DEVENIR MÉCÈNE

INSTITUT DE FRANCE – CHEF(FE) DES ARCHIVES DE L’INSTITUT DE FRANCE

Emploi - 30 mai 2022

Poste : CHEF (FE) DES ARCHIVES DE L’INSTITUT DE FRANCE

 Recruteur : INSTITUT DE FRANCE

Affectation : Direction des services administratifs

 

Date limite de candidature : 30 novembre 2022

Date de prise de poste : 1er janvier 2023

 

Domaine fonctionnel du poste : ARCHIVES – CONSERVATION PATRIMONIALE ET CULTURELLE

Catégorie du poste : A / A+

Localisation : 23 quai de Conti – 75 006 Paris

 

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères. Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

 

 

À PROPOS DU CONTEXTE

Conduit à la demande de l’Institut de France, un rapport de l’inspection générale du patrimoine du ministère de la Culture a conclu en septembre 2020 à l’absence de politique d’archivage formalisée et de récolement informatisé, à la saturation et à la dangerosité des locaux de conservation, et à la confusion entre fonds d’archives et collections de bibliothèques.

 

Pour y remédier, un poste de chargé du projet archives a été créé en 2021, en sus des services d’archives existants à l’Institut et à l’Académie des Sciences. Lors de sa séance du 11 avril 2022, la commission des bibliothèques et archives a adopté la politique de l’archivage désormais en vigueur à l’Institut et aux académies.

 

Pour organiser l’archivage en amont, un référentiel de conservation a été élaboré, listant, par entité et par service, les fonctions exercées, le type de dossiers produits et le type d’informations contenues dans ces dossiers, papier ou numériques, le délai de conservation, le sort final (conservation ou élimination) et le délai de communicabilité. En sus, des fiches-processus ont été élaborées pour le versement, l’élimination et la consultation des archives. L’ensemble a été transmis au service interministériel des Archives de France pour validation, afin d’obtenir une autorisation d’élimination anticipée, sur la base du référentiel.

 

S’agissant de la gestion et de la conservation des archives, un état des lieux a été réalisé, portant sur au moins 3 000 mètres linéaires d’archives de l’Institut et des académies dans les locaux et les caves du palais (et autant à l’Académie des sciences). Dans la plupart de ces espaces, les conditions de conservation ne sont ni conformes aux normes minimales en la matière, ni adaptées au traitement et à la consultation des archives. Pour y remédier, un appel d’offres de prestations archivistiques (traitement matériel et intellectuel et stockage externalisé) a été publié et notifié, en groupement de commandes entre l’Institut et les académies.

 

Après traitement, il a été décidé de recourir à un prestataire privé agréé pour le stockage des archives intermédiaires éliminables à terme (finances, marchés, ressources humaines, travaux…) et de verser aux Archives nationales les archives définitives, en commençant par les fonds de chancellerie qui ont été transférés en juillet 2022.

 

Enfin, un état des lieux et des besoins a été réalisé sur les archives nativement numériques (flux dématérialisés, documents engageants, messageries électroniques de haut niveau hiérarchique…) pour permettre le déploiement d’un système d’archivage électronique, assorti de prestations de développement de connecteurs et d’intégration de données, projet qui reste à lancer et à mettre en œuvre avec le service des systèmes d’information.

 

 

À PROPOS DU POSTE

Le poste de chef des archives (H/F) de l’Institut de France est intégré au service des affaires juridiques et des archives de la direction des services administratifs de l’Institut de France. Ce rattachement n’est que fonctionnel. Placé sous l’autorité du chancelier, le (la) titulaire du poste relève de la responsabilité hiérarchique direct du directeur des services administratifs de l’Institut de France.

 

Il est compétent de façon directe pour les archives de l’Institut de France.

 

Il peut également intervenir sur les archives des académies, en lien et en coordination avec leurs secrétaires généraux respectifs. Il connaît également des archives relevant des fondations abritées (notamment les fondations-musées de l’Institut de France). Il travaille en collaboration avec l’ensemble des services administratifs de l’Institut de France et des académies, avec le service d’archives de l’Académie des sciences, avec les services d’archives ou de conservation des fondations-musées et avec la direction des bibliothèques de l’Institut de France et Mazarine.

 

Le (la) chef(fe) des archives de l’Institut de France, participe à la commission des bibliothèques et archives, qui se réunit au moins deux fois par an. Dans son domaine de compétence, il/ elle soumet à la commission des propositions, notamment d’organisation de l’archivage, et rend compte de l’activité du service d’archives.

 

Il/ elle sera chargé(e) :

 

Au titre de la politique de l’archivage :

– Mettre en œuvre le référentiel de conservation des archives et les processus de versement, d’élimination et de consultation, en assurant notamment des actions de conseil et de formation auprès des services de l’Institut, des académies et des fondations ;

– Exécuter les marchés à procédure adaptée de fournitures de conditionnement de conservation, de numérisation patrimoniale et d’élimination d’archives et autres documents périmés, ainsi que l’appel d’offres de prestations archivistiques (traitement matériel et intellectuel et stockage externalisé), porté en groupement de commandes entre l’Institut et les académies ;

– Mettre en œuvre la stratégie immobilière approuvée par la commission bibliothèques et archives du 11 avril 2022, à savoir : externalisation du stockage des archives éliminables à terme, versement des archives définitives aux Archives nationales ;

– Lancement du projet d’archivage électronique, consistant à doter l’Institut et les académies d’un système et de prestations d’archivage électronique, pour les informations engageantes devant être conservées pour un besoin juridique ou historique.

 

Au titre du respect des obligations réglementaires : 

– Suivre le conventionnement avec le service interministériel aux Archives de France, fondé sur le référentiel de conservation des archives ;

– Veiller au respect du droit d’accès aux archives et à l’information ;

– Veiller au respect du droit et aux conditions, notamment tarifaires, de la fourniture et de la réutilisation des informations publiques ;

– Mettre en œuvre le règlement pour la protection des données personnelles, identifier les données sensibles, les verser en priorité dans le système d’archivage électronique et tenir, en lien avec les services juridiques et informatiques, le registre des traitements.

 

Au titre de la valorisation scientifique :

– Traiter en interne ou faire traiter en externe les ensembles à forte valeur ajoutée (direction des services administratifs de l’Institut, fonds des académies) ;

– Alimenter le portail national interministériel « France Archives » ;

– Participer au portail des bibliothèques numériques de l’Institut de France, en y intégrant les fichiers-images et les métadonnées produites dans le cadre d’opérations de numérisation ;

– Participer à la valorisation scientifique, culturelle et éducative des archives de l’Institut et des académies : recherches, expositions, visites, accueil de groupes scolaires, etc.

 

 

COMPETENCES

Savoirs

– Maîtrise du droit des archives, du droit d’accès aux documents administratifs et de la réutilisation des informations publiques, du droit de la protection des données personnelles ;

– Connaissance du droit de la propriété des personnes publiques et du droit de la propriété intellectuelle, s’agissant des œuvres de l’esprit ;

– Connaissance du droit de la commande publique (rédaction et exécution de marchés publics) ;

– Maîtrise des pratiques et règles en matière de collecte d’archives publiques et privées, de description archivistique (la connaissance de la feuille de style Sosie des Archives nationales serait un plus), de conservation des archives, y compris en matière de locaux, et de la communication et de la diffusion des archives ;

– Connaissance des systèmes d’information archivistique et d’archivage électronique.

 

 

Savoir-faire

– Savoir prendre des initiatives

– Planifier, organiser, déléguer et coordonner ;

– Négocier et convaincre ;

– S’inscrire dans un réseau institutionnel et professionnel (interne : services d’archives et bibliothèques de l’Institut et des académies ; externe : réseau des Archives de France, autres réseaux professionnels) et susciter des actions de partenariat ;

– Évaluer l’activité exercée et en rendre compte.

 

Savoir-être

Totale autonomie sur les fonctions exercées

– Rigueur, disponibilité, réactivité

– Capacité d’adaptation

– Aptitude à rendre compte

– Sens de la discrétion et de la confidentialité

– Qualités relationnelles

– Sens du service public et de l’intérêt général

 

 

CONDITIONS PARTICULIÈRES

 

Durée du contrat :

 

Si fonctionnaire :

  • Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;
  • Soit contrat de détachement d’un an, renouvelable par période de trois ans (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

 

Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée de trois ans, avec période d’essai de trois mois, renouvelable une fois.

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « place de l’emploi public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur des plates-formes.

 

Adresser votre dossier de candidature à Monsieur Arthur DEHAENE, le directeur des services administratifs, à l’adresse suivante : recrutement@institutdefrance.fr

 

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE / CHEF(FE) DES ARCHIVES 

 

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

–          un CV

–          une lettre de motivation,

–          votre diplôme le plus élevé

 

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