DEVENIR MÉCÈNE

INSTITUT DE FRANCE – GESTIONNAIRE RH (GESTION ADMINISTRATIVE ET PAYE)

Emploi - 19 janvier 2023

Poste : GESTIONNAIRE RH (GESTION ADMINISTRATIVE ET PAYE)

 Recruteur : INSTITUT DE FRANCE

Affectation : DIRECTION DES SERVICES

 

Date limite de candidature : 28 février 2023

 Date de prise de poste : 1er avril 2023

 

Domaine fonctionnel du poste : RESSOURCES HUMAINES : GESTION ADMINISTRATIVE DE ET PAYE

 Catégorie du poste : C confirmé ou B

Localisation : 23 quai Conti – 75 006 PARIS

 

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.

Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

 

À PROPOS DE LA DIRECTION

Pour assurer ses missions, l’Institut de France s’appuie sur environ 130 personnes.

La direction des services administratifs (DSA) et la direction des services financiers (DSF) assurent le bon fonctionnement général du Palais (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de Seine) où cohabitent l’Institut et les 5 académies.

Pour cela, la DSA s’appuie sur 4 services de fonctions-support : Service des affaires juridiques et des archives, Service des ressources humaines, Service des systèmes d’information, Service intérieur (affaires générales et poste central de sécurité).

La DSA est également chargée des grandes missions de l’Institut, au service des 5 académies : « perpétuer, soutenir et éclairer » et s’appuie sur 6 services : Service du Monuments et collections ; Service Mécénat et développement ; Service des fondations ; Service culturel ; Service de la communication et des relations publiques ; Service de la valorisation patrimoniale

 

LE SERVICE

Le service des ressources humaines propose, définit et met en œuvre la politique de ressources humaines adaptée à la stratégie et au projet de l’Institut de France. Il apporte assistance et conseil au directeur des services administratifs de l’Institut de France et aux secrétaires généraux des cinq académies.  Le service RH  assure la mise en œuvre de l’ensemble des procédures de gestion collective des RH : campagnes de recrutement, de mobilité et de promotion, paye, plan de formation, retraite et prend en charge l’ensemble des actes administratifs de gestion individuelle (contrats, documents de liaison de paye, gestion et suivi des carrières), pour plus de 500 agents.

Le service contribue à l’élaboration du budget des dépenses de personnel en relation avec la direction des services financiers et les 5 académies.

Le service RH contribue à l’élaboration du plan de formation et au dialogue social, organise la concertation avec les représentants des personnels (comités techniques, commission consultative paritaire, …). Il prépare la tenue des élections (listes électorales, campagnes d’information.)  Elle dirige la réalisation d’enquêtes, d’études et de statistiques (bilan social, rapport d’activité, enquêtes ministérielles …). Il accompagne les personnes et les services dans le règlement de situations difficiles. Outre la cheffe de service, le service comprend 1 adjointe, quatre gestionnaires, 2 chargés de mission.

DESCRIPTION DU POSTE

Placé sous l’autorité hiérarchique de la cheffe de service et sous l’autorité fonctionnelle de l’adjointe, le gestionnaire RH (gestion administrative et paye) est chargé d’assurer la gestion administrative et la paye pour des agents contractuels de droit public employés par l’Académie française (une trentaine d’agents) et l’Académie des sciences (une quarantaine d’agents) soit un portefeuille d’environ 70 agents, auxquels s’ajoutent des missions transversales de gestion pour le service des ressources humaines.

 

Ses missions et activités principales dans le domaine de la gestion administrative et de la paye sont :

·       Recrutement

Envoi du dossier de recrutement,

Recueil des pièces nécessaires pour la prise en charge administrative et financière

Création du dossier

Déclaration préalable d’embauche sur net entreprise

Rédaction du contrat, de la fiche de poste, de la fiche financière

Saisie des données relatives aux jours de congés et de RTT

Adhésion à la mutuelle et à la prévoyance, le cas échéant

Accueil et information de l’agent, le cas échéant

Remise du kit d’accueil

Remise de la carte d’action sociale et culturelle

 

·       Paye gérée en interne pour des agents publics ayant une retraite complémentaire « AGIRC-ARCO » (logiciel SAGE)

Préparation et saisie des éléments variables de paie, exécution, édition et contrôle des bulletins

Calcul et mise en paiement des charges et déclarations sociales

Saisie des mouvements de paye dans le logiciel SAGE pour les agents ayant une retraite complémentaire AGIRC-ARCO;

Vérification des données de paye et mesures correctives ;

Validation de la paye générale et exploitation des livres de paye

Suivi statistique et requêtes sur SAGE

Simulations financières pour les situations individuelles impactant la rémunération et le coût complet pour l’employeur (établissement des fiches financières) ;

Mise en paye  des jours CET, des heures supplémentaires, des primes et indemnités ;

Suivi de l’évolution de la réglementation relative à la paye.

 

  • Pré-liquidation de la paye sur WINPAIE en relation avec la DRFIP

Etablissement des états liquidatifs liés à la paye dans WINPAIE ;

Saisie des mouvements de paye dans le logiciel WINPAIE ;

Vérification des données de paye et mesures correctives en relation avec la DRFIP ;

Validation de la paye générale et exploitation des états pdf édités par la DRFIP ;

Suivi statistique et requêtes WINPAIE ;

Etablissement du montant du pour la RAFP sur les primes et indemnités perçues par les fonctionnaires sur les fonds propres ;

Suivi de la planification du calendrier des paies ;

Vérification et contrôle des bulletins pour le portefeuille de dossiers confiés ;

Simulations financières pour les situations individuelles impactant la rémunération (établissement des fiches financières, comparaison de rémunérations) ;

Suivi de l’évolution de la réglementation relative à la paye ;  Mise en place de procédures de contrôles.

 

·       Gestion administrative

Mise à jour des entrées et des sorties (tableaux des effectifs)

Suivi des dossiers retraite, prévoyance, santé, mutuelle, URSSAF et MSA, chômage

Suivi administratif des agents (mise à jour de leur situation individuelle sur SAGE et sur la base EXCEL SIRH)

Rédaction des actes administratifs en cas de changement de situation (avenants, décisions, attestations, etc.) ;

Analyse des situations individuelles particulières pour aide à la décision ;

Suivi des arrêts maladie / maternité

Gestion des indemnités journalières (établissement des attestations de salaire sur le site Net-Entreprises) ;

Instruction des dossiers d’Allocations de retour à l’Emploi (ARE) ;

Conseil aux agents, information sur les dispositifs réglementaires existants (décret de 1986)

Fin de contrat (solde de tout compte, certificat administratif)

 

·       Gestion de la prévoyance et de la mutuelle

Suivi des demandes d’adhésion

Etablissement des factures

Transmission à l’agence comptable

 

·       Missions transversales au sein du service

Référent sur les Allocations de Retour à l’emploi (ARE): calcul des droits, historique des dossiers, interlocuteur d’Infodécisions.

Suppléance d’un collègue gestionnaire

 

Sous la responsabilité de l’adjointe à la cheffe de service, le gestionnaire peut être amené à établir des tableaux de bord, à mettre en place de nouvelles procédures ou à basculer les données vers un SIRH. Il peut contribuer à l’amélioration des procédures de paye et gestion administrative.

 

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances

Excellente connaissance des techniques de paye ;

Excellente connaissance des composantes des bulletins de salaire des agents de droit public ;

Connaissance des règles applicables en matière de paie aux agents non-titulaires ;

Maîtrise du décret du 17 janvier de 1986 sur la gestion des agents contractuels ;

Maîtriser le logiciel de paye SAGE et le logiciel WINPAYE

Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL…) 

Maîtrise de la langue française

 

Savoir-faire

Savoir utiliser différents logiciels

Savoir rendre compte

Savoir travailler en équipe

Savoir maîtriser le calendrier et les délais impartis

Savoir utiliser les outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)

 

Savoir-être

Savoir être discret ;

Avoir le sens des relations humaines et le sens su travail en équipe

Avoir le sens du contact et de l’accueil,

Être ponctuel, autonome, rigoureux, organisé ;

Avoir le sens des relations humaines et être à l’écoute ;

Bonne tenue et présentation exigées et sens de la discrétion et savoir respecter le protocole ;

Etre force de proposition sur les nouveaux projets du service ;

 

Niveau de diplôme minimum requis : licence

Une expérience professionnelle d’au moins trois ans sur un poste similaire est requise.

La maîtrise des deux logiciels (SAGE et WINPAYE) est un atout mais n’est pas strictement indispensable (formation possible).

 

CONDITIONS PARTICULIÈRES

 

Sujétions liées au calendrier de la paye

 

Durée du contrat :

Si fonctionnaire :

  • Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;
  • Soit contrat de détachement d’un an, renouvelable par période de trois ans (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée de trois ans avec période d’essai de trois mois, renouvelable une fois pour la même durée.

 

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Place de l’emploi public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.

 

Adresser votre dossier de candidature à Madame Estelle CHICOUARD, cheffe du service des ressources humaines, par voie électronique à l’adresse : Estelle.chicouard@institutdefrance.fr

Copie : recrutement@institutdefrance.fr

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE / GESTIONNAIRE RH (GA ET PAYE) n°1

 

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

  • un CV
  • une lettre de motivation,
  • le diplôme détenu le plus élevé

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