Référence du site « choisir le service public » : 2024-1562897
Date de rédaction de l’offre d’emploi : 07/05/2024
Poste : CHARGÉ (E) DE MISSION RH (H/F)
Recruteur : INSTITUT DE FRANCE
Affectation : DIRECTION DES SERVICES
Date limite de candidature : 15 juillet 2024
Date de prise de poste : 1er septembre 2024
Domaine fonctionnel du poste : RESSOURCES HUMAINES
Catégorie du poste : catégorie A
Localisation : 23 quai Conti – 75 006 PARIS
À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.
À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE
Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.
Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/
À PROPOS DE LA DIRECTION
Pour assurer ses missions, l’Institut de France s’appuie sur environ 130 personnes.
La direction des services administratifs (DSA) et la direction des services financiers (DSF) assurent le bon fonctionnement général du Palais (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de Seine) où cohabitent l’Institut et les 5 académies.
Pour cela, la DSA s’appuie sur 4 services de fonctions-support : Service des affaires juridiques et des archives, Service des ressources humaines, Service des systèmes d’information, Service intérieur (affaires générales et poste central de sécurité).
La DSA est également chargée des grandes missions de l’Institut, au service des 5 académies : « perpétuer, soutenir et éclairer » et s’appuie sur 6 services : Service du Monuments et collections ; Service Mécénat et développement ; Service des fondations ; Service culturel ; Service de la communication et des relations publiques ; Service de la valorisation patrimoniale
LE SERVICE
Le service des ressources humaines propose, définit et met en œuvre la politique de ressources humaines adaptée à la stratégie et au projet de l’Institut de France. Il apporte assistance et conseil au directeur des services administratifs de l’Institut de France et aux secrétaires généraux des cinq académies. Le service RH assure la mise en œuvre de l’ensemble des procédures de gestion collective des RH : campagnes de recrutement, de mobilité et de promotion, paye, plan de formation, retraite et prend en charge l’ensemble des actes administratifs de gestion individuelle (contrats, documents de liaison de paye, gestion et suivi des carrières), pour plus de 370 agents contractuels de droit public (hors contrats saisonniers et vacataires) et 150 fonctionnaires affectés ou en contrat de détachement.
Le service contribue à l’élaboration du budget des dépenses de personnel en relation avec la direction des services financiers et les 5 académies.
Le service RH contribue à l’élaboration du plan de formation et au dialogue social, organise la concertation avec les représentants des personnels (comités techniques, commission consultative paritaire, …). Il prépare la tenue des élections (listes électorales, campagnes d’information.) Elle dirige la réalisation d’enquêtes, d’études et de statistiques (bilan social, rapport d’activité, enquêtes ministérielles …). Il accompagne les personnes et les services dans le règlement de situations difficiles. Outre la cheffe de service, le service comprend 1 adjointe, quatre gestionnaires, 3 chargés de mission de catégorie A (formation/prévention ; dialogue social/action sociale ; fonctionnaires/ pilotage de la masse salariale).
DESCRIPTION DU POSTE
Placé (e) sous l’autorité hiérarchique de la cheffe de service et sous l’autorité fonctionnelle de l’adjointe, le (la) chargé (e) de mission RH est chargé (e) d’assurer la gestion administrative des fonctionnaires, affectés par le ministère de l’enseignement supérieur ou en contra de détachement, et d’assurer le pilotage des effectifs et de la masse salariale. Il/ elle exerce en outre les fonctions d’administrateur du logiciel de gestion des absences et peut avoir des missions générales transversales au service, en fonction de l’actualité des politiques de ressources humaines.
Ses missions principales sont les suivantes :
· Référent de tous les fonctionnaires de l’Institut de France et des académies
Le (la) chargé (e) de mission RH est l’interlocuteur unique et privilégié de tous les fonctionnaires de l’Institut et des académies. Il doit assurer leur gestion et être en mesure de répondre à l’ensemble de leurs interrogations concernant leur situation et leur carrière. Il (elle) travaille en étroite collaboration avec un gestionnaire de paye chargé de la partie technique de la paye. Les fonctionnaires peuvent être affectés, en détachement dans un corps ou en contrat de détachement. Ils relèvent des filières administratives, techniques, culturelles, de la filière des bibliothèques, de la filière des enseignants.
Dans ce cadre, il(elle) est chargé (e) de :
Assurer la gestion administrative du recrutement jusqu’à la fin de situation ;
Assurer la liaison avec l’administration d’origine et/ou le Rectorat de Paris
Avoir des correspondants pour chaque filière au sein du ministère de l’Education nationale et de l’enseignement supérieur et au ministère de la culture (tableau des interlocuteurs et référents par ministère)
Suivre les fins de détachement et leur renouvellement ;
Suivre les campagne de promotions et d’avancements pour les filières administratives, techniques et enseignants
Être force de proposition pour l’avancement dans la carrière : concours, promotion, avancement à l’ancienneté (conseil en matière d’évolution professionnelle) ;
Analyser les situations individuelles particulières pour aide à la décision; situations particulières
Rédiger les actes administratifs :décisions, contrats, courriers, contrats de détachement de tous les fonctionnaires, y compris ceux payés sur le budget des fonds propres ;
Rédiger une fiche financière
· Gestion de la campagne de transformation d’emplois
Suivre les postes délégués dans le cadre d’un établissement non RCE du ministère de l’Education nationale et de l’Enseignement supérieur (sans responsabilité à compétence élargie)
Piloter les effectifs des postes délégués par les ministères
Etablir des projections sur les besoins en recrutement
Rédiger une note de synthèse sur les demandes de transformation d’emplois, le cas échéant
· Pilotage du plafonds d’emplois et de masse salariale du programme budgétaire 150
Faire la synthèse des crédits accordés par le ministère de la Culture (programme 175) , le ministère de l’Education nationale (programme 141), le ministère de l’Enseignement supérieur (programme 150)
Faire un suivi trimestriel de l’exécution de la masse salariale (budget Etat, fonds propres et logiciel SAGE)
Etablir des tableaux de bord à destination de la gouvernance
Rédiger une note de synthèse sur l’évolution des effectifs et l’évolution de la masse salariale
Missions annexes
· Administrateur du temps
En collaboration avec un collègue, le (la) chargé (e) de mission RH est administrateur de l’application TIMMI absences. Dans ce cadre, il (elle) est chargé (e) de :
Suivre la réglementation sur le temps de travail et le télétravail ;
Diffuser les notes de service relative sur la gestion du temps
Lancer les campagnes du compte épargne temps et des jours de fractionnement
Contrôler les attributions de jours de RTT en fonction des absences ou des temps partiels
Contrôler les soldes de jours et RTT en fonction de la nature des départs
Contrôler la campagne de monétisation des jours sur le compte épargne temps
Contrôler le versement des jours de forfait du télétravail
Présenter le bilan des jours stockés sur le compte épargne temps (CET) –
Être force de proposition pour améliorer la gestion du temps de travail
Être le référent sur toutes les questions techniques et réglementaires relatives au temps de travail (annualisation, temps partiel, temp incomplet …)
· Missions complémentaires éventuelles
A la demande de la cheffe de service, le (la) chargé (e) de mission RH peut être amené( e) à remplacer un collègue absent, à établir des tableaux de bord, à mettre en place de nouvelles procédures ou à basculer les données vers un SIRH. Il peut contribuer à l’amélioration des procédures mises en place.
Il/ elle peut également lui être demandé de gérer un dossier de politiques RH en fonction de l’actualité du service et d’apporter une aide au pôle RH du Domaine de Chantilly (rédaction de contrat, analyse d’une situation particulière, établissement d’une fiche financière …)
Profil recherché / Compétences requises
Connaissances
- Maîtriser le statut de la fonction publique, en particulier des fonctionnaires
- Avoir été en poste dans un bureau de gestion de fonctionnaires titulaires, un bureau du budget ou un bureau statutaire
- Maîtrise du décret du 17 janvier de 1986 sur la gestion des agents contractuels ;
- Excellente maîtrise d’excel (tableaux croisés dynamiques et bases de données)
- Maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet) ;
– Avoir une expérience professionnelle dans la GRH de la fonction publique ;
La connaissance du ministère de l’enseignement supérieur et éventuellement des composantes des bulletins de salaire des fonctionnaires serait un atout supplémentaire;
Savoir-faire
- Connaître les règles statutaires et réglementaires des fonctionnaires et non titulaires
- Savoir traiter de sujets très polyvalents
- Être à l’aise avec les applications informatiques et savoir faire des requêtes et des tableaux de synthèse ; Maîtriser les tableaux de bords
- Savoir mettre en place des procédures de gestion des agents
- Savoir rechercher des solutions adaptées aux besoins des services
- Savoir rédiger des actes administratifs (courriers, notes, décisions, contrats …)
- Savoir rendre compte
Savoir-être
- Rigueur, disponibilité, esprit d’équipe
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Qualités relationnelles
- Aptitude à rendre compte
- Être force de proposition
- Travailler de manière autonome
Formation / niveau de compétences requis
Master 1 ou master 2 + 1ère expérience dans un organisme public
Formation générale en droit administratif , « carrières administratives »
Connaissances juridiques du statut général de la fonction publique.
Connaissances relatives au pilotage de la masse salariale et des efectifs
Un attaché, directeur de greffe (ou corps équivalent) ayant déjà une expérience en gestion statutaire et administrative serait la candidature idéale.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
Sujétions liées au calendrier de la paye
Durée du contrat :
Si fonctionnaire : affectation ou détachement
Si agent non titulaire (contractuel) : CDD de trois ans avec période d’essai de trois mois, renouvelable une fois pour la même durée.
Avantages
Télétravail possible
Titres-restaurant
5 semaines de congés annuels et 23 jours de RTT (cycle de travail de 39 heures hebdomadaires)
Adhésion à Club Employés (réduction sur de nombreux achats)
Carte « offre sociale et culturelle » avec entrées gratuites dans les fondations-musées de l’Institut et des académies.
Accès aux activités culturelles de l’Institut et des académies (conférences, expositions …)
DOSSIER DE CANDIDATURE
Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Choisir le service public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.
Adresser votre dossier de candidature à Madame Estelle CHICOUARD, cheffe du service des ressources humaines, par voie électronique à l’adresse : Estelle.chicouard@institutdefrance.fr
Mariam.bessa@institutdefrance.fr
Copie : recrutement@institutdefrance.fr
En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM_CANDIDATURE_CHARGÉ DE MISSION RH
Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :
- un CV
- une lettre de motivation,
- le diplôme détenu le plus élevé
- les deux derniers compte-rendu d’évaluation professionnelle (CREP) le cas échéant