ARCHIVISTE (H/F)

Stage - 20 mars 2024

Intitulé du stage : ARCHIVISTE (H/F)

Etablissement d’accueil du stagiaire: INSTITUT DE FRANCE

Période du stage : 1^er septembre 2024 au 31 décembre 2024

Maître de stage :Juliette LE FOLL

Affectation (service/ fondation) : Service des affaires juridiques et des archives

Date limite de candidature : 31 mai 2024

Domaine fonctionnel du stage : ARCHIVES

Stage rémunéré : OUI

Télétravail possible : NON

Matériel informatique fourni : OUI

Adresse du lieu du stage : 23 quai Conti 75 006 PARIS

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.

À PROPOS DU SERVICE DES ARCHIVES

Le service des archives conserve 1,4 km d’archives constituées des archives de l’Institut et des archives de l’Académie française, de l’Académie des inscriptions et belles-lettres, de l’Académie des beaux-arts et de l’Académie des sciences morales et politiques.

La politique d’archivage prévoit l’externalisation des archives intermédiaires éliminables à terme et le versement aux Archives nationales des archives définitives.

La responsable des archives est compétente de façon directe pour les archives de l’Institut de France. Elle peut aussi intervenir sur les archives des académies, en lien et en coordination avec leurs secrétaires généraux respectifs. Elle connaît également des archives relevant des fondations abritées (notamment les fondations-musées de l’Institut de France). La responsable des archives travaille en collaboration avec l’ensemble des services administratifs de l’Institut de France et des académies, avec le service d’archives de l’Académie des sciences, avec les services d’archives ou de conservation des fondations-musées et avec la direction des bibliothèques de l’Institut de France et Mazarine.

Mission du service des archives

Politique de l’archivage :

– Mettre en œuvre le référentiel de conservation des archives et les processus de versement, d’élimination et de consultation, en assurant notamment des actions de conseil et de formation auprès des services de l’Institut, des académies et des fondations ;

– Exécuter les marchés à procédure adaptée de fournitures de conditionnement de conservation, de numérisation patrimoniale et d’élimination d’archives et autres documents périmés, ainsi que l’appel d’offres de prestations archivistiques (traitement matériel et intellectuel et stockage externalisé), porté en groupement de commandes entre l’Institut et les académies ;

– Mettre en œuvre la stratégie immobilière approuvée par la commission bibliothèques et archives du 11 avril 2022, à savoir : externalisation du stockage des archives éliminables à terme, versement des archives définitives aux Archives nationales ;

– Lancement du projet d’archivage électronique, consistant à doter l’Institut et les académies d’un système et de prestations d’archivage électronique, pour les informations engageantes devant être conservées pour un besoin juridique ou historique.

Respect des obligations réglementaires :

– Suivre le conventionnement avec le service interministériel aux Archives de France, fondé sur le référentiel de conservation des archives ;

– Veiller au respect du droit d’accès aux archives et à l’information ;

– Veiller au respect du droit et aux conditions, notamment tarifaires, de la fourniture et de la réutilisation des informations publiques ;

– Mettre en œuvre le règlement pour la protection des données personnelles, identifier les données sensibles, les verser en priorité dans le système d’archivage électronique et tenir, en lien avec les services juridiques et informatiques, le registre des traitements.

Valorisation scientifique :

– Traiter en interne ou faire traiter en externe les ensembles à forte valeur ajoutée (direction des services administratifs de l’Institut, fonds des académies) ;

– Alimenter le portail national interministériel « France Archives » ;

– Participer au portail des bibliothèques numériques de l’Institut de France, en y intégrant les fichiers-images et les métadonnées produites dans le cadre d’opérations de numérisation ;

– Participer à la valorisation scientifique, culturelle et éducative des archives de l’Institut et des académies : recherches, expositions, visites, accueil de groupes scolaires, etc.

DESCRIPTION DU STAGE

Le ou la stagiaire sera encadré par la responsable du service des archives, maître de stage.

Il/elle sera chargé (e)