DEVENIR MÉCÈNE

INSTITUT DE FRANCE – CHEF DU SERVICE DES AFFAIRES JURIDIQUES ET ARCHIVES (H/F)

Emploi - 27 mai 2024

Référence du site « Choisir le service public » : REF. 2024-1577697 – Date de rédaction de l’offre d’emploi : 23 mai 2024

Poste : CHEF DU SERVICE DES AFFAIRES JURIDIQUES ET ARCHIVES

 

Recruteur : INSTITUT DE FRANCE

Affectation : Direction des services administratifs – Service des affaires juridiques et des archives

 Date limite de candidature : 1er juillet 2024

Statut du poste : Poste susceptible d’être vacant au 1er octobre 2024

Domaine fonctionnel du poste : AFFAIRES JURIDIQUES

Catégorie du poste : A+

Localisation : 23 quai de Conti – 75 006 Paris

 

À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.

 

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de
Kerazan ou encore la Villa Kérylos.

Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.

 

À PROPOS DU SERVICE

Pour assurer ses missions, l’Institut de France s’appuie sur environ 130 personnes.

La direction des services administratifs (DSA) et la direction des services financiers (DSF) assurent le bon fonctionnement général du Palais (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de Seine) où cohabitent l’Institut et les 5 académies.

Pour cela, la DSA s’appuie sur 4 services de fonctions-support : Service des affaires juridiques et des archives, Service des ressources humaines, Service des systèmes d’information, Service intérieur (affaires générales et poste central de sécurité).

La DSA est également chargée des grandes missions de l’Institut, au service des 5 académies : « perpétuer, soutenir et éclairer » et s’appuie sur 6 services : Service du Monuments et collections ; Service Mécénat et développement ; Service des fondations ; Service culturel ; Service de la communication et des relations publiques ; Service de la valorisation patrimoniale

 

Le service des affaires juridiques et archives est chargé de veiller à la régularité de l’ensemble des activités de l’Institut et de ses fondations au regard de la réglementation en vigueur. A ce titre il s’assure de la conformité des procédures, il est responsable de la préparation, du suivi et de la bonne exécution de toutes les délibérations, actes unilatéraux, contrats et marchés publics. Il exerce également une mission générale de veille juridique. Il est l’interlocuteur de l’ensemble des services de l’Institut et des cinq académies auxquels il apporte son expertise et son conseil.

 

L’Institut de France est, de par la loi n°2006-450 du 18 avril 2006 de programmation de la recherche (articles 35 à38), une personne morale de droit public à statut particulier. Son statut sui generis et l’absence de tutelle ministérielle donne une responsabilité particulière au service des affaires juridiques dans la sécurisation des actes et des procédures mais aussi dans l’adaptation des règles applicables aux nouveaux principes en vigueur dans la sphère publique.

 

Composé de 8 agents, le service s’appuie sur un chef de service, son adjointe, une assistante, une responsable du pôle « marchés publics », un juriste et un rédacteur, un juriste chargé du pôle « fondations et une responsable du pôle « archives ».

Le service travaille en collaboration si besoin avec le conseiller juridique, conseiller d’Etat, placé auprès du chancelier, qui apporte son concours régulier à l’Institut de France.

 

Au sein de la direction des services administratifs de l’Institut de France, et sous l’autorité du directeur  des services administratifs, le service des affaires juridiques et des archives est en charge :

  •  de la régularité juridique de l’ensemble des activités de l’Institut, de ses fondations ainsi que de la gestion des monuments ;
  • de la préparation et du suivi de la gouvernance de l’Institut (commission administrative centrale, assemblée générale) ;
  • de la rédaction de l’ensemble des délibérations, actes unilatéraux et contrats ;
  • des procédures d’acceptation des dons et legs faits à l’Institut de France, de la négociation et la rédaction des conventions de création des fondations abritées ;
  • de la préparation et du suivi des contrats de concession et des marchés publics ;
  • de la validation actes nécessaires à la gestion du patrimoine immobilier de l’Institut (e.g. ventes, acquisition, baux, autorisation d’occupation domaniale) ;
  • d’apporter son expertise et son conseil à l’ensembles des services de l’Institut ;
  • d’apporter son appui aux académies lorsqu’elles en ont besoin, notamment dans le cadre de procédures communes (groupement de commande en particulier) ;
  • de suivre les contentieux auxquels l’Institut est partie ;
  • de garantir les droits de propriété intellectuelle de l’Institut, de ses fondations et des deux bibliothèques ;
  • en collaboration avec le service informatique, de mettre en œuvre le RGPD au sein de l’Institut et des académies ;
  • d’assurer le secrétariat du déontologue de l’Institut et des académies ;
  • de réaliser des études sur les problématiques liées au droit public, au droit des fondations, au droit de la propriété intellectuelle et au droit de la famille principalement (donations et legs principalement) si nécessaire ;
  • d’assurer une mission de veille juridique

Le service des affaires juridiques et des archives peut être conduit à effectuer des missions mutualisées entre l’Institut et les académies et des missions spécifiques pour certaines académies. Il définit et accompagne la mise en œuvre de procédures internes et sensibilise l’ensemble des agents à la sécurisation des actes et procédures.

 

DESCRIPTION DU POSTE

 Placé sous l’autorité du chancelier de l’Institut de France, et , par délégation, du directeur des services administratifs, le chef du service des affaires juridiques (H/F) relève de la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du  directeur des services administratifs.

Il/elle est notamment chargé d’encadrer son équipe pour assurer la sécurisation des actes et procédures de l’Institut et suivre les contentieux éventuels.

Le pôle « marchés publics »

Actuellement composé d’un responsable marché et de deux rédacteurs, il prépare l’ensemble des actes liés à la passation des marchés et des concessions. Il est en lien direct avec l’ensemble des services de l’Institut et des académies pour leur apporter son conseil et son expertise dans la rédaction des marchés. Il pilote les procédures et en garantit la régularité. Il assure le suivi juridique des marchés et gère les précontentieux éventuels.

Le pôle « fondations »

Il est l’interlocuteur privilégié des chargés des fondations abritées de l’Institut. Ce pôle est garant de la régularité de l’activité de l’ensemble des fondations abritées. Il assure la régularité de l’ensemble des conventions passées concernant l’activité des fondations abritées, hors procédures marchés et concessions. Il participe à la préparation de la commission des fondations. Il veille au respect du RGPD par l’Institut, les académies et leurs fondations abritées. Il défend les droits de propriété intellectuelle de l’Institut. Ce pôle est constitué d’un attaché principal en charge de ces projets.

Le pôle « archives »

Ce pôle assure le suivi, le récolement et les demandes de consultation des archives de l’Institut. Il est également chargé d’assurer la conservation des documents administratifs résultant du travail de la gouvernance de l’Institut de France et des académies. Il assure la poursuite du versement des documents définitifs aux archives nationales et des documents intermédiaires aux prestataires avec lesquels l’Institut travaille.

L’animation de la comitologie de l’Institut de France

Outre la direction et l’animation du service, le chef de service des affaires juridiques en lien avec son adjointe et avec l’assistante assume notamment les missions suivantes :

  • préparer et suivre l’ensemble des commissions statutaires ;
  • rédiger les décisions à caractère normatif des instances de gouvernance et des procès- verbaux des réunions ;
  • s’assurer du respect des procédures et proposer les améliorations qui lui paraissent nécessaires
  • exercer la fonction de délégué à la protection des données
  • suivre l’ensemble de la procédure d’acceptation des dons et legs par l’Institut, des baux, des procédures de ventes et d’achats immobiliers ; elle reçoit délégation du chancelier pour la signature des actes notariés
  • élaborer et négocier les conventions inhérentes à la réalisation des missions de l’Institut de France et plus particulièrement celles relatives à la création de fondations abritées.
  • suivre les précontentieux et contentieux éventuels.
  • assiste le directeur des services administratifs dans les réunions statutaires
  • conseille et alerte la direction et les services sur les risques juridiques
  • collabore avec les secrétaires généraux des académies sur toute question d’ordre juridique ou administratif
  • est l’interlocuteur de la direction des services financiers et du service comptable pour toutes les questions d’ordre juridique
  • pilote des projets particuliers à fort enjeu institutionnel (contrôle de la Cour des comptes, réintégration de la gestion du domaine de Chantilly dans la fondation d’Aumale, rédaction des règlements statutaires, …).

 Relations internes avec le chancelier, les académiciens, le directeur des services administratifs, la directrice des services financiers, les chefs de services, l’agent comptable, les secrétaires généraux des académies, les directeurs des bibliothèques, les administrateurs des fondations-musées, les chargées de fondations.

Relations externes : avocats, notaires, Conseil d’Etat, Cour des comptes, les ministères (ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation ; le ministère de l’éducation nationale, le ministère de la Culture), le secrétariat général du gouvernement, les fondateurs, des personnalités invitées à s’exprimer à l’Institut).

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances

  • excellente connaissance du droit public et bonne connaissance du droit des obligations ;
  • excellente maîtrise de l’analyse et de la rédaction juridique ;
  • bonne culture administrative : connaissance du fonctionnement des ministères, des établissements publics, collectivités locales et autres personnes morales de droit public ;
  • bonne culture générale ;
  • des connaissances et de l’expérience dans d’autres champs du droit seraient appréciées en droit fiscal ou en droit de la propriété intellectuelle ;
  • maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
Savoir-faire
  • excellentes capacités rédactionnelles ;
  • esprit de synthèse ; clarté d’expression ;
  • savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances capacité d’autonomie et d’adaptation aux outils, procédures et méthodes de travail ;
  • capacité à diriger une équipe et capacité à travailler en mode projet 
Savoir-être
  • esprit d’initiative et capacité d’identifier des solutions aux problèmes juridiques ;
  • rigueur, disponibilité, sens de l’organisation, réactivité ;
  • sens du service public et de l’intérêt général ;
  • sens de la discrétion et de la confidentialité ;
  • Qualités relationnelles ;
  • Aptitude à rendre compte ;
  • Sens de la confidentialité et respect de la hiérarchie ;
  • Ouverture d’esprit, sens du contact et goût du travail en équipe ;
  • Aptitude à l’analyse et à la synthèse en temps limité ;
  • Capacité à apporter des réponses adaptées à la pratique et des solutions concrètes.

 

Niveau de diplôme minimum requis : Master II de droit public

Une expérience de la conduite d’équipe au sein de l’administration publique est un élément important à l’appui d’une candidature. Une spécialité et une expérience avérée dans le domaine de la commande publique serait un atout supplémentaire.

 

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Durée du contrat :

Si fonctionnaire :
  • Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;
  • Soit contrat de détachement renouvelable par période de trois ans (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

Si agent non titulaire (contractuel) : CDD trois ans avec période d’essai d’un an, avec un CDI envisageable à l’issue des trois ans.

 

Avantages

Télétravail possible (à l’issue de la période d’essai)

Titres-restaurant

5 semaines de congés annuels et 23 jours de RTT (cycle de travail de 39 heures hebdomadaires)

Adhésion à Club Employés (réduction sur de nombreux achats)

Carte « offre sociale et culturelle » avec entrées gratuites dans les fondations-musées de l’Institut et des académies.

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas  mettre en ligne votre candidature  directement sur  la plate-forme  du site « place de l’emploi  public » ou sur  une  autre  plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur des plates-formes.

 

Adresser votre dossier de candidature à Monsieur le directeur des services administratifs de l’Institut de France, à adresse électronique suivante : recrutement@institutdefrance.fr

 

En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM_CANDIDATURE_CHEF DU SERVICE DES  AFFAIRES JURIDIQUES (H/F)

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

  • un CV,
  • une lettre de motivation,
  • le dernier compte rendu d’évaluation professionnel
  • le dernier avancement d’échelon (si vous êtes fonctionnaires).

En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM_CANDIDATURE_CHEF DU SERVICE DES  AFFAIRES JURIDIQUES

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

  • un CV,
  • une lettre de motivation,
  • le dernier compte rendu d’évaluation professionnel
  • le dernier avancement d’échelon (si vous êtes fonctionnaires).
Retour en haut