DEVENIR MÉCÈNE

INSTITUT DE FRANCE – CHARGÉ DES ACHATS ET DE LOGISTIQUE (H/F)

Emploi - 15 décembre 2023

Poste : CHARGÉ DES ACHATS ET DE LOGISTIQUE (H/F)

 Recruteur : INSTITUT DE FRANCE

 

Affectation : Direction des services administratifs – Service intérieur –

 Date limite de candidature : 31 janvier 2024

 Date de prise de poste : création de poste

 Domaine fonctionnel du poste : ACHATS – AFFAIRES GÉNÉRALES

 Catégorie du poste : B

 Localisation : 23 quai de Conti, 75006 Paris

À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.

 

 

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.

Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

 

À PROPOS DU SERVICE

Pour assurer ses missions, l’Institut de France s’appuie sur environ 130 personnes. La direction des services administratifs (DSA) assure le bon fonctionnement général du Palais (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de seine) où cohabitent l’Institut et les 5 académies. Pour cela, la DSA s’appuie sur 4 services de fonctions-support : service des affaires juridiques et des archives, service des ressources humaines, service des systèmes d’information, service intérieur (affaires générales et poste central de sécurité).

La DSA est également chargée des grandes missions de l’Institut, au service des 5 académies  : « perpétuer, soutenir et éclairer » et s’appuie sur 6 services : service Monuments et collections ; service Mécénat et développement ; service des fondations ; service de la communication et des relations publiques ; Service Valorisation du patrimoine et Service culturel.

 

Le service intérieur est composé d’environ 35 agents assurant la sécurité, l’intendance (le ménage, l’entretien, la logistique), l’accueil des académiciens et des invités au Palais, les achats de fournitures. Le service intérieur s’appuie sur des agents administratifs, des agents d’entretiens et de service, et huissiers ainsi qu’un régisseur sons et lumière et un technicien. Le service intérieur est composé des unités suivantes : 

  1. La régie des évènements – Sons, Lumière, Images (2 personnes)
  2. Le poste central de sécurité (12 personnes)
  3. Le pôle intendance du Palais (19 personnes)

 

  1. Le pôle achats (2 personnes), plus particulièrement chargé de :
  • Rationaliser les procédures de suivi des consommations et refacturation,
  • Rassembler l’ensemble des besoins des services de l’Institut en termes de fournitures et de consommables,
  • Procéder à l’analyse des besoins dans leur globalité et rechercher les prestataires adaptés,
  • Préparer les procédures adaptées à l’ampleur des besoins : bons de commande, contrats…
  • Assurer le suivi des commandes et l’approvisionnement des services, envoi, réceptions, distribution et facturations,
  • Tenir à jour l’état des stocks de l’ensemble des consommables,
  • Participer à la préparation et au du budget du service intérieur,
  • Tenir la régie d’avances

 

CONTEXTE

La direction des services administratifs poursuit la professionnalisation de la fonction des achats pour les services de l’Institut de France.

Le/la titulaire du poste de chargé(e) des achats et de logistique tient un rôle essentiel dans la définition du juste besoin pour ce qui concerne les achats entrant dans son champ de compétences, puis dans l’approvisionnement des services et la gestion des stocks. Il /elle procède aux achats de toute nature en vue de satisfaire les besoins qualitatifs et quantitatifs des services et de contribuer à la performance des achats pour tous les services de l’Institut.

 

DESCRIPTION DU POSTE
Placé sous l’autorité du chancelier de l’Institut de France, et par délégation du directeur des services administratifs, le chargé des achats (H/F)  relève de la responsabilité hiérarchique de la cheffe du service intérieur.

Pour les instructions quotidiennes, le chargé des achats et de logistique (H/F) relève de la responsabilité fonctionnelle de la responsable du pôle Achats.

 

 

 

Ses missions principales sont les suivantes :

 

  • Achats

 

  • Analyser les besoins, demander des devis, négocier et présélectionner les offres et élaborer des études comparatives et des tableaux de bord.
  • Participer à la rédaction des cahiers des charges des marchés portés par le pôle achats
  • Initier les demandes d’achats après avoir collecté et regroupé les besoins exprimés et identifié les groupes de marchandises demandées suivant les familles d’achat.
  • Gérer les commandes de fournitures et de services : saisir les bons de commande, constater les livraisons, suivre les paiements
  • Renseigner le tableau de suivi des dépenses

 

  • Approvisionnement et logistique

 

  • Réceptionner les commandes et gérer les approvisionnements des services en contrôlant le bon déroulement des livraisons et le respect des délais
  • Suivre les prestations : être l’interlocuteur des prestataires, les recevoir et les accompagner lors des prestations.
  • Gérer le stock. Renseigner et mettre à jour des tableaux de gestion des stocks
  • Participer à la planification d’opérations logistiques : déménagement, nettoyage, évènementiel …

 

  • Régisseur de la régie d’avance du Palais et de la régie Missions

 

  • Régie du Palais : achats de petites fournitures et de petits équipements spécifiques ou d’urgence
  • Régie missions : achats de billets de transport et réservation d’hébergement

 

  • Budget :

 

  • participer à l’élaboration de budgets prévisionnels
  • participer aux opérations de clôture budgétaire du service intérieur

 

  • Evènementiel : Participation à l’instruction des commandes et des services faits relatifs aux manifestations organisées au Palais 

 

Le titulaire du poste peut être amené à collaborer au bon déroulement des manifestations pour lesquelles il lui revient de :

  • Participer à l’élaboration des lettres de commandes et des bons de commande relatifs aux évènements.
  • Suivre l’exécution des marchés afférents, le cas échéant.
  • Suivre les commandes de boissons et de consommables servis lors de manifestations et de réunions de travail.

 

  • Fonctions diverses :

 

  • En lien avec les services prescripteurs, le titulaire devra être l’interlocuteur privilégié des agents concernant les prestations du voyagiste auquel fait appel l’Institut.
  • Suivi des prestations dans le cadre de la restauration collective ;
  • Gestion des commandes, de l’approvisionnement et de l’entretien des vêtements de travail. Suivi de l’ensemble sous forme de tableau de bord. Assurer la distribution des vêtements

 

 

 

COMPÉTENCES REQUISES :

 

Pratique des applications informatiques dédiées : Office365 et Progiciel des Etablissements Publics (logiciel de suivi budgétaire et financier – formation assurée)

Notions du droit de la commande publique et de la politique des achats d’un organisme public

Notions de la gestion budgétaire et comptable

 

 

Savoir-faire :

  • Avoir le sens de l’organisation
  • Avoir le sens de l’initiative
  • Être réactif
  • Savoir travailler en équipe
  • Savoir élaborer et analyser des tableaux de bord
  • Savoir gérer les flux et les stocks
  • Savoir rendre compte

 

Savoir être

  • Être rigoureux
  • Être autonome
  • Avoir le sens des responsabilités
  • Avoir le sens des relations humaines

 

Formation et expérience nécessaires :

 

Niveau bac +2 dans le domaine des achats ou de la logistique souhaitable.

Pratique des applications informatiques :

  • Office365
  • PEP (formation assurée)
  • Outils collaboratifs

 

Excel : niveau requis MAITRISE

Connaissance du droit de la commande publique

Connaissance de la gestion budgétaire et comptable

 

CONDITIONS PARTICULIÈRES

 

Durée du contrat :

 

Si fonctionnaire :

Soit mobilité ou détachement (corps du ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;

Soit contrat de détachement (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

 

Si agent non titulaire (contractuel) :

contrat à durée déterminée de trois ans avec période d’essai de trois mois, renouvelable une fois pour la même durée.

 

Sujétions

 

Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements

 

Avantages

 

Télétravail possible (à l’issue de la période d’essai)

Titres-restaurant

Cycle de travail de 39 heures hebdomadaires

5 semaines de congés annuels et 23 jours de RTT

Adhésion à Club Employés (réduction sur de nombreux achats)

Carte « offre sociale et culturelle » avec entrées gratuites dans les fondations-musées de l’Institut et des académies.

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

 

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Choisir le service public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.

 

Adresser votre dossier de candidature à Madame Marina JIMENEZ, cheffe du service intérieur par voie électronique à l’adresse : marina.jimenez@institutdefrance.fr

 

Copie : recrutement@institutdefrance.fr

             myriam.guyot@institutdefrance.fr

 

En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM_CANDIDATURE / CHARGÉ DES ACHATS – INSTITUT DE FRANCE

 

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

  • un CV
  • une lettre de motivation,
  • le diplôme détenu le plus élevé

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