DEVENIR MÉCÈNE

SECRETAIRE DE L’ADMINISTRATEUR GENERAL (CHÂTEAU DE CHANTILLY)

Emploi - 8 juillet 2021

Référence du site « place de l’emploi public » : 2021-661487
Date de rédaction de l’offre d’emploi : 8 juillet 2021
POSTE : SECRÉTAIRE DE L’ADMINISTRATEUR GÉNÉRAL
RECRUTEUR : INSTITUT DE FRANCE
AFFECTATION : DOMAINE DE CHANTILLY (OISE)
DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 13 août 2021
DATE DE PRISE DE POSTE SOUHAITÉE : 1er septembre 2021
DOMAINE FONCTIONNEL DU POSTE : SECRÉTARIAT / ASSISTANCE DE DIRECTION
CATÉGORIE DU POSTE : B ou C confirmé
LOCALISATION : 7 rue du Connétable – 60 500 Chantilly

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE
Depuis 1795, l’Institut de France propose aux cinq académies (française, inscriptions et belles-lettres, sciences, beaux-arts, sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour travailler au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions. Il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques, et de nombreuses demeures et collections (le château de Chantilly, le musée Jacquemart-André, la villa Kérylos …).

L’Institut de France et les cinq académies accueillent de nombreuses personnalités comme le Président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères et enfin les membres de l’Institut pour leur séance hebdomadaire. L’Institut de France reçoit également des libéralités (dons et legs) et dans ce cadre, abrite de nombreuses fondations et fondations-musées.

À PROPOS DU DOMAINE DE CHANTILLY
Le domaine de Chantilly est situé dans l’Oise, au nord de Paris, à 30 mn en train de la gare du Nord. Il s’agit d’une des fondations abritées de l’Institut de France.
Par donation du 25 octobre 1886, le duc d’Aumale a confié le domaine de Chantilly à l’Institut de France. Le Domaine de Chantilly – Fondation d’Aumale, composée du Château de Chantilly (château, musée, Grandes Écuries, parc et domaine forestier), matérialise la donation faite par le duc d’Aumale à l’Institut de France : tous
les biens, droits ou ressources sont gérés par l’Institut de France, personne morale de droit public à statut particulier.

En quelques phrases, le château de Chantilly, c’est :
– Le château et son mobilier d’époque, souvenirs intacts du duc d’Aumale depuis le XIXe siècle
– Le musée Condé : la 2e collection de peintures anciennes après le Louvre
– La prestigieuse collection de livres renfermant les célèbres « Très Riches Heures du duc de Berry »
– Un parc de 115 hectares dont les parterres dessinés par Le Nôtre
– Les plus grandes écuries princières d’Europe qui abritent le seul Musée du Cheval aussi complet en
France
– Des spectacles équestres poétiques adaptés à tous les publics
– Des événements toute l’année, dont les Journées des Plantes de Chantilly, la première exposition vente de fleurs en Europe continentale
Pour de plus amples informations : https://chateaudechantilly.fr/

DESCRIPTION DU POSTE
Placé sous l’autorité du chancelier de l’Institut et sous la responsabilité hiérarchique directe de l’administrateur
général du Domaine de Chantilly (Fondation d’Aumale), l’agent est chargé d’assurer les missions et activités
suivantes :
✓ Gérer les activités quotidiennes du secrétariat de l’administrateur général : gestion, traitement des
appels téléphoniques et des dossiers (courriers entrants et sortants, notes, archives…) ;
✓ Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous de l’Administrateur général ;
✓ Tenir à jour des listes de diffusion et de contacts ;
✓ Apporter un appui dans l’organisation des déplacements de l’Administrateur général ;
✓ Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers ;
✓ Savoir rédiger un courrier simple et le mettre en forme ;
✓ Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers et la composition de dossiers ;
✓ Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
✓ Recevoir, filtrer, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques, les courriers électroniques de
l’Administrateur général ;
✓ Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;

COMPÉTENCES REQUISES :
Connaissances
– Excellente maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, Power Point, messagerie électronique, internet) ;
– Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance ;

Savoir-faire
– Comprendre rapidement l’environnement du Domaine de Chantilly (Fondation d’Aumale) et les
relations avec l’Institut de France ;
– Organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances ;
– Appréhender le caractère d’urgence et de confidentialité des informations à transmettre ;
– Goût pour la communication interne et externe ;
– Grand sens de la discrétion (connaissance de sujets sensibles) ;
✓ Appréhender le caractère d’urgence et de confidentialité des informations à transmettre ;
✓ Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent ;
✓ Rechercher et diffuser des informations ;
✓ Assurer la diffusion de l’information au sein de la direction des services administratifs ;
✓ Accueillir les visiteurs de l’Administrateur général.Institutdefrance.fr
– Excellent sens du relationnel ;
– Gestion des priorités ;
– Autonomie, initiative et sens des responsabilités ;
– Réactivité, rapidité d’exécution, grande disponibilité ;

Savoir-être
– Rigueur, disponibilité ;
– Très grand sens de la discrétion et de la confidentialité ;
– Excellentes qualités relationnelles ;
– Aptitude à rendre compte ;
– Disponibilité ;
– Polyvalence.

Conditions particulières (spécificités du poste, contraintes, sujétions) :
Durée du contrat :
Si fonctionnaire : contrat de détachement d’un an, renouvelable (garantie de la situation administrative,
statutaire et financière)
Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée de trois ans (avec une période d’essai de trois
mois).
Sujétions
Sujétions en fonction des événements.
Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements. Horaires tenant compte des
contraintes de l’agenda de l’Administrateur général.

DOSSIER DE CANDIDATURE
Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site
« place de l’emploi public ». Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur
la plate-forme.

Informations complémentaires :
Adresser le dossier de candidature par voie électronique à Monsieur Didier SELLES,
administrateur général du Domaine de Chantilly
Adresse électronique : beatrice.pichon@domainedechantilly.com
Copie à isabelle.filbien@institutdefrance.fr
En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE / SECRÉTAIRE

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :
– un CV
– le dernier diplôme obtenu
– une lettre de motivation
– les deux derniers compte rendu d’évaluation, le cas échéant

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