DEVENIR MÉCÈNE

CHARGÉ (E) DE MISSION

Emploi - 6 janvier 2022

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Offre d’emploi : CHARGÉ DE MISSION (H/F)

Date de rédaction de l’offre d’emploi : 22 décembre 2021

POSTE :  CHARGÉ (E) DE MISSION

RECRUTEUR : ACADEMIE DES INSCRIPTIONS ET BELLES LETTRES

SERVICE :  SECRETARIAT GENERAL

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 28 février 2022

 

DATE DE PRISE DE POSTE SOUHAITÉE : poste susceptible d’être vacant

 

DOMAINE FONCTIONNEL DU POSTE : ADMINISTRATION GENERALE

 

CATEGORIE DU POSTE :  A ou B

 

LOCALISATION : 23 quai de Conti – 75006

 

A PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Depuis 1795, l’Institut de France propose aux cinq académies (française, inscriptions et belles-lettres, sciences, beaux-arts, sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour travailler au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions. Il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques, et de nombreuses demeures et collections (le château de Chantilly, le musée Jacquemart-André, la villa Kérylos …). L’Institut de France et les cinq académies accueillent de nombreuses personnalités comme le Président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’état et personnalités étrangères et enfin les membres de l’Institut pour leur séance hebdomadaire.

 

A PROPOS DE L’ACADEMIE DES INSCRIPTIONS ET BELLES-LETTRES

Fondée en 1663, sous le règne de Louis XIV et à l’initiative de Colbert, l’Académie des Inscriptions et Belles-Lettres est l’une des cinq Académies de l’Institut de France. Installée depuis 1805 dans le Palais de l’Institut, elle était à l’origine chargée de trouver les devises latines et françaises destinées à être inscrites sur les édifices, les médailles et les monnaies du roi. Dès 1701, une réforme lui donna la mission qui est restée la sienne et que consignent ses derniers statuts en lui enjoignant de favoriser les progrès et la diffusion des connaissances dans les domaines suivants : histoire et étude des monuments et documents de l’Antiquité, du Moyen Âge, de la Renaissance et de l’Âge classique ; Orientalisme ; sciences humaines appliquées aux langues et civilisations.

Instance nationale, l’Académie exerce une fonction de conseil et d’expertise auprès des autorités publiques pour les questions relevant de sa compétence. Elle peut leur présenter des recommandations, éventuellement avec d’autres Compagnies de l’Institut de France. Elle suit les études, dresse des bilans, évalue l’état de la recherche en France dans le contexte international. Elle participe au contrôle d’établissements de recherche à l’étranger et donne un avis sur la nomination à des postes de grandes institutions françaises d’enseignement et de recherche. Elle mène une action de promotion et de valorisation de la recherche dans les domaines de son ressort notamment en distribuant prix et récompenses diverses. Elle publie ses travaux et les grandes collections dont elle assume la charge.

Personne morale de droit public à statut particulier, détentrice d’une longue tradition et d’un grand prestige international, l’Académie des inscriptions et Belles-Lettres est un « conservatoire » (un lieu où l’on « sauve » et où l’on maintient vivante la mémoire humaine) mais aussi un « laboratoire » (un lieu vivant et foisonnant où s’élabore la recherche sur l’homme, ses sociétés et ses cultures).

Située au 23 quai Conti, dans le VIe arrondissement de Paris, l’Académie des Inscriptions et Belles-Lettres est l’une des cinq Académies constitutives de l’Institut de France dont l’une des missions consiste à fournir à ces dernières un cadre harmonieux pour qu’elles puissent œuvrer au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif.

 

A PROPOS DU SECRETARIAT GENERAL DE L’ACADEMIE

Le secrétariat de l’Académie des Inscriptions et Belles-Lettres assure le fonctionnement de l’Académie. Il est composé d’une dizaine de collaborateurs placés sous la responsabilité de son secrétaire général : chargés de mission, chargés d’édition, secrétaires, infographiste, reprographe …

 

Description du poste :

Placé (e) sous la responsabilité hiérarchique directe du secrétaire général de l’Académie des Inscriptions et Belles-Lettres, le (la) titulaire du poste est chargé (e) des missions énoncées ci-dessous :

 

  1. Activités financières et comptables
  • Gestion financière (recettes de l’ordre d’une cinquantaine par an, dépenses ─ dont prix de l’Académie – de l’ordre de 300 par an ; saisie des informations dans le progiciel Cegid) ;
  • suivi des régies de dépenses et de recette ;
  • Achats de fournitures et matériels ;
  • Suivi des inventaires et des stocks ;
  • Aide à l’organisation et au déroulement des cérémonies sous la Coupole, des colloques, des réunions internationales et des remises de grands prix (10 à 12 manifestations par an), des dîners et déjeuners (1 à 5 par an) ; suivi des commandes, service fait, relation avec les prestataires, contrats des maitres d’hôtel ;
  • Participation au suivi de la gestion des immeubles de l’académie ;
  • Elaboration des ordres de missions et remboursement des frais ;
  • Mise à jour d’un tableau de bord réunissant également des données RH

 

  1. Activités juridiques
  • Aide à la mise en place et suivi des marchés publics et accords-cadres ;
  • Rédaction et suivi de conventions et contrats ;
  • Aide à la mise en place des nouvelles fondations et d’approbation de dons.

 

  1. Ressources humaines
  • Participation à la mise en place des recrutements et des contrats de travail ;
  • Gestion des congés, des CET, des titres restaurant et de la formation ;
  • Rédaction du bilan social annuel ;
  • Participation à la préparation des comités techniques en assistance du secrétariat permanent.

 

  1. Activités complémentaires

En tant que de besoin, le titulaire du poste peut être appelé :

  • à accueillir le public (manifestations et séances)
  • à prendre des notes ;
  • à assurer le classement des archives ;
  • à apporter son aide au secrétaire général.

 

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances

Connaissance des niveaux de responsabilités et des documents de la chaîne financière et comptable ;

  • Connaissance du plan comptable général et de la comptabilité analytique ;
  • Expérience professionnelle dans l’utilisation de progiciels comptables ;
  • Bonne connaissance de la réglementation touchant aux marchés publics

Connaissance des acteurs de la Fonction publique en général, et du milieu de la recherche en particulier ;

  • Notions juridiques en droit des fondations, immobilier, droit notarié ;
  • Maîtrise des logiciels Word et Excel indispensable (bonnes notions pour la création et la mise jours de tableaux croisés dynamiques) ;
  • Maîtrise des outils de communications multimédia (internet, courrier électronique)

Connaissance du travail en réseau (utilisation de zones de partage) ;

  • Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance – anglais souhaité ;

 

Une expérience opérationnelle dans le domaine des ressources humaines et dans le domaine des marchés publics serait un atout supplémentaire.

 

Savoir-faire

 

  • Savoir rédiger des actes administratifs, juridiques, financiers : qualités rédactionnelles attendues
  • Savoir tenir des tableaux de bord
  • Savoir lire des procédures et les mettre en application
  • Savoir analyser des documents budgétaires et financiers
  • Savoir comprendre rapidement les relations entre les différents services
  • Savoir s’adapter rapidement à un environnement professionnel nouveau
  • Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Savoir travailler seul en autonomie et savoir résoudre les problèmes
  • Savoir classer, ordonner et archiver
  • Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique

Savoir-être

  • Excellentes qualités relationnelles (sens de l’accueil, de la courtoisie, respect du protocole)
  • Être réactif et disponible
  • Être organisé, méthodique, rigoureux
  • Bonne présentation, rigueur, disponibilité
  • Sens de la discrétion et de la confidentialité

Niveau de diplôme minimum requis : master 1 ou 2 (au moins BAC + 4 ou + 5)

• Une expérience professionnelle dans un domaine similaire serait appréciée.

 

 

CONDITIONS PARTICULIERES (durée du contrat, spécificités du poste, contraintes, sujétions) 

 

Durée du contrat :

Si fonctionnaire :

–          Soit contrat de détachement d’un an, renouvelable avec garantie de la situation administrative, statutaire et financière ;

Si agent non titulaire (contractuel) : CDD de trois ans avec une période d’essai de trois mois, renouvelable une fois

 

Sujétions

Horaires décalés parfois en fonction des événements et des manifestations

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

 

Adresser le dossier de candidature à

Monsieur le secrétaire général de l’Académie des inscriptions et belles-lettres par voie électronique à l’adresse : secretairegeneral@aibl.fr

Copie à secretariat2@aibl.fr

 

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE/ CHARGE (E) DE MISSION / AIBL

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

–  CV

–  Lettre de motivation,

–  Recommandation éventuelle

–  Dernier compte-rendu d’évaluation, le cas échéant

–  Diplôme le plus élevé obtenu

 

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