INSTITUT DE FRANCE – GESTIONNAIRE RH (GESTION ADMINISTRATIVE ET PAYE)
Poste : GESTIONNAIRE RH (GESTION ADMINISTRATIVE ET PAYE)
Recruteur : INSTITUT DE FRANCE
Affectation : DIRECTION DES SERVICES
Date limite de candidature : 30 septembre 2023
Date de prise de poste : poste vacant
Domaine fonctionnel du poste : RESSOURCES HUMAINES : GESTION ADMINISTRATIVE DE ET PAYE
Catégorie du poste : C confirmé ou B
Localisation : 23 quai Conti – 75 006 PARIS
À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE
Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.
Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/
À PROPOS DE LA DIRECTION
Pour assurer ses missions, l’Institut de France s’appuie sur environ 130 personnes.
La direction des services administratifs (DSA) et la direction des services financiers (DSF) assurent le bon fonctionnement général du Palais (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de Seine) où cohabitent l’Institut et les 5 académies.
Pour cela, la DSA s’appuie sur 4 services de fonctions-support : Service des affaires juridiques et des archives, Service des ressources humaines, Service des systèmes d’information, Service intérieur (affaires générales et poste central de sécurité).
La DSA est également chargée des grandes missions de l’Institut, au service des 5 académies : « perpétuer, soutenir et éclairer » et s’appuie sur 6 services : Service du Monuments et collections ; Service Mécénat et développement ; Service des fondations ; Service culturel ; Service de la communication et des relations publiques ; Service de la valorisation patrimoniale
LE SERVICE
Le service des ressources humaines propose, définit et met en œuvre la politique de ressources humaines adaptée à la stratégie et au projet de l’Institut de France. Il apporte assistance et conseil au directeur des services administratifs de l’Institut de France et aux secrétaires généraux des cinq académies. Le service RH assure la mise en œuvre de l’ensemble des procédures de gestion collective des RH : campagnes de recrutement, de mobilité et de promotion, paye, plan de formation, retraite et prend en charge l’ensemble des actes administratifs de gestion individuelle (contrats, documents de liaison de paye, gestion et suivi des carrières), pour plus de 500 agents.
Le service contribue à l’élaboration du budget des dépenses de personnel en relation avec la direction des services financiers et les 5 académies. Le service RH contribue à l’élaboration du plan de formation et au dialogue social, organise la concertation avec les représentants des personnels (comités techniques, commission consultative paritaire, …). Il prépare la tenue des élections (listes électorales, campagnes d’information.) Elle dirige la réalisation d’enquêtes, d’études et de statistiques (bilan social, rapport d’activité, enquêtes ministérielles …). Il accompagne les personnes et les services dans le règlement de situations difficiles. Outre la cheffe de service, le service comprend 1 adjointe, quatre gestionnaires, 2 chargés de mission.
DESCRIPTION DU POSTE
Placé sous l’autorité hiérarchique de la cheffe de service et sous l’autorité fonctionnelle de l’adjointe, le gestionnaire RH (gestion administrative et paye) est chargé d’assurer la gestion administrative et la paye pour des agents contractuels de droit public employés par l’Académie des beaux-arts (soit un portefeuille d’environ 130 agents permanents et d’environ 70 contrats saisonniers) auxquels s’ajoutent des missions transversales de gestion pour le service des ressources humaines.
Ses missions et activités principales dans le domaine de la gestion administrative et de la paye sont :
Recrutement
Envoi du dossier de recrutement,
Recueil des pièces nécessaires pour la prise en charge administrative et financière
Création du dossier
Déclaration préalable d’embauche (DPAE) sur net entreprise
Rédaction du contrat, de la fiche de poste, de la fiche financière
Saisie des données relatives aux jours de congés et de RTT
Adhésion à la mutuelle et à la prévoyance, le cas échéant
Accueil et information de l’agent, le cas échéant
Remise du kit d’accueil
Remise de la carte d’action sociale et culturelle
Paye gérée en interne SUR LE LOGICIEL SAGE
Gestion de la paye pour des agents publics ayant une retraite complémentaire « AGIRC-ARCO » (logiciel SAGE)
Préparation et saisie des éléments variables de paie, exécution, édition et contrôle des bulletins
Calcul et mise en paiement des charges et déclarations sociales
Saisie des mouvements de paye dans le logiciel SAGE pour les agents ayant une retraite complémentaire AGIRC-ARCO;
Vérification des données de paye et mesures correctives ;
Validation de la paye générale et exploitation des livres de paye
Suivi statistique et requêtes sur SAGE
Simulations financières pour les situations individuelles impactant la rémunération et le coût complet pour l’employeur (établissement des fiches financières) ;
Mise en paye des jours CET, des heures supplémentaires, des primes et indemnités ;
Suivi de l’évolution de la réglementation relative à la paye.
Pré-liquidation de la paye sur WINPAIE en relation avec la DRFIP
Etablissement des états liquidatifs liés à la paye dans WINPAIE ;
Saisie des mouvements de paye dans le logiciel WINPAIE ;
Vérification des données de paye et mesures correctives en relation avec la DRFIP ;
Validation de la paye générale et exploitation des états pdf édités par la DRFIP ;
Suivi statistique et requêtes WINPAIE ;
Etablissement du montant du pour la RAFP sur les primes et indemnités perçues par les fonctionnaires sur les fonds propres ;
Suivi de la planification du calendrier des paies ;
Vérification et contrôle des bulletins pour le portefeuille de dossiers confiés ;
Simulations financières pour les situations individuelles impactant la rémunération (établissement des fiches financières, comparaison de rémunérations) ;
Suivi de l’évolution de la réglementation relative à la paye ; Mise en place de procédures de contrôles.
Gestion administrative
Mise à jour des entrées et des sorties (tableaux des effectifs)
Suivi des dossiers retraite, prévoyance, santé, mutuelle, URSSAF et MSA, chômage
Suivi administratif des agents (mise à jour de leur situation individuelle sur SAGE et sur la base EXCEL SIRH)
Rédaction des actes administratifs en cas de changement de situation (avenants, décisions, attestations, etc.) ;
Analyse des situations individuelles particulières pour aide à la décision ;
Suivi des arrêts maladie / maternité
Gestion des indemnités journalières (établissement des attestations de salaire sur le site Net-Entreprises) ;
Instruction des dossiers d’Allocations de retour à l’Emploi (ARE) ;
Conseil aux agents, information sur les dispositifs réglementaires existants (décret de 1986)
Fin de contrat (solde de tout compte, certificat administratif, attestation Pôle emploi)
Sous la responsabilité de l’adjointe à la cheffe de service, le gestionnaire peut être amené à établir des tableaux de bord, à mettre en place de nouvelles procédures ou à basculer les données vers un SIRH. Il peut contribuer à l’amélioration des procédures de paye et gestion administrative.
COMPÉTENCES REQUISES :
Connaissances
Excellente connaissance des techniques de paye ;
Très bonne connaissance du logiciel WINPAYE
Connaître le logiciel de paye SAGE serait un atout supplémentaire.
Excellente connaissance des composantes des bulletins de salaire des agents de droit public ;
Connaissance des règles applicables en matière de paie aux agents non-titulaires ;
Connaître le décret du 17 janvier de 1986 sur la gestion des agents contractuels ;
Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL…)
Maîtrise de la langue française
Savoir-faire
Savoir utiliser différents logiciels
Savoir rendre compte
Savoir travailler en équipe
Savoir maîtriser le calendrier et les délais impartis
Savoir utiliser les outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
Savoir-être
Savoir être discret ;
Avoir le sens des relations humaines et le sens su travail en équipe
Avoir le sens du contact et de l’accueil,
Être ponctuel, autonome, rigoureux, organisé ;
Avoir le sens des relations humaines et être à l’écoute ;
Bonne tenue et présentation exigées et sens de la discrétion et savoir respecter le protocole ;
Être force de proposition sur les nouveaux projets du service ;
Niveau de diplôme minimum requis : licence
Une expérience professionnelle d’au moins trois ans sur un poste similaire est requise.
La maîtrise des deux logiciels (SAGE et WINPAYE) est un atout mais n’est pas strictement indispensable (formation possible).
CONDITIONS PARTICULIÈRES
Sujétions liées au calendrier de la paye
Durée du contrat :
Si fonctionnaire :
Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;
Soit contrat de détachement d’un an, renouvelable par période de trois ans (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)
Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée de trois ans avec période d’essai de trois mois, renouvelable une fois pour la même durée.
Avantages
Télétravail possible (A l’issue de la période d’essai)
Titres-restaurant
5 semaines de congés annuels et 23 jours de RTT (cycle de travail de 39 heures hebdomadaires)
Adhésion à Club Employés (réduction sur de nombreux achats)
Carte « offre sociale et culturelle » avec entrées gratuites dans les fondations-musées de l’Institut et des académies.
DOSSIER DE CANDIDATURE
Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Place de l’emploi public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.
Adresser votre dossier de candidature à Madame Estelle CHICOUARD, cheffe du service des ressources humaines, Mariam BESSA, son adjointe par voie électronique à l’adresse :
Estelle.chicouard@institutdefrance.fr
Mariam.bessa@institutdefrance.fr
et Copie : recrutement@institutdefrance.fr
En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM_CANDIDATURE / GESTIONNAIRE RH (GESTION ADMINISTRATIVE ET PAYE)
Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) : un CV ; une lettre de motivation ; le diplôme détenu le plus élevé déjà obtenu.