DEVENIR MÉCÈNE

INSTITUT DE FRANCE – ASSISTANT(E) DE DIRECTION AUPRES DU DIRECTEUR DES SERVICES

Emploi - 1 juin 2022

Découvrir l’offre d’emploi
Offre d’emploi : Assistant(e) de direction auprès du directeur des services (H/F)

 

Poste : Assistant (e) de direction auprès du directeur des services

Recruteur : INSTITUT DE FRANCE

 

Affectation : Direction des services administratifs

 

Date limite de candidature : 30 juin 2022

 

Date de prise de poste : 1er septembre 2022

 

Domaine fonctionnel du poste : ASSITANCE DE DIRECTION / SECRETARIAT

 

Catégorie du poste : B

 

Localisation : 23 quai Conti – 75 006 Paris

 

 

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.

Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

 

A PROPOS DU SERVICE

La direction des services administratifs (DSA) comprend l’ensemble des fonction-support de l’Institut de France pour le bon fonctionnement général du Palais et l’ensemble de ses services (chancellerie, service des affaires juridiques, service de sécurité, service intérieur, service patrimoine et travaux, service communication, service ressources humaines, service des archives). La DSA se met au service des 5 Académies en tant que de besoin.

 

DESCRIPTION DU POSTE

Placé (e) sous l’autorité hiérarchique directe du directeur des services administratifs de l’Institut de France, l’assistant (e) de direction, en binôme avec une assistante de direction, est chargé (e) de gérer

les activités quotidiennes du secrétariat du chancelier, du directeur des services administratifs et de la directrice-adjointe :

  • gestion, traitement des appels téléphoniques et des dossiers (courriers entrants et sortants, notes, archives…) ;
  • Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous;
  • Tenir à jour des listes de diffusion et de contacts ;
  • Apporter un appui dans l’organisation des déplacements ;
  • Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers ;
  • Savoir rédiger un courrier simple et le mettre en forme ;
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers et la composition de dossiers ;
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
  • Recevoir, filtrer, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques, les courriers électroniques ;
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;

ü  Appréhender le caractère d’urgence et de confidentialité des informations à transmettre ;

ü  Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent ;

ü  Rechercher et diffuser des informations ;

ü  Assurer la diffusion de l’information au sein de la direction des services administratifs (une soixantaine d’agents) ;

ü  Accueillir les visiteurs

ü  Gérer les réceptions, en collaboration avec l’huissier-maître d’hôtel ;

COMPETENCES REQUISES :

Savoirs – formation initiale

  • Excellente maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
  • Excellente maîtrise de la gestion de multiples agendas
  • Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance
  • Excellente connaissance du protocole
  • Capacité rédactionnelle (réponses simples au courrier du chancelier)

 

Formation initiale :  formation BTS assistant de direction,  ou formation juridique (Bac + 2 minimum)

Une première expérience sur un poste similaire serait un atout supplémentaire.

 

Savoir-faire

  • Comprendre rapidement de l’environnement de l’Institut et des Académies et de leur fonctionnement ;
  • Organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Appréhender le caractère d’urgence et de confidentialité des informations à transmettre 
  • Goût pour la communication interne et externe ;
  • Grand sens de la discrétion (connaissance de sujets sensibles)
  • Excellent sens du relationnel ;
  • Gestion des priorités ;
  • Autonomie, initiative et sens des responsabilités ;
  • Réactivité, rapidité d’exécution, grande disponibilité ;

Savoir-être

  • Rigueur, disponibilité
  • Très grand sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Excellentes qualités relationnelles
  • Aptitude à rendre compte

 

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Durée du contrat :

 

Si fonctionnaire :

  • Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;
  • Soit contrat de détachement d’un an, renouvelable par période de trois ans (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée de 3 ans avec période d’essai de trois mois.

 

Sujétions

 

Fortes sujétions en fonction des événements.

Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Place de l’emploi public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.

 

 

Adresser votre dossier de candidature à Madame la directrice-adjointe des services par voie électronique à l’adresse : pascale.lanot@institutdefrance.fr

 

Copie : valerie.martin@institutdefrance.fr

 

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE / ASSISTANT (E) DE DIRECTION DSA

 

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

  • un CV
  • une lettre de motivation,
  • le diplôme détenu le plus élevé

 

Cela peut

vous intéresser

Retour haut de page