INSTITUT DE FRANCE – CHARGÉ DES ACHATS  (H/F)

Poste : CHARGÉ DES ACHATS  (H/F)

 Recruteur : INSTITUT DE FRANCE

 Affectation : Direction des services administratifs – Service intérieur – Pôle Achats

Date limite de candidature : 30 avril 2023

 Date de prise de poste : poste vacant

 Domaine fonctionnel du poste : ACHATS – AFFAIRES GENERALES

Catégorie du poste : B

 Localisation : 23 quai de Conti, 75006 Paris

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.

Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

 À PROPOS DU SERVICE

Pour assurer ses missions, l’Institut de France s’appuie sur environ 130 personnes. La direction des services administratifs (DSA) assure le bon fonctionnement général du Palais (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de seine) où cohabitent l’Institut et les 5 académies. Pour cela, la DSA s’appuie sur 4 services de fonctions-support : service des affaires juridiques et des archives, service des ressources humaines, service des systèmes d’information, service intérieur (affaires générales et poste central de sécurité).

La DSA est également chargée des grandes missions de l’Institut, au service des 5 académies  : « perpétuer, soutenir et éclairer » et s’appuie sur 6 services : service Monuments et collections ; service Mécénat et développement ; service des fondations ; service de la communication et des relations publiques ; Service Valorisation du patrimoine et Service culturel.

Le service intérieur est composé d’environ 35 agents assurant la sécurité, l’intendance (le ménage, l’entretien, la logistique), l’accueil des académiciens et des invités au Palais, les achats de fournitures. Le service intérieur s’appuie sur des agents administratifs, des agents d’entretiens et de service, et huissiers ainsi qu’un régisseur sons et lumière et un technicien. Le service intérieur est composé des unités suivantes : 

1. La régie des évènements – Sons, Lumière, Images (2 personnes)
2. Le poste central de sécurité (12 personnes)
3. Le pôle intendance du Palais (19 personnes)

4. Le pôle achats (2 personnes), plus particulièrement chargé de :

• Rationaliser les procédures de suivi des consommations et refacturation,
• Rassembler l’ensemble des besoins des services de l’Institut et des Académies en termes de fournitures et de consommables,
• Procéder à l’analyse des besoins dans leur globalité et rechercher les prestataires adaptés,
• Préparer les procédures adaptées à l’ampleur des besoins : bons de commande, marchés…
• Assurer le suivi des commandes, envoi, réceptions, distribution et facturations,
• Tenir le listing des prestataires et fournisseurs (en application de règles de la RGPD),
• Tenir à jour l’état des stocks de l’ensemble des consommables,
• Préparer et suivre le budget du service intérieur,
• Tenir la régie d’avances et de recettes

CONTEXTE

La direction des services administratifs poursuit la professionnalisation de la fonction des achats pour tous les services de l’Institut de France.

Le/la chargé (e) des achats joue un rôle prépondérant dans l’accompagnement au changement auprès des agents de l’Institut pour ce qui concerne la mise en œuvre de nouvelles procédures d’achats. Son rôle est essentiel dans la définition du juste besoin pour ce qui concerne les achats entrant dans son champ de compétences.

Il /elle procède aux achats de toute nature en vue de satisfaire les besoins qualitatifs et quantitatifs des services et de contribuer à la performance des achats pour tous les services de l’Institut.

DESCRIPTION DU POSTE
Placé sous l’autorité du chancelier de l’Institut de France, et par délégation du directeur des services administratifs, le chargé des achats (H/F)  relève de la responsabilité hiérarchique de la cheffe du service intérieur.

Pour les instructions quotidiennes, le chargé des achats (H/F) relève de la responsabilité fonctionnelle de la responsable des achats.

Ses missions principales sont les suivantes :

• Achats et approvisionnements généraux
• Analyser les besoins, demander des devis, négocier et présélectionner les offres et élaborer des études comparatives et des tableaux de bord.
• Vérifier l’existence de supports contractuels (contrats ou marchés) et orienter l’utilisateur final en fonction de la politique d’achat de l’Institut de France.
• Initier les demandes d’achats après avoir collecté et regroupé les besoins exprimés et identifié les groupes de marchandises demandées suivant les familles d’achat.
• Gérer les commandes de fournitures et de services : exécuter et réceptionner les commandes, saisir les bons de commande, constater les service-fait et gérer les approvisionnements.
• Gérer le stock. Elaborer renseigner et mettre à jour un tableau de gestion du stock.
• Signaler les incidents et mettre en œuvre des solutions de premier niveau en cas de difficultés.
• Mettre en œuvre et renseigner les tableaux de bord de suivi des consommations et des incidents à l’intention du responsable au service achats en vue de contribuer au bilan d’exécution des achats (dans le cadre de marchés, contrats ou autre).
• Mettre en œuvre un suivi des consommations et des incidents à l’intention des services supports de l’Institut en vue d’assurer la qualité des prestations fournies aux utilisateurs du Palais. Suivre l’exécution des marchés et les contrats entrant dans le champ de sa compétence (consommation, gestion des litiges et des pénalités …).
• Gérer la relation utilisateurs, fournisseurs
  • Créer, renseigner et mettre à jour un tableau de bord relatif aux fournisseurs (par domaine de compétence) de l’Institut de France.

• Préparation du budget : participer à l’élaboration de budgets prévisionnels

• Evènementiel : participation à l’instruction des commandes et des services faits relatifs aux manifestations organisées au Palais 

Le titulaire du poste peut être amener à collaborer sur le bon déroulement des manifestation pour lesquelles il lui revient de :

• Participer à l’instruction des demandes relatives à l’organisation d’événements (organisations de différentes manifestations, réunions de travail…) : mise en concurrence, négociation, pré-sélection des fournisseurs, … à l’attention du responsable du pôle achats.
• Renseigner des tableaux de bords sur l’organisation des évènements : mises en concurrence, coût global d’un évènement, suivi contractuel … à l’attention du responsable du pôle achats et des services concernés.
• Suivre l’exécution des marchés afférents, le cas échéant.
• Instruire les commandes de boissons et de consommables servis lors de manifestations et de réunions de travail.

• Fonctions diverses :
• En lien avec les services prescripteurs, le titulaire devra être l’interlocuteur privilégié des agents concernant les prestations du voyagiste auquel fait appel l’Institut.
• En lien avec la direction des ressources humaines, le titulaire assurera l’intervention d’ateliers de secteurs protégés à l’Institut de France et collectera les attestation annuelles ;
• Suivi des prestations dans le cadre de la restauration collective ;
• Gestion des commandes, de l’approvisionnement et de l’entretien des vêtements de travail. Suivi de l’ensemble sous forme de tableau de bord. Assurer la distribution des vêtements et la signature des attestations de remise ; Elaboration et suivi d’un tableau de bord relatif aux vêtements de travail
• En lien avec le service facturier et le service comptable : Renseigner et mettre à jour le registre d’inventaire des achats.

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances – Formation et expérience nécessaires :

Pratique des applications informatiques dédiées : Office365 et Progiciel des Etablissements Publics (logiciel de suivi budgétaire et financier – formation assurée)

Notion du droit de la commande publique et de la politique des achats d’un organisme public

Notion de la gestion budgétaire et comptable

Des formations peuvent être proposées.

Savoir-faire :

• Savoir analyser des informations, des documents, des réglementations
• Savoir prospecter
• Savoir négocier
• Savoir alerter de situations à risque
• Savoir élaborer et analyser des tableaux de bord
• Savoir mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
• Savoir promouvoir une action, une démarche, un intérêt, une position
• Savoir rendre compte
• Être à l’aise avec les chiffres

Savoir être

• Avoir l’esprit d’équipe
• Être rigoureux
• Être autonome
• Avoir le sens des responsabilités
• Avoir le sens des relations humaines

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Durée du contrat : CDD 8 mois en remplacement d’un congé de maternité.

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Place de l’emploi public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.

Adresser votre dossier de candidature à Madame Marina JIMENEZ, cheffe du service intérieur par voie électronique à l’adresse : marina.jimenez@institutdefrance.fr

Copie : recrutement@institutdefrance.fr

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE / CHARGÉ DES ACHATS

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

• un CV
• une lettre de motivation,
• le diplôme détenu le plus élevé