INSTITUT DE FRANCE – MANOIR DE KERAZAN – RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)

Poste : INSTITUT DE FRANCE – MANOIR DE KERAZAN – responsable administratif et financier (H/F)

Recruteur : Institut de France

Affectation : manoir de kerazan (finistère)

Date limite de candidature : 15 avril 2024

Date de prise de poste : dès que possible

Domaine fonctionnel du poste : CULTURE ET PATRIMOINE

Catégorie du poste : B (cadre intermédiaire)

Localisation : Manoir de Kerazan – LOCTUDY (29 750)

À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères. Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

À PROPOS DU DOMAINE DE KERAZAN

Situé dans la commune de Loctudy, à 30 km au sud de Quimper, près de la mer, dans le Finistère, le manoir est entouré d’un parc à l’anglaise de 5 hectares où se trouvent notamment un potager, d’anciens éléments hydrauliques et un vivier. Le manoir de Kerazan, bâti à la fin du XVIème siècle dans un style typiquement breton, abrite une collection de peintures d’inspiration bretonne réunit des œuvres de Louis Désiré-Lucas, Charles Cottet ou Maurice Denis et possède d’exceptionnelles faïences de Quimper de l’ancienne manufacture Porquier, dont des pièces uniques d’Alfred Beau. Par son testament du 2 janvier 1929, Joseph Georges Astor a légué l’ensemble de ses biens et collections artistiques à l’Institut de France, en le chargeant notamment de créer au sein du manoir de Kerazan (fondation Astor) une formation appliquée pour jeunes filles, qui prendra la forme d’une école de broderie jusqu’en 1966. Cette charge n’est plus exécutée aujourd’hui pour recentrer les missions de l’Institut de France sur l’objectif de préservation et de valorisation de cet ensemble de biens constitue l’objet principal de la fondation Astor, abritée à l’Institut de France.

Actuellement, le musée du Manoir est ouvert

• du 1^e avril au 30 septembre : 11h-18h – Fermeture hebdomadaire le samedi
• Pendant les vacances scolaires de la toussaint, de noël de l’hiver : de 14h à 17h- Fermeture hebdomadaire le samedi
• Du 14 juillet au 15 août : 11h-20h – Ouverture du lundi au dimanche

Des services sont proposés au visiteur : librairie-boutique, salon de thé (en haute saison).

Outre les visites ouvertes au grand public, des visites spéciales sont également proposées, notamment à destination des scolaires (toute l’année), et le manoir de Kerazan et son domaine sont privatisés (e.g. mariages, conférences, événements privés). En haute saison, des événements sont organisés, tels que des concerts, vide-greniers et conférences.

Le fonctionnement du Manoir de Kerazan repose sur une petite équipe constituée de l’administratrice générale, le responsable administratif et financier, le chargé d’actions culturelles et des publics, l’agent de surveillance à temps incomplet (30 heures par mois) et l’agent polyvalent (jardinier, agent d’entretien et surveillant musée). Le président du Manoir de Kerazan (fondation Astor)  est M. Xavier DARCOS, chancelier de l’Institut de France.

DESCRIPTION DU POSTE
Placé sous l’autorité du chancelier de l’Institut de France, et par délégation, du directeur des services administratifs, le responsable administratif et financier (H/F) relève de la responsabilité hiérarchique directe de l’administratrice générale du Manoir de Kerazan.

Le responsable administratif et financier assure les missions suivantes :

En collaboration avec l’administratrice générale :

• Gestion, planification et coordination des tâches administratives, financières et comptables ;
• Assurer la gestion administrative (secrétariat téléphonique, courrier, contrats, conventions,…) ;
• Assurer la gestion des stocks (fournitures de bureaux, boutique, …) ;
• Tenir à jour la régie de recettes et des avances du domaine (réceptions, boutique, salon de thé, baux) selon les règles en vigueur ;
• Suivre les dépenses dans le logiciel Progiciel des Etablissements Publics (PEP)
• Tenir les tableaux de bords pour préparer la présentation du budget devant le conseil d’administration

En collaboration avec le chargé de l’action culturelle et des publics :

• Assurer l’accueil administratif des publics (gestion des réservations, visites guidées, billetterie, information au public par téléphone et mails) ;
• Préparer l’accueil de visiteurs extérieurs (agents Institut de France, partenaires,…) ;
• Participer à l’organisation et la gestion des évènements privés (mariages), et professionnels (séminaire d’entreprises, colloques, réunions) ;
• Participer à la qualité des services proposés au public (boutique, espace de restauration, sanitaires) ;
• Assurer l’organisation d’évènements (vernissage, exposition, arts du spectacle, conférences…) ;
• en l’absence du chargé de l’action culturelle et des publics, s’assurer du nettoyage du musée et des réserves.

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances

Connaissances en gestion et comptabilité, suivi budgétaire et financier

Connaissances en régie d’avance et de recettes

Connaissances en suivi de  tableaux de bord et suivi des données budgétaires

Maitrise des outils informatiques et du pack Office ;

La maîtrise de l’anglais est un atout supplémentaire.

Formation/Expérience :

Formation bac +3 minimum en gestion ou gestion de projets

Une expérience professionnelle de 5 sur un poste similaire est un atout supplémentaire.

Savoir-faire

Savoir être polyvalent au sein d’une petite équipe

Savoir manipuler des fonds publics avec intégrité

Savoir s’adapter rapidement à un nouvel environnement professionnel

Savoir être rigoureux et méthodiques dans le suivi des tableaux de bords

Savoir travailler en équipe

Savoir dialoguer

Savoir maîtriser des délais

Savoir gérer l’accueil des publics

Savoir-être

Être capable d’initiative, en concertation avec son supérieur hiérarchique

Être capable d’être réactif

Avoir le sens de l’organisation

Avoir le sens des relations humaines et de l’accueil

Être rigoureux, autonome, loyal et discret

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Permis B indispensable

Poste situé dans le Finistère (29)

Annualisation des horaires de travail pour s’adapter aux période de haute et de basse saison

Pause méridienne d’une heure est prévue chaque jour

Travail le week-end et pendant les vacances scolaires ; Pics d’activité en fonction de la saison

Horaires habituels de travail, sous réserve de modifications :  35h par semaine sans RTT

Pas de télétravail, sauf exception particulière

Lundi au vendredi de 11h à 18h (fermeture hebdomadaire le samedi). Disponibilité le week-end en saison touristique. Susceptible d’évoluer.

Durée du contrat :

Si fonctionnaire : contrat de détachement  avec garantie de la situation administrative, statutaire et financière ;

Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée de 3 ans avec période d’essai de 3 mois renouvelable.

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Place de l’emploi public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.

Adresser votre dossier de candidature à Madame Coline LORANG, administratrice générale du Manoir de Kerazan par voie électronique : coline.lorang@institutdefrance.fr

Copie : recrutement@institutdefrance.fr

En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM_CANDIDATURE / RESPONSABLE ADMINISTRATIF

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

• un CV
• une lettre de motivation,
• le diplôme détenu le plus élevé et/ou une lettre de recommandation, le cas échéant.