DEVENIR MÉCÈNE

SECRETAIRE PARTICULIER(E) DU CHANCELIER DE L’INSTITUT DE FRANCE

Emploi - 8 juin 2021

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RECRUTEUR : INSTITUT DE FRANCE

SERVICE : CHANCELLERIE

Référence du site « place de l’emploi public » : 2021-635323 SECRETAIRE PARTICULIER DU CHANCELIER DE L’INSTITUT DE FRANCE

Date de rédaction de l’offre d’emploi : 8 juin 2021

Date limite de candidature : 31 juillet 2021

Date de prise de poste : 1er septembre 2021

Statut de poste : Fonctionnaire : OUI Contractuel : OUI

Domaine fonctionnel du poste : SECRETARIAT / ASSISTANCE DE DIRECTION

Catégorie du poste : B (ou C confirmé)

Localisation : 23 quai de Conti, 75006 Paris

 

A PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Depuis 1795, l’Institut de France propose aux cinq Académies (française, inscriptions et belles-lettres, sciences, beaux-arts, sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour travailler au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions. Il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques, et de nombreuses demeures et collections (le château de Chantilly, le musée Jacquemart-André, la villa Kérylos …). Pour de plus amples informations : http://www.institut-de-france.fr/

 

A PROPOS DU SERVICE

La direction des services administratifs (DSA) comprend l’ensemble des fonction-support de l’Institut de France pour le bon fonctionnement général du Palais et l’ensemble de ses services (chancellerie, service des affaires juridiques, service de sécurité, service intérieur, service patrimoine et travaux, service communication, service ressources humaines, service des archives). La DSA se met au service des 5 Académies en tant que de besoin.

 

DESCRIPTION DU POSTE

Placé (e) sous l’autorité hiérarchique directe du directeur des services administratifs, conseiller du chancelier de l’Institut de France, le (la) secrétaire particulier (ère) du chancelier est chargé (e) d’assurer les missions et activités suivantes :

  • Gérer les activités quotidiennes du secrétariat du chancelier : gestion, traitement des appels téléphoniques et des dossiers (courriers entrants et sortants, notes, archives…) ;
  • Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous du chancelier ;
  • Tenir à jour des listes de diffusion et de contacts ;
  • Apporter un appui dans l’organisation des déplacements du chancelier ;
  • Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers ;
  • Savoir rédiger un courrier simple et le mettre en forme ;
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers et la composition de dossiers ;
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
  • Recevoir, filtrer, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques, les courriers électroniques du chancelier ;
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
  • Créer un binôme avec l’assistante de direction du directeur des services administratifs.

 

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances

  • Excellente maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
  • Excellente maîtrise de la gestion de multiples agendas
  • Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance
  • Excellente connaissance du protocole

Savoir-faire

  • Comprendre rapidement de l’environnement de l’Institut et des Académies et de leur fonctionnement ;
  • Organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Appréhender le caractère d’urgence et de confidentialité des informations à transmettre
  • Goût pour la communication interne et externe ;
  • Grand sens de la discrétion (connaissance de sujets sensibles)
  • Excellent sens du relationnel ;
  • Gestion des priorités ;
  • Autonomie, initiative et sens des responsabilités ;
  • Réactivité, rapidité d’exécution, grande disponibilité ;

Savoir-être

  • Rigueur, disponibilité
  • Très grand sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Excellentes qualités relationnelles
  • Aptitude à rendre compte

Conditions particulières (spécificités du poste, contraintes, sujétions) :

Durée du contrat :

  • Si fonctionnaire : contrat de détachement d’un an, renouvelable (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)
  • Si agent non titulaire (contractuel) : CDD de trois ans

Sujétions : Sujétions en fonction des événements. Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements. Horaires tenant compte des contraintes de l’agenda du chancelier, et le cas échéant du directeur des services administratifs.

 

ENVOI DU DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « place de l’emploi public ». Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur la plate-forme.

Informations complémentaires :

Adresser le dossier de candidature par voie électronique à Monsieur David TEILLET, directeur des services administratifs, conseiller du chancelier : david.teillet@institutdefrance.fr

Copie à aurore.hillairet@institutdefrance.fr

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE / SECRETAIRE PARTICULIER(E) DU CHANCELIER- INSTITUT DE FRANCE

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

  • un CV
  • le dernier diplôme obtenu
  • une lettre de motivation
  • les deux derniers compte-rendu d’évaluation

 

 

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