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CHARGÉ(E) DE MISSION AUPRÈS DU SECRÉTAIRE GÉNÉRAL ( Académie des inscriptions et belles-lettres)

Emploi - 1 février 2021

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Chargé(e) de mission auprès du Secrétaire Général

À PROPOS DE L’ACADÉMIE DES INSCRIPTIONS ET BELLES-LETTRES :

Fondée en 1663, sous le règne de Louis XIV et à l’initiative de Colbert, l’Académie des Inscriptions et BellesLettres est l’une des cinq Académies de l’Institut de France. Installée depuis 1805 dans le Palais de l’Institut, elle était à l’origine chargée de trouver les devises latines et françaises destinées à être inscrites sur les édifices, les médailles et les monnaies du roi. Dès 1701, une réforme lui donna la mission qui est restée la sienne et que consignent ses derniers statuts en lui enjoignant de favoriser les progrès et la diffusion des connaissances dans
les domaines suivants : histoire et étude des monuments et documents de l’Antiquité, du Moyen Âge, de la Renaissance et de l’Âge classique ; Orientalisme ; sciences humaines appliquées aux langues et civilisations. Instance nationale, l’Académie exerce une fonction de conseil et d’expertise auprès des autorités publiques pour les questions relevant de sa compétence. Elle peut leur présenter des recommandations. Elle suit les études, dresse des bilans, évalue l’état de la recherche en France dans le contexte international. Elle participe
au contrôle d’établissements de recherche à l’étranger et donne un avis sur la nomination à des postes de grandes institutions françaises d’enseignement et de recherche. Elle mène une action de promotion et de valorisation de la recherche dans les domaines de son ressort notamment en distribuant prix et récompenses diverses. Elle publie ses travaux et les grandes collections dont elle assume la charge. Personne morale de droit public à statut particulier, détentrice d’une longue tradition et d’un grand prestige
international, l’Académie des inscriptions et Belles-Lettres est un « conservatoire » (un lieu où l’on « sauve » et où l’on maintient vivante la mémoire humaine) mais aussi un « laboratoire » (un lieu vivant et foisonnant où s’élabore la recherche sur l’homme, ses sociétés et ses cultures). Située au 23 quai Conti, dans le VIe arrondissement de Paris, l’Académie des Inscriptions et Belles-Lettres est l’une des cinq académies constitutives de l’Institut de France.

À PROPOS DU SERVICE
Le secrétariat de l’Académie des Inscriptions et Belles-Lettres assure le fonctionnement général de
l’Académie ; il est composé d’une dizaine de collaborateurs placés sous la responsabilité de son secrétaire
général : chargés de mission, chargés de publications, secrétaires, infographiste, reprographe.

DESCRIPTION DU POSTE
Placé (e) sous la responsabilité hiérarchique directe du secrétaire général de l’Académie des Inscriptions et
Belles-Lettres, le (la) titulaire du poste est chargé (e) des missions énoncées ci-dessous :

1. Activités financières et comptables
• Gestion financière (recettes de l’ordre d’une cinquantaine par an, dépenses ─ dont prix de l’Académie – de
l’ordre de 300 par an ; saisie des informations dans le progiciel Cegid) ;
• suivi des régies de dépenses et de recette ;
• Achats de fournitures et matériels ;
• Suivi des inventaires et des stocks ;
• Aide à l’organisation et au déroulement des cérémonies sous la Coupole, des colloques, des réunions
internationales et des remises de grands prix (10 à 12 manifestations par an), des dîners et déjeuners (1 à 5
par an) ; suivi des commandes, service fait, relation avec les prestataires, contrats des maitres d’hôtel ;
• Participation au suivi de la gestion des immeubles de l’académie ;
• Élaboration des ordres de missions et remboursement des frais ;
• Mise à jour d’un tableau de bord réunissant également des données RH

2. Activités juridiques
• Aide à la mise en place et suivi des marchés publics et accords-cadres ;
• Rédaction et suivi de conventions et contrats ;
• Aide à la mise en place des nouvelles fondations et d’approbation de dons.

3. Ressources humaines
• Participation à la mise en place des recrutements et des contrats de travail ;
• Gestion des congés, des CET, des titres restaurant et de la formation ;
• Rédaction du bilan social annuel ;
• Participation à la préparation des comités techniques en assistance du secrétariat permanent.

4. Activités complémentaires
En tant que de besoin, le titulaire du poste peut être appelé :
• à accueillir le public (manifestations et séances)
• à prendre des notes ;
• à assurer le classement des archives ;
• à apporter son aide au secrétaire général

COMPÉTENCES REQUISES :
Connaissances
• Connaissance des acteurs de la Fonction publique en général, et du milieu de la recherche en particulier ;
• Connaissance du plan comptable général et de la comptabilité analytique ;
• Connaissance des niveaux de responsabilités et des documents de la chaîne financière et comptable ;
• Bonne maîtrise dans l’utilisation de progiciels comptables ;
• Bonne connaissance de la réglementation touchant aux marchés publics et sérieuse expérience
opérationnelle en la matière
• Notion en droit des fondations, immobilier, droit notarié ;
• Bonne expérience en gestion des ressources humaines ;
• Maîtrise des logiciels Word et Excel indispensable (bonnes notions pour la création et la mise jours de tableaux
croisés dynamiques) ;
• Maîtrise des outils de communications multimédia (internet, courrier électronique) et connaissance du travail
en réseau (utilisation de zones de partage) ;
• Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance – anglais souhaité ;
Savoir-faire
• Savoir rédiger des actes administratifs, juridiques, financiers : qualités rédactionnelles attendues
• Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité d’autonomie et d’adaptation aux outils
• Savoir classer, ordonner et archiver
• Savoir rendre compte, savoir résoudre les problèmes,
Savoir-être
• Excellentes qualités relationnelles (sens de l’accueil, de la courtoisie, respect du protocole)
• Être réactif et disponible
• Être organisé, méthodique, rigoureux
• Bonne présentation, rigueur, disponibilité
• Sens de la discrétion et de la confidentialité

Niveau de diplôme minimum requis : master 1 ou 2 (au moins BAC + 4 ou + 5)
• Une expérience professionnelle dans un domaine similaire serait appréciée.

CONDITIONS PARTICULIÈRES
(durée du contrat, spécificités du poste, contraintes, sujétions)
Le poste est proposé en priorité à un fonctionnaire titulaire de catégorie A, issu d’une des trois
fonctions publiques.
Durée du contrat :
Si fonctionnaire :
– Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;
– Soit détachement, pour une première période d’un an, renouvelable ensuite par période de trois ans
(garantie de la situation administrative, statutaire et financière)
Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée (moins d’un an)
Sujétions
sujétions en fonction des événements de l’académie.
Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements.

DOSSIER DE CANDIDATURE
Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « place de l’emploi public ». Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur la plate-forme.
Adresser votre dossier de candidature à Monsieur le secrétaire général de l’Académie des inscriptions et belles-lettres par voie électronique à l’adresse suivante : secretairegeneral@aibl.fr (avec copie à secretariat1@aibl.fr).

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE/ CHARGE (E) DE MISSION
Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :
– CV
– Lettre de motivation,
– Diplôme détenu le plus élevé,
– Dernier arrêté d’avancement d’échelon (fonctionnaire)
– Dernier compte-rendu d’évaluation, le cas échéant.

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