INSTITUT DE FRANCE – GESTIONNAIRE CHARGÉ DE COMPTABILITÉ (SECTEUR DÉPENSES ET SERVICE FACTURIER) H/F

Poste : GESTIONNAIRE CHARGÉ DE COMPTABILITÉ (SECTEUR DÉPENSES ET SERVICE FACTURIER) – 2023-1114039

Recruteur : INSTITUT DE FRANCE

Affectation : AGENCE COMPTABLE DE L’INSTITUT ET DES 5 ACADEMIES

Date limite de candidature : 30 avril 2024

Date de prise de poste : poste vacant

Domaine fonctionnel du poste : FINANCES PUBLIQUES – GESTION BUDGETAIRE ET COMPTABLE

Catégorie du poste : B

Localisation : Institut de France 23 quai Conti 75006 Paris

Agence comptable de l’Institut et des académies 1, rue de Seine – 75 006 Paris

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées).

Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères. Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

À PROPOS DE l’ORGANISATION GENERALE DES SERVICES DE L’INSTITUT ET DES ACADEMIES

L’Institut de France et les 5 académies disposent chacune de leur propre ordonnateur (chancelier ou secrétaire perpétuel), de leur propre organe délibérant (commission administrative) et de leurs services.

Seules sont communes aux 6 entités, l’agence comptable et la direction des services financiers.

Pour assurer ses missions, l’Institut de France s’appuie sur environ 120 personnes au sein de la direction des services administratifs (DSA). Celle-ci assure le bon fonctionnement général du Palais (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de Seine) où cohabitent l’Institut et les 5 académies. Pour cela, la DSA s’appuie sur 4 services de fonctions-support : Service des affaires juridiques et des archives, Service des ressources humaines, Service des systèmes d’information, Service intérieur (achats, sécurité, audiovisuels, intendance). La DSA est également chargée des grandes missions de l’Institut, au service des 5 académies : « perpétuer, soutenir et éclairer » et s’appuie sur 6 services : Service du Monuments et collections ; Service de la valorisation du patrimoine ; Service Mécénat et développement ; Service des fondations ; Service culturel ; Service de la communication et des relations publiques.

La direction des services financiers (DSF), douze personnes, assure pour l’Institut et chaque académie une mission générale de pilotage budgétaire, de contrôle de la dépense et des titres de perception de recettes, et de gestion financière des disponibilités et des actifs financiers de chaque entité, selon les modalités fixées par le règlement financier de l’Institut et des académies et sous réserve des compétences propres exercées par l’agent comptable, receveur des fondations.

Récemment revu, le règlement financier de l’Institut de France et des académies (six personnes morales de droit public à statut particulier) fixe le régime budgétaire et comptable de ces derniers en référence aux dispositions du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP), tout en préservant les spécificités liées à leur statut, leur activité et aux fondations qu’ils abritent (en application du règlement financier de juin 2022).

L‘Institut de France et les académies disposent de particularités fortes :

·         Ils n’ont pas de tutelle ni de contrôle budgétaire : ils sont placés sous la protection du Président de la République. Le seul organisme de contrôle financier est la Cour des comptes (article 36 de la loi du 18 avril 2006) ;

·         La structuration de leurs recettes et de leurs dépenses est originale : recettes constituées de dons, loyers et produits financiers ; dépenses axées notamment sur l’entretien du patrimoine historique, des œuvres d’art et l’attribution de prix, bourses et subventions ;

·         Chacune des 6 entités abrite des fondations sans personnalité morale : le nombre total de fondations abritées s’élève à 615 fondations, nécessitant un suivi financier particulier.

Les activités des 6 entités sont multiples : elles comportent plusieurs bibliothèques (environ 2 millions d’ouvrages), des immeubles de rapport, des musées ou sites ouverts au public, recevant hors pandémie environ 2 millions de visiteurs annuels, répartis sur une vingtaine de sites. Une partie du patrimoine immobilier est classé monument historique.

A PROPOS DE L’AGENCE COMPTABLE DE L’INSTITUT ET DES ACADEMIES

L’agence comptable est commune à l’Institut de France et à chacune des 5 académies.

Conformément au décret n°2022-873 du 8 juin 2022 portant approbation du règlement financier de l’Institut de France et des académies, ces 6 entités suivent les règles de la comptabilité publique et se conforment aux dispositions du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP).

L’agence comptable est chargée de la tenue de la comptabilité générale de chaque entité, du recouvrement des droits, contributions et recettes, du paiement des dépenses et du maniement des fonds et mouvement des comptes de disponibilités.

L’agence comptable s’appuie actuellement sur une dizaine d’agents : le fondé de pouvoir (adjoint de l’agent comptable), un département service facturier et dépenses (4 agents), un département des recettes et trésorerie (3 agents) ainsi qu’un chargé de mission, responsable de la préparation de la certification des comptes et de la qualité comptable. Des collaborateurs occasionnels (vacataires) et des apprentis apportent également un renfort ponctuel.

Missions générales de l’agence comptable de l’Institut de France et des 5 académies

Au-delà des missions classiques d’une agence comptable, l’agence comptable de l’Institut et des 5 académies :

• est agence comptable principale de l’agence comptable secondaire à Chantilly, pour l’Institut de France ;
• est dotée d’un service facturier, avec un périmètre et des procédures identiques pour chacune des entités. Le service facturier traite en moyenne 10 000 factures par an, avec une croissance des marchés de travaux ;
• assure, avant réorganisation prochaine, l’intégration des fichiers comptables des administrateurs de biens (patrimoine locatif), la liquidation des recettes de dons et la préparation des reçus fiscaux afférents, ainsi que la liquidation des dépenses et recettes des régies.

Les 6 entités disposent d’un budget principal et d’un ou plusieurs budgets annexes, soit un total de 6 environnements comprenant 15 budgets (principaux et annexes). L’agence comptable est très impliquée, avec la direction des services financiers, dans la mise en œuvre de la réforme financière, dans ses volets réglementaires (décret), technique (mise en place du progiciel PEP, dont les modules régies, immobilisations et marchés restent à déployer complètement) et organisationnel (notamment, convention de service avec l’ordonnateur à revoir, en gardant le service facturier). Le contrôle interne est en cours de mise en place et la démarche de certification des comptes est prévue à brève échéance.

Éléments d’activité :

• Budgets cumulés des 6 entités : 130 M€
• Nombre de titres de recettes par an : 5 000
• Nombre de mandats de dépenses par an : 15 000
• Nombre de marchés et procédures adaptées : 160
• Nombre de comptes bancaires courants et de placements : 80
• Nombre de personnes rémunérées par les 6 entités : environ 400 (majoritairement de droit public)
• La liquidation de la paie sur les fonds propres des 6 entités est assurée de deux manières :
  • en interne, par le service des ressources humaines : l’applicatif utilisé est SAGE
  • par pré-liquidation en paye à façon : l’applicatif utilisée est WINPAIE
• Nombre de régies : 15
• Instruction comptable en vigueur : Instruction comptable commune et règlement ANC 2018-06 propre aux fondations
• Le SI finances : PEP (gestion des factures issues de CHORUS-PRO)

DESCRIPTION DU POSTE

Placé sous la responsabilité hiérarchique de l’agent comptable de l’Institut et des 5 académies, receveur des fondations, le gestionnaire (H/F) chargé de comptabilité (secteur dépenses)  travaille en étroite collaboration avec l’adjointe à l’agent comptable, fondée de pouvoir, et avec la responsable du département des dépenses et du service facturier.

Il (elle) travaille régulièrement avec les gestionnaires  affectés auprès des services ordonnateurs de l’Institut de France et des 5 académies, personnes morales de droit public à statut particulier.

Il (elle) est plus particulièrement chargé(e) des missions suivantes :

1. Service facturier :

• Suivi de Chorus Pro ;
• Suivi de la messagerie du service facturier ;
• Traitement des factures ;
• Liquidation et émission des demandes de paiement ;
• Suspension des factures ne pouvant pas être liquidées et informations des services gestionnaires ;
• Suivi des régularisations ;
• Suivi des comptes de classe 4 afférents ;
• Gestion de la relation avec les fournisseurs ;

2. Visa des liquidations :

• Visa des liquidations initiées par le service facturier ou les services des ordonnateurs ;
• Suivi de la prise en charge des liquidations payées avant ordonnancement ;
• Suivi des mises en instance et des rejets de liquidation ;
• Suivi des comptes de classe 4 afférents.

3. Missions particulières :

• Suivi des déclarations AGESSA et Maison des artistes ;
• Suivi de l’état des actifs et calcul des amortissements ;
• Suivi des charges constatées d’avance et des charges à payer ;
• Suivi des stocks.

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances

• Connaissance du plan comptable général et de la comptabilité.
• Connaissance des règles budgétaires et comptables publiques.
• Connaissance de l’exécution financière des marchés publics
• Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance.
• Maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)

Savoir-faire

• Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances.
• Capacité d’autonomie et d’adaptation aux outils, procédures et méthodes de travail.
• Capacité à travailler au sein d’une équipe.

Savoir-être

• Être à l’écoute
• Rigueur, disponibilité
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Qualités relationnelles
• Aptitude à rendre compte

Expériences souhaitées 

Une expérience professionnelle dans un poste similaire est souhaitée.

Comme par exemple, un poste occupé dans :

• Une agence comptable d’établissements publics nationaux,
• Au sein des services de la Direction Générale des Finances Publiques.
• Dans les collectivités publiques ou établissements publics nationaux.
• Dans des Entreprises de plus de 50 salariés.
• Dans un cabinet de comptabilité.

Niveau requis :  Agent de catégorie B de la Fonction Publique  ou agent contractuel ayant déjà une expérience en agence comptable au sein d’un établissement public.

Un diplôme de niveau Bac +2 et ou une expérience professionnelle dans un poste similaire est requis.

CONDITIONS PARTICULIERES

 (durée du contrat, spécificités du poste, contraintes, sujétions) 

Durée du contrat :

Si fonctionnaire : contrat de détachement d’un an, renouvelable (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

Si agent non titulaire (contractuel) : contrat de trois ans (période d’essai de trois mois, renouvelable une fois), avec CDI possible ensuite

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur une plate-forme de recrutement sur internet. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur la plate-forme.

Adresser votre dossier de candidature par voie électronique à Madame Marie GERARDIN, adjoint à l’agent comptable, fondée de pouvoir : marie.gerardin@institutdefrance.fr

Copie : Madame Olisoa STEPHAN , responsable du secteur dépenses et service facturier : olisoa.stephan@institutdefrance.fr

 Copie DRH : recrutement@institutdefrance.fr

Indiquer dans l’objet du message : VOTRE NOM_CANDIDATURE_GESTIONNAIRE COMPTABILITÉ_SECTEUR DEPENSE

Joindre les documents suivants :

–        CV et une lettre de motivation,

–        Diplôme détenu le plus élevé,

–        Dernier compte-rendu d’évaluation, le cas échéant.