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INSTITUT DE FRANCE – ASSISTANT ADMINISTRATIF DES RESSOURCES HUMAINES (H/F)

Emploi - 31 mai 2022

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Offre d’emploi : ASSITANT ADMINISTRATIF  RH (H/F)

POSTE :  ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

 

RECRUTEUR : INSTITUT DE FRANCE

 

SERVICE :  DIRECTION DES SERVICES ADMINISTRATIFS / DRH

 

Date limite de candidature : 30 juin 2022

 

Date de prise de poste : 1er septembre 2022

 

Statut de poste :        vacant                              Fonctionnaire : OUI           Contractuel : OUI

 

Domaine fonctionnel du poste : assistanat / appui logistique / dossiers RH et budgétaires

 

Catégorie du poste :  C ou B

 

Localisation : 23 quai de Conti, 75006 Paris

 

A PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.

Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

 

A PROPOS DU SERVICE

Le service des ressources humaines propose, définit et met en œuvre la politique de ressources humaines adaptée à la stratégie et au projet de l’établissement. Il apporte assistance et conseil au directeur des services administratifs de l’Institut de France et aux secrétaires généraux des cinq académies.  Le service RH assure la mise en œuvre de l’ensemble des procédures de gestion collective des RH : campagnes de recrutement, de mobilité et de promotion, plan de formation, action sociale, retraite et prend en charge l’ensemble des actes administratifs de gestion individuelle (contrats, documents de liaison de paye, gestion et suivi des carrières), pour environ 500 agents. Le service contribue à l’élaboration du budget en relation avec la direction des services financiers. Il contribue au dialogue social et organise la concertation avec les représentants des personnels (comités techniques, CCP, …). Il prépare la tenue des élections (listes électorales, campagnes d’information.) Il dirige la réalisation d’enquêtes, d’études et de statistiques (bilan social, rapport d’activité, schéma directeur des RH, enquêtes ministérielles …). Il accompagne les personnes et les services dans le règlement de situations difficiles. Le service RH comprend actuellement la cheffe du service des ressources humaines, 1 assistant administratif (poste vacant), 1 adjoint, quatre gestionnaires et 2 chargées de mission, ainsi qu’une équipe de 2 personnes à Chantilly.

 

DESCRIPTION DU POSTE

Placé sous l’autorité du chancelier, et par délégation du directeur des services administratifs, l’assistant administratif relève de la responsabilité hiérarchique de la cheffe du service des ressources humaines, et est chargé d’assurer notamment les missions suivantes :

 

  • Assistance à l’équipe du service des ressources humaines / à la DRH
  • Accueillir toutes les personnes se présentant au service des ressources humaines
  • De façon générale, gérer les activités quotidiennes de secrétariat d’un service  : gestion, traitement des appels téléphoniques et des dossiers (courriers entrants et sortants, notes, archives…) ;
  • Recevoir, filtrer, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques, éventuellement les courriers électroniques du responsable de service ;
  • Gérer le courrier départ/arrivée
  • Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous de la directrice des ressources humaines ;
  • Tenir à jour des listes de diffusion et de contacts ;
  • Apporter un appui dans l’organisation des déplacements de la directrice des ressources humaines, le cas échéant ;
  • Mettre en forme tous types de courriers ;
  • Savoir rédiger un courrier simple et le mettre en forme ;
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
  • Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre ;
  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire auprès de la personne compétente ;
  • Assurer la mise en ligne de documents sur l’intranet
  • Assurer les commandes de fournitures pour le service RH, évaluer les besoins du service ; gérer le stock des kits d’accueil ;
  • Assurer la diffusion d’information (notes de service, message collectif …)
  • Préparer des tableaux de suivis, assurer des publipostages
  • Suivi et mise à jour de l’organigramme (trimestriellement)
  • Suivi et mise à jour de la base SIRH des agents entrants (tableau des effectifs)

 

 

  • Suivi administratif (recrutement/départ des agents)

 

En liaison avec la cheffe du service des ressources humaines

  • Mise en ligne des offres d’emploi sur le site « place de l’emploi public » et sur l’internet, et sur d’autres sites ;
  • Suivi des candidatures,
  • Préparation des dossiers avant entretien et des rendez-vous des candidats,
  • réponse aux candidats non sélectionnés ;
  • programmer les réunions de service

 

En liaison avec les gestionnaires

  • Enregistrer l’agent dans FIGGO (logiciel de gestion des absences)
  • Participer à la campagne CET
  • Etablir la carte « offre sociale et culturelle » (tenir à jour la liste de remise des cartes de service)
  • Récupérer carte de service, badge, ordinateur, etc. au départ d’un agent
  • De manière générale, garantir la bonne tenue et l’archivage des dossiers individuels des agents (papier et numérique) : trier les pièces à conserver. Pour les fonctionnaires : préparer l’envoi du dossier à l’administration d’origine. Supprimer l’agent dans la base SIRH. Classer le dossier numérique dans « AGENTS PARTIS »
  • Le cas échant, apporter un appui sur le traitement informatisé ou papier des dossiers administratifs des agents.

 

En liaison avec les chargées de mission du service RH :

  • Suivi de l’action sociale: gestion et distribution des tickets-restaurant ; remise de chèques-cadeaux… etc.
  • Formation : Préparation logistique des formations collectives, notamment la journée d’accueil des nouveaux recrutés, préparation et classement des attestations de formation.
  • Evaluation : suivi du retour des comptes-rendus d’évaluation professionnels (CREP), enregistrement dans les dossiers papiers et dématérialisés,

 

Autres missions relatives au suivi des dépenses de fonctionnement

 

Pour l’Institut de France

  • Entrer dans le Progiciel PEP les différents actes de suivi des dépenses du budget de fonctionnement du service RH de l’Institut de France (engagements, mandatements, et liquidation des dépenses et des recettes…) ;

 

  • Pour l’Académie des sciences morales et politiques:
  • Entrer dans le Progiciel PEP les différents actes de suivi des dépenses de l’Académie (engagements, mandatements, et liquidation des dépenses et des recettes…) ;
  • Tenir un tableau de bord des évènements et des instances pour assurer le suivi des dépenses et des recettes, en lien avec les prestataires.
  • Le nombre de dossiers demande à travailler de manière très organisée et contentieuse, en lien avec le secrétariat de l’académie mais également avec la direction des services financiers et l’Agence comptable de l’Institut.

 

COMPÉTENCES REQUISES :

Profil souhaité :

Au moins une première expérience réussie d’assistance administrative au sein d’une fonction-support (finances, comptabilité, RH) et  auprès d’un organisme public serait appréciée.

 

Connaissances

  • Maîtrise de l’agenda électronique
  • Maîtrise d’EXCEL ;
  • Maîtrise des publipostages
  • Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance
  • Excellente maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)

 

Savoir-faire

  • Savoir suivre des informations sur des tableaux de bord
  • Savoir faire des publipostages
  • Savoir rédiger des courriers simples et les mettre en forme
  • Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
  • Savoir gérer les priorités s’il y a plusieurs instructions en même temps
  • Savoir travailler au sein d’une équipe
  • Goût pour la communication interne et externe (sens relationnel) ;

 

Savoir-être

  • Sens de la hiérarchie
  • Rigueur, disponibilité
  • Sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Qualités relationnelles
  • Aptitude à rendre compte

Niveau de diplôme minimum : Bac +2 et/ou expérience professionnelle dans ces fonctions.

 

 

CONDITIONS PARTICULIERES

 (durée du contrat, spécificités du poste, contraintes, sujétions) 

Durée du contrat :

Si fonctionnaire :

–          Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;

–          Soit contrat de détachement d’un an, renouvelable ensuite par période de trois ans (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

Si agent non titulaire (contractuel) : contrat de deux ans (période d’essai de deux mois renouvelable une fois)

 

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « place de l’emploi public ». Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur la plate-forme.

 

Adresser votre dossier de candidature par voie électronique à Estelle CHICOUARD, directrice des ressources humaines : estelle.chicouard@institutdefrance.fr

 

Indiquer dans l’objet du message : « RECRUT / ASSISTANT ADMINISTRATIF »

 

Joindre les documents suivants :

–          CV et une lettre de motivation,

–          Diplôme détenu le plus élevé,

–          Dernier compte-rendu d’évaluation, le cas échéant.

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