DEVENIR MÉCÈNE

CHEF(FE) DU SERVICE INTÉRIEUR

Emploi - 25 juillet 2022

Référence du site « place de l’emploi public » :

Date de rédaction de l’offre d’emploi : 11 juillet 2022

Poste : CHEF(FE) DU SERVICE INTÉRIEUR

Recruteur : INSTITUT DE FRANCE

Affectation : Direction des services administratifs

Date limite de candidature : 31 août 2022

Date de prise de poste : 1er octobre 2022

Domaine fonctionnel du poste : AFFAIRES GÉNERALES – INTENDANCE – SÉCURITÉ

Catégorie du poste : A

Localisation : 23 quai de Conti – 75006 PARIS


À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères. Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

À PROPOS DU SERVICE

Pour assurer ses missions, l’Institut de France s’appuie sur environ 130 personnes.

La direction des services administratifs (DSA) assure le bon fonctionnement général du Palais (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 quai de seine) où cohabitent l’Institut et les 5 académies. Pour cela, la DSA s’appuie sur 4 services de fonctions-support : Service des affaires juridiques et des archives, Service des ressources humaines, Service des systèmes d’information, Service intérieur (affaires générales et poste central de sécurité).

La DSA est également chargée des grandes missions de l’Institut, au service des 5 académies  : « perpétuer, soutenir et éclairer » et s’appuie sur 6 services  : Service du patrimoine et des collections ; Service du développement et du mécénat ; Service des fondations ; Service de la communication et des relations publiques » ; Service de la valorisation économique et immobilière et Service des actions culturelles et pédagogiques.

Au sein de la direction des services administratifs de l’Institut de France, le service intérieur regroupe des missions transversales assurées au bénéficie de l’Institut et des cinq académies, et plus particulièrement en ce qui concerne les activités du Palais, l’accueil du public, la sécurité des biens et des personnes.

Le service intérieur est composé d’environ 35 agents assurant la sécurité, l’intendance (le ménage, l’entretien, la logistique), l’accueil des académiciens et des invités au Palais, les achats de fournitures. Le service intérieur s’appuie sur des agents administratifs, des agents d’entretiens et de service, et huissiers ainsi qu’un régisseur sons et lumière et un technicien. Le service intérieur est composé des unités suivantes :  

  1. La régie des évènements – Sons, Lumière, Images (vidéo)

La régie Sons et Lumière, composée d’un régisseur et d’un technicien en collaboration avec le service communication,  l’Auditorium, le service des actions culturelles et pédagogiques ainsi que  le service des systèmes d’information et le pôle intendance. La régie Sons et Lumière a pour missions principales d’assurer l’installation et la mise en œuvre des moyens techniques (son, lumière, image) et humains nécessaires à la réalisation des événements, organisés en interne dans la cadres des travaux académiques ou accueillis, se déroulant dans les espaces de l’Institut de France ainsi que le fonctionnement technique de la radio en ligne Canal Académies.

La régie est aussi sollicitée pour l’organisation d’événements non académiques pouvant se dérouler à l’Institut de France et organisés principalement par le service de la communication et des relations publiques (Journées du Patrimoine, Nuit blanche, Nuit des idées, Patrimoine en poésie…).

 

  • Assurer la régie générale Son, Lumière Images des événements

Montage vidéo, mises à jour du matériel, installer et accompagner techniquement les intervenants extérieurs, assurer la captation audio et vidéo des événements le cas échéant, préparer, ajuster les moyens techniques (lumière, son, audiovisuel, retransmissions), vérifier, implanter et régler les équipements nécessaires à la réalisation des événements attendus ….

  • Régie de la grande salle des séances et de la Coupole
  • Régie de l’Auditorium et projets de modernisation : Etude technique, assistance appel d’offres, analyse des offres, études d’exécution des travaux, mise en service de l’ensemble des installations
  • Régie de la radio Canal Académies : enregistrement et le montage des émissions réalisées en studio,, réalisations des émissions enregistrées hors studio,captation et diffusion des séances et travaux académiques selon les attentes. Projets de modernisation de Canal académies : Etude technique, appel d’offres pour le marché public de fourniture et installation audiovisuelles – analyse des offres ; approvisionnement et installation des nouveaux  équipements ;  Enregistrement son et captation diffusion streaming une fois le studio réalisé. Nécessitant une à deux personnes pour l’exploitation et  pour chaque émission en fonction de la demande.
  • Fondation Del Duca : Suivi des prestataires pour installation Visio et mise à jour matériel, Installation et réception
  • 5 Académies  et fondations des académies : conseils avec assistance ; Préparation, répétition, test, exploitation assistance préparation streaming captation ou autre.
  1. Le poste central de sécurité

Le poste central sécurité de l’Institut de France, au service de l’Institut et des académies, assure la sécurité du site et des personnes présentes 24h/24h et 7 jours sur 7, veille au respect du protocole lors des évènements de l’Institut et des académies. Le PC contrôle l’accès à l’enceinte de l’établissement (19,23 et 25 quai de Conti) des personnes et des véhicules.  Le PC sécurité s’appuie sur un responsable de service, 5 agents de sécurité SIAPP2 et 5 agents de sécurité SIAPP1.

  • Contrôle d’accès aux locaux :
  • Gestion du système de sécurité incendie :
  • Secours aux personnes :
  • Gestion des ascenseurs : vérification de leur sécurité et leurs bons fonctionnements

 

  1. Le pôle intendance du Palais
  • Assurer le suivi et contrôle de la gestion de la réservation des espaces du Palais via le nouveau logiciel informatique CONDECO. Désormais, toute demande passera par une demande dématérialisée.
  • Coordonner tous les aspects de l’activité événementielle, suivre la préparation, la mise en place et le bon déroulement des réunions et événements accueillis au Palais.
  • Veiller au bon entretien des espaces,
  • Organiser et s’assurer de la bonne exécution des missions de l’équipe d’huissiers et agents d’entretien en s’appuyant sur l’expertise de chacun (séance, courrier, maître d’hôtel…)
  • Mettre en place les procédures et outils afin de :
  • Répartir les tâches au vu de l’agenda et assurer leur bonne exécution,
  • Centraliser les besoins de consommables pour transmission au pôle achats (pour les salles, salon des académiciens…).
  • La mission des agents d’entretien et de service consiste à assurer le ménage et l’entretien de l’ensemble des salles, salons, bureaux de l’Institut et des Académies (sauf certaines zones précises occupées par les Académies confiées à des prestataires extérieurs).
  1. Le pôle achats
  • Rationaliser les procédures de suivi des consommations et refacturation,
  • Rassembler l’ensemble des besoins des services de l’Institut et des Académies en termes de fournitures et de consommables,
  • Procéder à l’analyse des besoins dans leur globalité et rechercher les prestataires adaptés,
  • Préparer les procédures adaptées à l’ampleur des besoins : bons de commande, marchés…
  • Assurer le suivi des commandes, envoi, réceptions, distribution et facturations,
  • Tenir le listing des prestataires et fournisseurs (en application de règles de la RGPD),
  • Tenir à jour l’état des stocks de l’ensemble des consommables,
  • Préparer et suivre le budget du service intérieur,
  • Tenir la régie d’avances et de recettes

DESCRIPTION DU POSTE
Placé sous l’autorité du chancelier de l’Institut de France, le chef du service intérieur relève de la responsabilité hiérarchique directe du directeur des services administratifs. Sa mission peut s’étendre à la maîtrise opérationnelle de certaines manifestations ou au concours apporté pour certaines actions à la demande du directeur des services administratifs.

 

Les missions du chef du service intérieur concernent plus particulièrement :

  • Management de nombreux agents (remplacements, planning ..)
  • Intendance et fonctionnement général intérieur du Palais (ménage, entretien, accueil, fournitures, courrier …) ;
  • Réservation des espaces (gestion des salles)
  • Gestion de l’occupation des locaux (attribution des espaces de travail, gestion des caves, des espaces libérés par le départ des archives …)
  • Mise à disposition des salles du palais pour les Académies et l’Institut avec une attention particulière portée tant aux aspects de planification que du contenu de la programmation : coordination, instruction,…
  • Mise en place de procédures
  • Suivi de la qualité des conditions d’accueil et de sécurité
  • Coordination des prestations extérieures
  • Gestion des évènements : Coupole, Remise de prix (Fondations ou partenaires Institut)
  • Suivi des travaux et entretien du portefeuille immobilier de l’Institut

COMPÉTENCES REQUISES :

Savoir-faire

  • Excellentes capacités relationnelles
  • Excellentes capacités organisationnelles
  • Excellentes capacités managériales
  • Excellentes capacités à animer des équipes aux fonctions très différentes
  • Bonne maîtrise des relations entre l’Institut et les académies
  • Maîtrise de tous les sujets relatifs aux moyens généraux et à la sécurité des biens et des personnes
  • Maîtrise du pack office

Savoir-être

  • Être fiable, autonome, rigoureux ;
  • Se montrer force de proposition ;
  • Savoir gérer les priorités et les projets multiples en parallèle ;
  • Excellente expression orale ;
  • Savoir être disponible et avoir le sens des responsabilités ;
  • Savoir rendre compte régulièrement.

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Durée du contrat :

Si fonctionnaire :

  • Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;
  • Soit contrat de détachement d’un an, renouvelable par période de trois ans (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

Si agent non titulaire (contractuel) : CDD 3 ans

 

Sujétions

Fortes sujétions en fonction des événements.

Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Place de l’emploi public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.

Adresser votre dossier de candidature à Madame Pascale LANOT, directrice adjointe des services  par voie électronique à l’adresse : pascale.lanot@institutdefrance.fr

Copie : valerie.martin@institutdefrance.fr Estelle.chicouard@institutdefrance.fr

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE / CHEF (FE) DU SERVICE INTERIEUR

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

  • un CV
  • une lettre de motivation,
  • le diplôme détenu le plus élevé

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