie d’assistanat de direction auprès d’un organisme public serait appréciée.

Connaissances

  • Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance
  • Excellente maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
  • Maîtrise de l’agenda électronique
  • Maîtrise d’EXCEL ;
  • Maîtrise des publipostages

Savoir-faire

  • Savoir suivre des informations sur des tableaux de bord
  • Savoir faire des publipostages
  • Savoir rédiger des courriers simples et les mettre en forme
  • Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
  • Savoir gérer les priorités s’il y a plusieurs instructions en même temps
  • Savoir travailler au sein d’une équipe
  • Goût pour la communication interne et externe (sens relationnel) ;

Savoir-être

  • Sens de la hiérarchie
  • Rigueur, disponibilité
  • Sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Qualités relationnelles
  • Aptitude à rendre compte

Niveau de diplôme minimum :

Bac +2 et/ou expérience professionnelle dans ces fonctions.

CONDITIONS PARTICULIERES
(durée du contrat, spécificités du poste, contraintes, sujétions)

Durée du contrat :

Si fonctionnaire :
– Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;
– Soit contrat de détachement de trois ans, renouvelable (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

Si agent non titulaire (contractuel) : contrat de trois ans (Période d’essai de trois mois renouvelable une fois) DOSSIER DE CANDIDATURE Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « place de l’emploi public ».

Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur la plate-forme. Adresser votre dossier de candidature par voie électronique à Estelle CHICOUARD, directrice des ressources humaines : estelle.chicouard@institutdefrance.fr

Indiquer dans l’objet du message : « RECRUT / ASSISTANT DE DIRECTION RH »
Joindre les documents suivants :

– CV et une lettre de motivation,
– Diplôme détenu le plus élevé,
– Dernier compte-rendu d’évaluation, le cas échéant.

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