Poste : CHARGE DE MISSION RH (H/F)
Recruteur : INSTITUT DE FRANCE
Affectation : DIRECTION DES SERVICES
Date limite de candidature : 30 juin 2023
Date de prise de poste : 1er septembre 2023
Domaine fonctionnel du poste : RESSOURCES HUMAINES
Catégorie du poste : A (ou B très confirmé)
Localisation : 23 quai Conti – 75 006 PARIS
À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE
Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.
Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/
À PROPOS DE LA DIRECTION
Pour assurer ses missions, l’Institut de France s’appuie sur environ 130 personnes.
La direction des services administratifs (DSA) et la direction des services financiers (DSF) assurent le bon fonctionnement général du Palais (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de Seine) où cohabitent l’Institut et les 5 académies.
Pour cela, la DSA s’appuie sur 4 services de fonctions-support : Service des affaires juridiques et des archives, Service des ressources humaines, Service des systèmes d’information, Service intérieur (affaires générales et poste central de sécurité).
La DSA est également chargée des grandes missions de l’Institut, au service des 5 académies : « perpétuer, soutenir et éclairer » et s’appuie sur 6 services : Service du Monuments et collections ; Service Mécénat et développement ; Service des fondations ; Service culturel ; Service de la communication et des relations publiques ; Service de la valorisation patrimoniale
LE SERVICE
Le service des ressources humaines propose, définit et met en œuvre la politique de ressources humaines adaptée à la stratégie et au projet de l’Institut de France. Il apporte assistance et conseil au directeur des services administratifs de l’Institut de France et aux secrétaires généraux des cinq académies. Le service RH assure la mise en œuvre de l’ensemble des procédures de gestion collective des RH : campagnes de recrutement, de mobilité et de promotion, paye, plan de formation, retraite et prend en charge l’ensemble des actes administratifs de gestion individuelle (contrats, documents de liaison de paye, gestion et suivi des carrières), pour plus de 500 agents.
Le service contribue à l’élaboration du budget des dépenses de personnel en relation avec la direction des services financiers et les 5 académies.
Le service RH contribue à l’élaboration du plan de formation et au dialogue social, organise la concertation avec les représentants des personnels (comités techniques, commission consultative paritaire, …). Il prépare la tenue des élections (listes électorales, campagnes d’information.) Elle dirige la réalisation d’enquêtes, d’études et de statistiques (bilan social, rapport d’activité, enquêtes ministérielles …). Il accompagne les personnes et les services dans le règlement de situations difficiles. Outre la cheffe de service, le service comprend 1 adjointe, trois gestionnaires, 3 chargés de mission.
DESCRIPTION DU POSTE
Placé sous l’autorité hiérarchique de la cheffe de service et sous l’autorité fonctionnelle de l’adjointe, le chargé de mission RH est chargé d’assurer la gestion administrative de fonctionnaires, principalement affectés par le ministère de l’enseignement supérieur, d’assurer le pilotage de la masse salariale et de présenter le bilan social.
Il exerce en outre les fonctions d’administrateur du logiciel de gestion des absences.
Il a également des missions générales transversales au service.
Ses missions principales sont les suivantes :
· Gestion du temps
Le chargé de mission RH est administrateur de l’application TIMMI absences
Suivi des demandes de congés, absences pour maladie, jours RTT à déduire, autorisations d’absence ;
Etablissement de la fiche de congés RTT et mise en jour de la fiche en cas de départ anticipé
Suivi du compte épargne temps (CET) de l’agent
Etablissement du solde de congés, RTT et CET au départ de l’agent
· Gestion de la médecine du travail
Convocation auprès du médecin de prévention
Tableaux de bord
Relations avec le médecin du travail
Suivi des décisions du comité médical ministériel
· Etablissement du bilan social de l’Institut de France
· Pré-liquidation de la paye sur WINPAIE en relation avec la DRFIP
Etablissement des états liquidatifs liés à la paye dans WINPAIE ;
Saisie des mouvements de paye dans le logiciel WINPAIE ;
Vérification des données de paye et mesures correctives en relation avec la DRFIP ;
Validation de la paye générale et exploitation des états pdf édités par la DRFIP ;
Suivi statistique et requêtes WINPAIE ;
Etablissement du montant du pour la RAFP sur les primes et indemnités perçues par les fonctionnaires sur les fonds propres ;
Suivi de la planification du calendrier des paies ;
Vérification et contrôle des bulletins pour le portefeuille de dossiers confiés ;
Simulations financières pour les situations individuelles impactant la rémunération (établissement des fiches financières, comparaison de rémunérations) ;
Suivi de l’évolution de la réglementation relative à la paye ;
Mise en place de procédures de contrôles.
· Gestion administrative des fonctionnaires
Finaliser le recrutement des agents titulaires ;
Contact avec leur l’administration d’origine ;
Gestion administrative des agents titulaires ;
Alimentation des tableaux de bord ;
Suivi des effectifs des postes délégués par les ministères
Suivi des crédits indemnitaires octroyés par les ministères
Tableau des interlocuteurs et référents par ministère
Rédaction des actes administratifs :décisions, contrats, courriers
Analyse des situations individuelles particulières pour aide à la décision ;
Promotions, avancements : suivi de la carrière des fonctionnaires ;
Instruction des dossiers accident du travail, d’Allocations de retour à l’Emploi (ARE), le cas échéant ;
Suivi des contrats, avenants, suivi des échéances (tableaux de bord) et des fins de contrat,
Contrats de détachement de tous les fonctionnaires, y compris ceux payés sur le budget des fonds propres
Suivi des postes délégués dans le cadre d’un établissement non RCE du ministère de l’Education nationale et de l’enseignement supérieur (sans responsabilité à compétence élargie)
· Gestion du plafonds d’emplois et de masse salariale du programme budgétaire 150
· Gestion de la campagne de transformation d’emplois
· Suppléance :
A la demande de l’adjointe, le chargé de mission RH peut assurer la suppléance d’un autre collègue, en cas d’absence. Le chargé de mission peut être amené à établir des tableaux de bord, à mettre en place de nouvelles procédures ou à basculer les données vers un SIRH.
Il peut contribuer à l’amélioration des procédures de paye et gestion administrative.
Sous la responsabilité de l’adjointe à la cheffe de service, le chargé de mission RH peut être amené à établir des tableaux de bord, à mettre en place de nouvelles procédures ou à basculer les données vers un SIRH. Il peut contribuer à l’amélioration des procédures de paye et gestion administrative.
Profil recherché / Compétences requises
Connaissances
- Bien connaître statut de la fonction publique, en particulier des fonctionnaires
- Maîtriser le logiciel WINPAIE ou pratiquer la paye à façon (pré liquidation)
- Avoir été en poste dans un bureau de gestion de fonctionnaires titulaires
- Excellente connaissance des techniques de paye ;
- Bonnes connaissances des composantes des bulletins de salaire des agents de droit public ;
- Connaissance des règles applicables en matière de paie aux agents non-titulaires ;
- Maîtrise du décret du 17 janvier de 1986 sur la gestion des agents contractuels ;
- Maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
Savoir-faire
Être à l’aise avec les applications informatiques et savoir faire des requêtes et des tableaux de synthèse
· Disposer d’une excellente maîtrise du logiciel WINPAIE
· Savoir pré-liquider des payes dans WINPAIE
· Maîtriser les tableaux de bords
· Connaître les règles statutaires et réglementaires des fonctionnaires et non titulaires
· Avoir une expérience professionnelle dans la GRH de la fonction publique ;
· Savoir mettre en place des procédures de gestion des agents
· Savoir rechercher des solutions adaptées aux besoins des services
- Savoir rédiger des actes administratifs (courriers, notes, décisions, contrats …)
- Savoir rendre compte
Savoir-être
· Rigueur, disponibilité, esprit d’équipe
· Sens de la discrétion et de la confidentialité
· Qualités relationnelles
· Aptitude à rendre compte
· Être force de proposition
· Travailler de manière autonome
Formation / niveau de compétences requis
Master 1 ou master 2 + 1ère expérience dans un organisme public
Formation en technique de paye publique indispensable ;
Formation générale en droit administratif
Connaissances juridiques du statut général de la fonction publique.
Un attaché, directeur de greffe ou un secrétaire administratif de classe exceptionnelle (ou corps équivalent) ayant déjà une expérience en gestion statutaire et en paye serait la candidature idéale.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
Sujétions liées au calendrier de la paye
Durée du contrat :
Si fonctionnaire :
- Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;
- Soit contrat de détachement d’un an, renouvelable par période de trois ans (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)
Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée de trois ans avec période d’essai de trois mois, renouvelable une fois pour la même durée.
DOSSIER DE CANDIDATURE
Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Place de l’emploi public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.
Adresser votre dossier de candidature à Madame Estelle CHICOUARD, cheffe du service des ressources humaines, par voie électronique à l’adresse : Estelle.chicouard@institutdefrance.fr
Copie : recrutement@institutdefrance.fr
En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM / CANDIDATURE / CHARGE DE MISSION RH
Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :
- un CV
- une lettre de motivation,
- le diplôme détenu le plus élevé