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ACADEMIE DES BEAUX-ARTS – ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

Emploi - 27 juillet 2022

Poste : ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

 

Recruteur : ACADEMIE DES BEAUX-ARTS

 

Affectation : Musée Marmottan – Monet

 

Date limite de candidature : 5 août 2022

 

Date de prise de poste : 1er septembre 2022

 

Domaine fonctionnel du poste : SECRETARIAT – DOSSIER ADMINISTRATIF

 

Catégorie du poste : C

 

Localisation : Musée Marmottan Monet – 2 rue Louis Boilly – 75016 PARIS

 

A PROPOS DE L’ACADEMIE DES BEAUX-ARTS

L’Académie des beaux-arts est l’une des cinq académies composant l’Institut de France. Personne morale de droit public à caractère particulier placée sous la protection du Président de la République, l’Académie encourage la création artistique dans toutes ses expressions et veille à la défense du patrimoine culturel français. Elle poursuit ses missions de soutien à la création par l’organisation de concours, l’attribution de prix, le financement de résidences d’artistes et l’octroi de subventions à des projets et manifestations de nature artistique en France et à l’étranger. Elle gère un important patrimoine immobilier notamment composé de la Maison et des jardins de Claude Monet à Giverny, du musée Marmottan Monet, de la bibliothèque Marmottan à Boulogne-Billancourt, de la Villa Ephrussi de Rothschild à Saint-Jean-Cap Ferrat et de la Galerie Vivienne à Paris dont elle est copropriétaire.

 

 

A PROPOS DU MUSEE MARMOTTAN MONET

Propriété de l’Académie des beaux-arts depuis 1932, le musée Marmottan Monet accueille une importante collection permanente issue des nombreux legs et donations dont il a été destinataire, et notamment le legs de Michel Monet, second fils du peintre, qui a fait de ce musée la plus importante collection au monde d’œuvres de Claude Monet. Outre la mise en valeur de l’hôtel particulier et de cette collection permanente, le musée Marmottan Monet organise chaque année quatre expositions temporaires et entretient des partenariats avec des institutions culturelles en France et à l’étranger. Le musée emploie une trentaine de salariés.

 

CONTEXTE DU POSTE

Le directeur du musée Marmottan Monet est élu pour cinq ans par l’Académie des beaux-arts. Il accomplit ses missions en s’appuyant sur les compétences de deux adjointes: la directrice scientifique qui est son adjointe en charge de la conservation, des expositions temporaires et de la communication et l’adjointe en charge de l’administration, des finances et de l’exploitation qui est également régisseur du musée. La/le assistant administratif- collabore plus étroitement avec l’adjointe en charge de l’administration et des finances.

 

DESCRIPTION DU POSTE

Sous l’autorité du secrétaire perpétuel de l’Académie des beaux-arts, l’assistant administratif (H/F) relève de la responsabilité fonctionnelle du directeur du musée et de son adjointe :

 

  • Secrétariat courant
    • Accueil physique et téléphonique – gestion des appels du standard téléphonique
    • Gestion du courrier entrant et du courrier sortant (papier et électronique)
    • Gestion des déplacements (commande de billets d’avion, train, taxis, hôtels, etc..) de la direction et des attachés de conservation
    • Gestion et suivi des ordres de mission et des frais de mission
    • Rédaction de courriers courants
    • Classement et archivage

 

  • Gestion du suivi des demandes d’images
    • Suivi des demandes d’images : établissement de devis et facturation

 

  • Assistance à la direction administrative et financière pour les commandes
    • Enregistrement des commandes courantes et suivi de leurs services faits dans progiciel de comptabilité
    • Rédaction des consultations simples
    • Gestion administrative des courriers d’attribution, de rejet et notifications

 

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances

Parfaite maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit et à l’oral

Bonne connaissance de l’environnement muséal

La connaissance des règles de la commande publique serait un plus.

Expérience professionnelle de l’assistanat de direction serait un plus

Connaissance de la suite Office 365 et aisance avec outil informatique

 

Savoir-faire

Rigueur dans l’analyse et le traitement des dossiers

Aisance rédactionnelle

Sens de l’organisation et esprit de synthèse

Capacité d’autonomie et d’adaptation aux outils, procédures et méthodes de travail

Polyvalent , réactif, sait apporter un réel soutien à la direction de l’entreprise

Savoir rendre compte

 

 

Savoir travailler en équipe

Savoir maîtriser le calendrier et les délais impartis

 

Savoir-être

Sens de l’organisation, de la planification et de l’anticipation

Respect des règles de confidentialité

Grande discrétion

Faculté à la polyvalence

Ponctualité, autonomie, rigueur, organisation

Sens des relations humaines

Sens du contact et de l’accueil

Bonne tenue et présentation exigées

 

Niveau de diplôme minimum requis :

Diplôme de niveau II au minimum : bac +3

 

 

CONDITIONS PARTICULIERES (durée du contrat, spécificités du poste, contraintes, sujétions) 

 

Durée du contrat : Contrat à durée déterminée d’un an, période d’essai de deux mois (période d’essai renouvelable une fois, pour la même période).

 

Temps de travail : emploi à temps complet 35 heures, sans RTT

 

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

 

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « place de l’emploi public » ni sur aucune plate-forme de recrutement. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme sur internet.

 

Adresser votre dossier de candidature à par courrier postal à :

Monsieur le Directeur Musée Marmottan Monet – 2, rue Louis Boilly – 75016 Paris

 

Par voie électronique à : contact@marmottan.com

 

 

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE/ ASSISTANT ADMINISTRATIF

 

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

–      CV

–      Lettre de motivation,

–      Copie du diplôme le plus élevé

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