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ASSISTANT(E) DU SECRETAIRE PERPETUEL

Emploi - 2 décembre 2021

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Offre d’emploi : ASSISTANT(E) DU SECRETAIRE PERPETUEL

RECRUTEUR : Académie des beaux-arts                         SERVICE :  secrétariat général

Date de rédaction de l’offre d’emploi : 29 novembre 2021

Date limite de candidature : 15 décembre 2021

 Date de prise de poste : 1er janvier 2022

 Statut de poste :                     Fonctionnaire : OUI                 Contractuel : OUI

 

Domaine fonctionnel du poste :         SECRETARIAT / ASSISTANCE DE DIRECTION

 Catégorie du poste :  B (ou C confirmé)

Localisation : 23 quai de Conti, 75006 Paris

 

 

A PROPOS DE L’ACADEMIE DES BEAUX-ARTS

L’Académie des beaux-arts est l’une des cinq académies composant l’Institut de France. Compo- sée de 63 membres, 16 membres associés étrangers et 63 correspondants, elle encourage la création artistique dans toutes ses formes d’expression par l’organisation de concours, l’attribution de prix qu’elle décerne chaque année, le financement de résidences d’artistes, l’octroi de subventions et veille à la défense du patrimoine culturel français. Instance consultative des pouvoirs publics, l’Académie conduit également une activité de réflexion sur les questions d’ordre artistique. Afin de mener à bien ces missions, l’Académie des beaux-arts gère son patrimoine constitué de dons et legs, mais également d’importantes fondations culturelles telles que le Musée Marmottan Monet (Paris) et la Bibliothèque Marmottan (Boulogne-Billancourt), la Maison et les jardins de Claude Monet (Giverny), la Villa Ephrussi de Rothschild (Saint-Jean-Cap-Ferrat), la Maison-atelier Lurçat (Paris), la Villa Les Pinsons (Chars) et la Galerie Vivienne (Paris) dont elle est copropriétaire.

 

DESCRIPTION DU POSTE

 

Placé (e) sous l’autorité hiérarchique directe du secrétaire général, l’assistant(e) du secrétaire perpétuel est chargé (e) principalement d’assurer les missions et activités suivantes :

 

  • Gérer les activités quotidiennes du secrétariat du secrétaire perpétuel : gestion, traitement des appels téléphoniques destinés au secrétaire perpétuel, des dossiers (courriers entrants et sortants, notes, archives…) et des parapheurs à la signature du secrétaire perpétuel
  • Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous du secrétaire perpétuel
  • Tenir à jour des listes de diffusion et de contacts
  • Apporter un appui dans l’organisation des déplacements du secrétaire perpétuel
  • Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers
  • Savoir rédiger un courrier simple et le mettre en forme
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers et la composition de dossiers
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
  • Recevoir, filtrer, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques, les courriers électroniques du secrétaire perpétuel 
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

ü  Appréhender le caractère d’urgence et de confidentialité des informations à transmettre

ü  Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent

ü  Rechercher et diffuser des informations

ü  Assurer le contact avec les membres et les correspondants de l’Académie

ü  Assurer la diffusion de l’information au sein du secrétariat général

ü  Accueillir les visiteurs du secrétaire perpétuel et du secrétaire général

ü  Gérer les réceptions (déjeuners et cocktails au Palais et dans l’appartement de réception) du secrétaire perpétuel et de l’Académie

ü  Organiser le planning du chauffeur-coursier de l’Académie

  • Se coordonner avec les autres assistantes du secrétariat général

 

COMPETENCES REQUISES :

 

Connaissances

 

  • Excellente maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
  • Excellente maîtrise de la gestion de multiples agendas
  • Maîtrise de la langue française, notions en anglais et maîtrise des usages de correspondance

 

Savoir-faire

 

  • Comprendre rapidement de l’environnement de l’Académie et de l’Institut et de leur fonctionnement ;
  • Organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Appréhender le caractère d’urgence et de confidentialité des informations à transmettre 
  • Goût pour la communication interne et externe
  • Grand sens de la discrétion (connaissance de sujets sensibles)
  • Excellent sens du relationnel 
  • Gestion des priorités
  • Autonomie, initiative et sens des responsabilités ;
  • Réactivité, rapidité d’exécution, grande disponibilité 

 

Savoir-être

 

  • Rigueur, disponibilité
  • Très grand sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Excellentes qualités relationnelles
  • Aptitude à rendre compte

 

 

Conditions particulières (spécificités du poste, contraintes, sujétions) :

 

Durée du contrat : – si fonctionnaire : contrat de détachement d’un an, renouvelable (garantie de la situation administrative, statutaire et financière) – si agent non titulaire (contractuel) : CDI

 

Sujétions


Sujétions en fonction des événements. Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements. Horaires tenant compte des contraintes de l’agenda du secrétaire perpétuel, et le cas échéant du secrétaire général.

 

 

ENVOI DU DOSSIER DE CANDIDATURE

 

Informations complémentaires :

Adresser le dossier de candidature par voie électronique à Cyril BARTHALOIS, secrétaire général cyril.barthalois@academiedesbeauxarts.fr

 

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE / ASSISTANT(E) DU SECRETAIRE PERPETUEL DE L’ACADEMIE DES BEAUX-ARTS

 

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

 

 

–      un CV

–      le dernier diplôme obtenu

 

 

–      une lettre de motivation

–      les 2 derniers compte-rendu d’évaluation

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